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合同档案管理制度

一、总则

1．为防范市场风险与法律风险，提高企业经济效益，减少因合同

签订、履行过程中有不规范行为导致的纠纷，遵照《中华人民共和

国合同法》和国家有关政策法律，结合我公司具体情况，特制定本

办法。

2．本办法适用于公司各部门与其他平等主体（自然人、法人、其

他组织）及公司系统内相互之间签订、变更、终止民事权利义务关

系的合同、协议的管理。

3．合同的管理实行统一领导、归口管理相结合的原则。

4．合同管理工作由综合管理部负责，并配备合同管理员。

5．公司所有员工均应维护公司的合法权益，保守商业秘密。

二、合同的签订、审查和履行

6．经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体

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资格，了解其资信状况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供

资料的真实性与合法性。

7．委托代理人对外签订合同时，必须报公司部门负责人及分管领

导审查批准，合同标的大，或合同内容重大、条款复杂，必须报公

司总经理批准。

8.下属分公司、办事处委托代理人以公司名义对外签订合同时，必

须报公司总经理审查批准，总经理审批后的盖章管理流程由公司市

场营销部根据各分公司、办事处的具体情况制定和执行。

9．公司合同专用章的管理人员，应当根据批准人的批准意见，在

合同文本上加盖合同专用章。不得以部门或个人名义使用其他公章

签署所有以公司名义的对外合同。

10．合同依法成立，即具有法律约束力，相关部门应相互支持、配

合，认真执行合同条款，全面履行合同义务，不得擅自变更或解除

合同。

四、合同的管理、归档和借阅

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11．合同签订后，以公司名义签定的合同，经办人应将合同正式文

本原件交公司综合管理部合同管理员存档。

12．合同管理员负责全公司合同的分类、编号、登记，建立合同台帐，存

档备案。

13．公司合同管理员应当做好合同文本及相关资料的归档工作，并

定期将合同管理情况报告公司管理层。

14．因工作需要借阅合同档案，须填写“合同档案借阅单”，注明查阅

合同档案的名称、编号、查阅人等。经部门经理签批后方能借阅，归

还时合同管理员应认真核对。

15．阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污

损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

16．如借阅期间合同遗失，公司将追究相关责任人的行政及经济责任。

五、附则

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17．本办法如有与国家政策、法律不符合的地方，以国家政策法律为准执

行.

18．本办法自颁布之日实施。

附件一：合同借阅登记表

附件二：档案归档标准规范

合同借阅登记表

备

序号合同编号合同名称借阅是由借阅部门借阅时间借阅人归还时间

注

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档案归档标准规范

一、卷宗目录索引（附备注及页码）；

二、合同审批件；

三、主合同文本及对方资质信息；

四、有关证据材料（包括电子数据等）；

五、有关审批件、预案处置方案（内部会议纪要）；

六、合同签订（履行）汇总报告；

七、其他有关文件资料（包括证据）；

八、电子文档一份（附后