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企业员工手册发放流程及规范

一、引言

员工手册是企业内部管理的重要文件，是员工了解企业宗旨、文化、规章制度、行为规范以及自身权利义务的核心指引。为确保员工手册（以下简称“手册”）的有效传达、规范管理及严肃执行，保障企业与员工双方的合法权益，特制定本发放流程及规范。本流程及规范旨在明确手册发放的各个环节要求，确保信息传递的准确性、及时性与可追溯性。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本流程及规范适用于企业全体在职员工，包括新入职员工、在职员工手册版本更新及因其他原因需重新或补充领取手册的员工。

（二）基本原则

1.规范性原则：手册的编制、审核、发放、签收等环节均需遵循本流程及规范，确保操作有序。

2.及时性原则：新入职员工应在入职当日或规定工作日内获得手册；手册内容更新后，应及时向相关员工发放更新版本或补充说明。

3.准确性原则：确保发放给员工的手册为最新有效版本，内容准确无误。

4.可追溯原则：建立完善的发放签收机制，确保每位员工均已签收，签收记录妥善保管，便于追溯。

5.严肃性原则：员工手册一经发放，即视为员工已知晓并同意遵守其中内容，员工应认真阅读、理解并严格执行。

三、发放流程

（一）发放前准备与审批

1.版本确认：人力资源部（或指定负责部门，下同）负责确保待发放手册为经审批通过的最新有效版本。若手册内容有重大更新或修订，需履行相应的内部审批程序，并明确新版本的生效日期。

2.发放对象确认：人力资源部根据员工入职情况、在职员工手册版本更新需求等，确定当期手册发放对象清单。

3.发放数量核定：根据发放对象清单，准确核定所需手册的数量，确保满足发放需求，避免浪费。

4.审批流程：发放方案（包括发放范围、数量、时间等）需经人力资源部负责人审核，必要时报请企业分管领导审批。

（二）组织发放

1.发放方式：

*新员工入职发放：新员工办理入职手续时，由人力资源部专人负责手册的发放与初步讲解。

*在职员工统一发放：针对手册版本更新或全员性发放，可由人力资源部牵头，各部门配合，集中组织发放；或通过部门负责人统一领取后再向部门员工分发。

*特殊情况补发：因手册遗失、损坏等原因需补发的，员工需向人力资源部提交书面申请，经批准后予以补发，补发可根据企业规定收取相应成本费用。

2.发放要求：

*发放人员应向员工简要说明手册的重要性，提醒员工认真阅读并妥善保管。

*确保每位员工均收到手册，避免错发、漏发。

（三）签收与确认

1.签收机制：员工领取手册时，必须在《员工手册发放签收表》（以下简称“签收表”）上亲笔签名，并填写签收日期。签收表应包含员工姓名、部门、职位、工号、手册版本号、签收日期等关键信息。

2.电子签收：在具备条件的情况下，可采用经企业认可的电子签收系统，确保签收行为的真实性与可追溯性，其法律效力等同于书面签收。

3.签收表回收与核对：发放完毕后，发放人员应及时回收签收表，认真核对签收信息的完整性与准确性，确保与发放对象清单一致。对于未按时签收的员工，应及时跟进处理。

（四）知晓与学习

1.组织学习：企业可根据实际情况，组织新员工入职培训或在职员工专题学习会，对手册中的核心内容进行解读和宣贯，帮助员工更好地理解和掌握。

2.员工自学：员工应在收到手册后，认真、全面地阅读手册内容，理解并认同企业的规章制度和行为准则。如有疑问，可向直接上级或人力资源部咨询。

3.确认学习：可根据需要，要求员工签署《员工手册内容知晓确认书》，表明其已阅读、理解并承诺遵守手册中的各项规定。此确认书可与签收表合并，或单独设计。

（五）记录与存档

1.发放记录存档：《员工手册发放签收表》及《员工手册内容知晓确认书》（若有）是重要的人事管理档案资料，由人力资源部负责统一整理、编号、归档保存。存档期限应符合企业档案管理规定及相关法律法规要求。

2.发放过程记录：发放过程中的相关审批文件、发放通知、问题反馈等资料也应一并存档，形成完整的发放管理档案。

四、管理规范

（一）企业层面规范

1.版本管理：人力资源部负责手册的版本控制，确保发放的手册为最新有效版本。旧版本手册在新版本生效后，应根据规定进行回收或明确作废。

2.内容保密：手册内容可能包含企业内部管理信息，发放人员及全体员工均有义务对手册内容予以保密，不得擅自复制、传播给非本企业人员。

3.支持与解答：人力资源部及各部门负责人应作为员工理解手册内容的咨询渠道，及时解答员工在阅读和执行过程中遇到的疑问。

4.反馈机制：员工对手册内容有任何疑问、建议或异议，可通过正常渠道向人力资源部或企业管理层反馈，企业将视情况进行研究和处理。

（二）各部门/负责人职责

1.积极配合人力资源部完成本部门