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企业员工档案管理规范文件

前言

员工档案是企业在招聘、录用、培养、使用、管理员工过程中形成的，记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、奖惩等情况的，以文字、图像、声像等不同形式存在的历史材料。它是企业人力资源管理的重要组成部分，是企业进行科学决策、合理配置人力资源、保障员工合法权益、维护企业正常运营秩序的重要依据。为规范公司员工档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，特制定本规范。

第一章总则

1.1目的与依据

为规范公司员工档案管理，提高人力资源管理水平，保障企业与员工的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，结合公司实际情况，制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司全体在职员工、离退休人员、离职人员的档案管理工作。公司各部门及所有涉及员工档案操作的人员均须遵守本规范。

1.3基本原则

1.3.1真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况，严禁弄虚作假。

1.3.2完整性原则：档案材料应全面、系统地记录员工在企业工作期间的主要经历和表现。

1.3.3保密性原则：严格遵守国家及公司保密规定，确保员工档案信息不泄露。

1.3.4规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、查阅、转移、销毁等环节均应遵循统一的规范和程序。

1.3.5动态管理原则：员工档案应根据员工个人情况及公司管理需要及时更新，确保信息的时效性。

第二章档案内容与分类

2.1档案内容构成

员工档案应包含但不限于以下内容：

2.1.1个人基本信息材料：包括但不限于入职登记表、个人简历、身份证明复印件、学历学位证书复印件、专业技术职务任职资格证书复印件、职业资格证书复印件、家庭成员及社会关系信息等。

2.1.2劳动关系材料：包括但不限于劳动合同、岗位聘用协议、保密协议、竞业限制协议、解除/终止劳动合同证明、离职申请、离职交接清单等。

2.1.3薪酬福利材料：包括但不限于薪酬调整记录、薪资确认单、福利享受记录等相关材料。

2.1.4绩效考核与奖惩材料：包括但不限于各周期绩效考核结果、奖惩决定、表彰文件、处分记录等。

2.1.5培训与发展材料：包括但不限于培训记录、培训考核结果、职业发展规划、参加外部培训的相关证明材料等。

2.1.6其他有参考价值的材料：如重要的员工沟通记录、员工提出的合理化建议及采纳情况等。

2.2档案分类管理

员工档案可根据管理需求进行分类，如按在职状态（在职、离职、退休）、部门、岗位序列等进行分类存放和管理，以便于检索和利用。

第三章档案的建立与接收

3.1档案建立

3.1.1新员工入职后，人力资源部应在规定时间内为其建立个人档案。

3.1.2档案建立应以员工提供的真实、有效材料为基础，人力资源部对材料的真实性负有核查责任。

3.1.3电子档案与纸质档案应同步建立，确保信息一致。

3.2档案材料接收

3.2.1员工应按公司要求提交个人相关材料，对材料的真实性负责。

3.2.2人力资源部接收材料时，应认真核对材料的完整性和规范性，对不符合要求的材料，应通知员工及时补充或更正。

3.2.3所有接收的材料均应由专人负责登记、编号，并妥善保管。

第四章档案的日常管理

4.1档案存放与保管

4.1.1档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

4.1.2纸质档案应按照一定的顺序整理、装订成册，做到目录清晰、页码准确。

4.1.3电子档案应存储在安全的服务器或存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。

4.1.4档案存放区域应设置明显的保密标识，无关人员不得随意进入。

4.2档案材料的补充与更新

4.2.1员工个人信息发生变更（如联系方式、家庭住址、学历学位等），应及时向人力资源部提供相关证明材料，以便更新档案。

4.2.2公司内部产生的与员工相关的新材料（如绩效考核结果、奖惩决定等），人力资源部应在规定时间内整理归档。

4.2.3档案材料的补充与更新应履行登记手续，确保可追溯。

4.3档案的移交与接收

4.3.1档案管理人员发生变动时，必须办理严格的档案交接手续，交接双方应共同清点档案数量，核对档案内容，并在交接清单上签字确认。

4.3.2从外部单位接收员工档案时，应认真核对档案材料的完整性和真实性，并办理接收登记手续。

第五章档案的查阅与利用

5.1查阅权限

5.1.1档案查阅实行权限审批制度。人力资源部负责人、公司分管领导根据工作需要可查阅相应范围的员工档案。

5.1.2其他部门因工作需要查阅员工档案，须经人力资源部负责人批准，并由档案管理人员陪同查阅。

5.1.3公检法等有权机关因办案需要查阅相关员工档案，须出具单位介绍信和有效证件，经公司相关领导