上汽大众贷款合同保管要求(共11页).docxVIP

2025年3月，我在上汽大众财务部负责贷款合同管理工作时，发现位于上海市嘉定区安亭镇的上汽大众总部档案室中，部分经销商贷款合同存在保管不规范的问题。特别是编号为SVSV34份合同，未按规定存放在防潮防火的专用档案柜内，而是临时堆放在普通文件架上。这些合同涉及贷款金额总计达2870万元，其中最远可追溯至2022年1月签订的合同。根据公司《信贷业务档案管理办法》第4.2条规定，所有贷款合同原件必须在签署后3个工作日内移交至档案室，并由专人负责登记、编号、归档，保存期限不少于贷款结清后5年。目前的情况显然不符合这一要求，存在较大的合规风险。

在实际操作中，我们发现这些合同保管不当主要源于三个环节的疏漏。是档案室人员配置不足，目前仅由张明一人负责全部合同管理工作，而每月新增合同数量平均达到85份，导致其无法及时完成分类归档。是档案设备老化，现有的12个防潮防火档案柜中有5个已经超过使用年限，密封性能下降，湿度控制不稳定，特别是在梅雨季节，柜内湿度经常超过60%的安全标准。是流程执行不到位，根据《信贷业务档案管理办法》第5.1条规定，合同移交时必须填写《合同交接登记表》，但抽查发现2024年第二季度有37%的合同未按规定登记。

针对这些问题，我制定了具体的整改措施。在人员方面，建议增配一名专职档案管理员李华，负责合同的接收和初步分类，同时为张明提供档案管理专业培训，计划在4月15日前完成。设备方面，申请采购6个新的防潮防火档案柜，预算共计48000元，要求配备电子温湿度监控系统，确保柜内湿度稳定在40%50%之间。流程方面，重新设计了《合同交接登记表》，增加了合同编号、贷款金额、经销商名称、移交人、接收人、移交时间等12个必填项，并要求双方签字确认。

对于已发现的不规范合同，我们采取了分类处理方式。其中SVSV17份合同已完成补登记，并转移至符合标准的档案柜；SVSV17份合同因涉及正在进行的贷款业务，暂时保留在原位置，但已加装临时防潮袋，并计划在贷款结清后立即规范归档。同时，我们建立了每周检查制度，由部门经理王强带队，对档案室进行全面检查，重点检查合同存放位置、温湿度记录、交接登记表填写情况等，检查结果将纳入相关人员月度绩效考核。

总的来看，下一阶段的重点是确保整改措施落实到位。我计划在4月30日前完成新档案柜的采购安装，5月15日前完成人员配置调整和培训。同时，从5月份开始，每月5日将提交《贷款合同保管情况月度报告》，详细说明合同数量、存放状态、检查发现的问题及整改情况。这份报告将直接报送财务总监审阅。

对于合同保管工作，我制定了明确的考核标准：合同归档及时率达到100%，档案柜温湿度合格率不低于95%，交接登记表填写完整率100%，每月检查发现问题整改率100%。任何一项指标未达标，相关责任人当月绩效将扣减10%。

上汽大众财务部

2025年3月28日