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文档编写通用框架内容规范指导

一、适用范围与应用场景

本规范指导旨在为各类文档编写提供标准化框架与内容填充指引，适用于以下场景：

企业内部管理文档：如制度流程、岗位职责、会议纪要、年度总结等；

项目交付文档：如项目计划书、需求规格说明书、测试报告、验收文档等；

产品/服务说明文档：如用户手册、产品白皮书、功能介绍文档等；

培训与知识沉淀文档：如操作指南、培训课件、技术复盘文档等。

通过统一框架与内容规范，可保证文档逻辑清晰、信息完整、易于理解与传递，提升工作效率与协作质量。

二、文档编写标准化操作流程

（一）需求分析与目标明确

明确文档目的：清晰界定文档的核心目标（如“指导新人操作”“规范审批流程”“汇报项目进展”），避免目标模糊导致内容偏离。

定位受众群体：分析文档阅读对象（如高层管理者、执行人员、客户、技术人员等），根据受众专业背景调整内容深度与语言风格（如对管理层侧重结论，对技术人员侧重细节）。

梳理核心信息：列出文档需传递的关键信息点（如“项目里程碑”“操作步骤”“风险提示”），保证核心内容无遗漏。

（二）框架结构设计

确定文档类型与基础模块：根据文档类型选择基础框架（如“报告类”通常包含背景、现状、问题、建议；“操作类”通常包含概述、步骤、注意事项），搭建一级目录结构。

搭建逻辑层级：遵循“总-分-总”“背景-过程-结果”等逻辑原则，保证一级目录间存在递进或并列关系，避免层级混乱。例如：

一级目录：1.概述→2.核心内容→3.支撑材料→4.附录

二级目录（示例）：

1.1编写目的|1.2适用范围|1.3术语定义

2.1具体模块一|2.2具体模块二|2.3具体模块三

划分核心模块：根据需求分析中的核心信息点，将关键内容独立为模块（如“风险分析”“操作步骤”“常见问题”），保证重点突出。

（三）内容模块填充

各模块内容要点撰写：

概述类模块（如背景、目的）：简明扼要说明“为什么编写此文档”“解决什么问题”，避免冗余背景信息。

过程/操作类模块（如步骤、流程）：按时间顺序或逻辑优先级分点描述，使用“第一步→第二步→第三步”或“1.1→1.2→1.3”层级，明确动作主体、操作工具、输出结果（如“由项目负责人在Project工具中更新里程碑计划，输出《项目进度表v2.0》”）。

结果/结论类模块（如成果、建议）：用数据或案例支撑结论（如“通过优化流程，审批时长从3天缩短至1天，效率提升66.7%”），建议部分需具体可行（避免“加强沟通”等模糊表述，改为“每周五召开15分钟跨部门碰头会，同步进度”）。

数据与案例支撑：关键信息需引用数据（如“2023年Q3销售额同比增长15%”）、案例（如“参考项目成功经验，本次采用方案”）或图表（流程图、柱状图等），增强内容可信度。

图文结合规范：图表需有编号（如图1、表2）和标题，并在中明确提及（如“如图1所示，用户活跃度在7月达到峰值”）；图表下方需注明数据来源（如“数据来源：公司内部数据系统”）。

（四）格式规范与排版

字体与字号：统一使用宋体五号，一级标题黑体三号加粗，二级标题黑体四号加粗，三级标题黑体五号加粗；标题行间距固定为1.5倍，行间距固定为1.25倍。

段落与缩进：段落首行缩进2字符，段前段后间距0.5行；避免大段文字（单段不超过5行），必要时分点表述（使用“（1）（2）（3）”或“①②③”）。

编号与引用：章节编号采用“1→1.1→1.1.1”层级，同一层级编号格式统一；文档内引用其他章节时，注明编号（如“详见3.2风险评估”）。

（五）审核与迭代优化

自检：编写完成后对照规范检查：逻辑是否连贯、内容是否完整、格式是否统一、数据是否准确、有无错别字。

交叉审核：根据文档类型邀请相关人员审核（如流程文档邀请流程执行人审核，技术文档邀请技术专家审核），重点检查实操性与专业性。

修订与更新：根据审核意见修改文档，记录修订版本号（如V1.0→V1.1）、修订日期、修订人（如“修订人：*”）、修订内容摘要（如“优化3.2步骤描述，补充操作截图”）。

三、通用文档框架模板参考

以下为通用文档框架模板，可根据具体场景调整模块内容：

一级模块

二级模块

内容要点

示例说明

备注

1概述

1.1编写目的

说明文档的核心目标与价值

本文档旨在规范员工出差报销流程，保证流程合规、高效

避免与“适用范围”重复

1.2适用范围

明确文档适用的对象、场景或业务范围

适用于公司全体员工国内出差报销流程

涉及海外出差需补充单独模块

1.3术语定义

解释文档中专业术语或缩写（如有）

OA系统：企业内部办公自动化系统

非通用术语需定义

2核心内容

2.1流程/操作步骤

分步骤描述关键流程或操作动作，明确主体、工具、输出

2.1.1填写申请：员工在