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团队协作会议记录与行动项跟进模板

引言

在团队协作中，会议是推动项目进展、对齐目标、解决问题的关键场景。但“会而不议、议而不决、决而不行”的现象普遍存在，导致会议效率低下。本模板通过标准化会议记录流程和行动项跟踪机制，帮助团队明确责任、落地成果，保证每次会议都能转化为实际进展，适用于项目团队、部门协作、跨部门沟通等多种场景。

一、适用场景：这些协作会议急需这套模板

1.项目启动会

明确项目目标、范围、分工及关键里程碑，同步各方预期，避免后续执行偏差。

2.周例会/双周会

快速同步项目进展、风险问题，跟进上周行动项完成情况，协调资源解决卡点。

3.问题复盘会

针对已发生的问题（如项目延期、客户投诉）进行根因分析，制定改进措施并明确责任。

4.跨部门协调会

解决涉及多部门协作的复杂事项（如产品上线、流程优化），对齐各方需求和输出标准。

5.决策评审会

对关键方案（如技术选型、预算审批）进行讨论和决策，记录备选方案及最终依据。

二、从会前到会后：6步高效使用模板

步骤1：会前准备——让会议“有的放矢”

明确目标：清晰定义本次会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决测试环境资源不足问题”），避免目标模糊。

梳理议程：按优先级列出讨论议题，预估每个议题的时长（建议单次会议不超过3个议题，总时长控制在1小时内），提前1-2天同步给参会人员。

准备材料：将背景资料、数据报表、待讨论方案等提前分发，保证参会人提前熟悉内容，会上可直接聚焦讨论。

步骤2：会中记录——抓准关键信息，避免“流水账”

分工记录：指定专人担任记录人，建议1人负责讨论要点记录，1人负责行动项记录（若会议规模小，可由同一人完成）。

聚焦核心：重点记录“讨论结论”“待解决问题”“明确分工”，而非逐字复述发言。例如针对“测试环境资源不足”的议题，记录“结论：申请增加2台测试服务器，负责对接运维部”；而非“说测试服务器不够用，说可以申请，说没问题”。

确认共识：每个议题讨论结束后，主持人需复述结论：“关于问题，我们达成3点共识：1.……2.……3.……，大家是否有异议？”避免后续理解偏差。

步骤3：行动项提炼——让“任务”可落地、可跟踪

明确标准：每个行动项需包含“具体任务+负责人+截止时间+交付物”，避免模糊表述。例如“优化登录流程”不明确，应改为“完成登录页面UI优化（含输入框、按钮样式），负责人*，截止日期X月X日，交付物：设计稿+切图文件”。

即时同步：会议结束前，记录人需将行动项逐条念出，与参会人确认负责人和截止时间，避免“我以为别人会做”的情况。

步骤4：会后整理——24小时内输出正式记录

补充完善：根据会议录音（若允许）或记录笔记，补充遗漏的关键信息，保证记录完整、准确。

格式规范：按本模板“三、模板表格”整理成文，重点标注“行动项”（可加粗或变色突出），方便快速识别。

分发确认：整理完成后，在24小时内通过团队协作工具（如企业钉钉）发送给所有参会人，并附言“请确认会议记录及行动项，如有异议2小时内反馈，否则默认无异议”。

步骤5：行动项跟进——避免“说了等于没说”

实时更新：负责人在行动项截止日期前，需在协作工具中更新进度（如“进行中”“已完成”“需延期”），并注明当前状态（如“已完成80%，剩余接口联调”）。

定期提醒：记录人或项目经理需在行动项到期前1天、当天发送提醒（如“*，明天是任务截止日，请确认是否按时完成，如需支持请及时反馈”）。

逾期处理：若行动项逾期未完成，负责人需在24小时内说明原因（如“依赖接口未提供”“需求变更”），并给出新的完成时间，避免“石沉大海”。

步骤6：会议复盘——持续优化协作效率

定期回顾：每周/每月统计行动项完成率（如“本周行动项完成率85%，未完成项主要因跨部门协作延迟”），分析高频问题（如“需求变更频繁导致任务延期”）。

迭代改进：针对复盘发觉的问题，优化会议流程（如“增加需求变更评审环节”）或模板内容（如“增加‘风险等级’字段”），持续提升团队协作效率。

三、模板表格：3张核心表单搞定全流程

表1：会议基本信息表

字段名称

填写说明

示例

会议名称

清晰反映会议主题

2024年Q3产品迭代需求评审会

会议编号

按规则编号（如“PR）

PR会议时间

年/月/日时:分-时:分

2024年6月10日14:00-15:30

会议地点/形式

线上（腾讯会议号）/线下（会议室A）

线上，腾讯会议号

主持人

负责控场的人

*（产品经理）

记录人

负责记录的人

*（运营专员）

参会人员

实际参会人（姓名/部门）

（研发部）、（设计部）、*（测试部）

缺席人员

需知晓会议内容的人（姓名/原因）

*（市场部，出差）

会议目标

本次会议要达成的核心结果

确定Q3产品迭代优先级