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会议纪要编写与分发标准化流程模板

一、适用范围与应用价值

本标准化流程模板适用于企业内部各类工作会议（如周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等）的纪要编写与分发管理，旨在统一会议记录规范、提升信息传递效率、明确责任分工，保证会议成果有效落地。通过标准化流程，可避免纪要内容遗漏、表述模糊、分发不及时等问题，为后续工作推进、责任追溯及经验沉淀提供可靠依据。

二、标准化操作流程详解

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

梳理会议核心目的

会议发起人（或主持人）需提前明确本次会议的核心目标（如决策事项、问题解决、进度同步等），并告知记录人，保证记录方向与会议需求一致。

确认参会人员与分工

提前向参会人员发送会议通知（含时间、地点、议程、所需材料等），记录人需同步确认参会人员名单（含主持人、核心发言人、记录人等），明确缺席人员及原因（如需）。

准备会议记录工具

记录人需提前准备会议记录模板（可参考本模板）、笔、笔记本或电子记录设备（如电脑、录音笔，需提前告知参会人员录音安排），保证记录工具状态正常。

（二）会中记录：聚焦关键，准确捕捉

记录核心信息，避免“流水账”

重点记录以下内容，无需逐字逐句复述发言：

议题讨论要点：针对每个议程，记录不同参会人员的核心观点、分歧意见及主要论据；

决策事项：明确会议达成的共识、结论（如“通过方案”“确定时间为节点”等）；

待办事项：清晰记录任务内容、负责人、计划完成时间（如“*负责完成报告，2024年X月X日前提交”）；

悬而未决问题：未达成一致的事项需标注“待议”，并明确后续跟进方向。

区分事实与观点，标注关键信息

对发言内容进行客观记录，避免加入记录人主观评价；对重要数据、决议、负责人等关键信息（如时间、数字、人名）需重点标注，便于后续整理。

及时确认模糊信息

记录过程中，对不确定的表述（如“大概下周”“可能需要资源”），需在会后及时向相关参会人员核实，保证信息准确无误。

（三）会后整理：核对补充，形成规范

整理会议记录初稿

会议结束后2个工作日内，记录人需根据会中记录补充细节（如遗漏的讨论要点、待办事项背景等），整理成结构清晰的会议纪要初稿，保证逻辑连贯、表述准确。

审核与修订纪要内容

初稿完成后，提交主持人审核，重点核对决议事项、待办分工的准确性；

若涉及跨部门协作或敏感内容，需同步相关参会人员确认，避免信息偏差；

根据审核意见修订纪要，最终形成正式版本（需标注“最终版”及审核人姓名，如“审核：*”）。

（四）分发与归档：闭环管理，追踪落实

按需分发，保证覆盖

正式纪要需在会议结束后3个工作日内，通过企业内部沟通工具（如OA系统、企业钉钉等）分发给所有参会人员、需知悉的部门及相关领导，并同步发送存档部门（如行政部、项目管理部）。

跟踪待办事项进展

记录人或项目助理需建立《待办事项跟踪表》（见模板），定期（如每周）向负责人确认任务进展，对逾期未完成的任务及时提醒，保证会议成果落地。

规范存档，便于追溯

会议纪要需按“会议名称-日期”格式命名（如“2024年项目推进会要”），存储至指定共享文件夹（如“公司档案-会议纪要”），保存期限不少于2年（涉密纪要按保密规定延长保存期限）。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：2024年Q2产品规划评审会

会议时间

例：2024年3月15日14:00-16:30

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

*

记录人

*

参会人员

（部门）、（部门）、*（部门）等共人

缺席人员及原因

（部门）：因出差缺席；（部门）：临时紧急事务未到场

会议议程

1.上季度产品销售数据回顾（）；2.Q2新品功能规划汇报（）；3.跨部门资源协调讨论；4.会议总结与决议

会议议程与内容记录

议题序号

议题名称

讨论要点

共识决议/待办事项

1

上季度产品销售数据回顾

汇报：上季度销售额万元，同比增长X%，主要增长来自华东区域；补充：华南区域销量未达预期，主竞品降价冲击。

无待办，数据详见附件《2024Q1销售报告》。

2

Q2新品功能规划汇报

建议新增“智能推荐”功能，预计开发周期8周；提出需优先优化“支付模块”稳定性，当前投诉率较高。

待办1：负责组织技术团队评估“智能推荐”功能开发可行性及资源需求，3月22日前提交方案；待办2：牵头协调支付模块优化，4月5日前完成问题修复。

3

跨部门资源协调讨论

（市场部）：需研发部配合提供新功能Demo用于4月展会；（研发部）：当前人力紧张，需延迟1周交付。

决议：研发部优先保障Demo核心功能展示，4月10日前提供简化版Demo，市场部同步准备宣传物料。

待办事项跟踪表

任务编号

任务描述

负责人

计划完成时间

所需资源/支持

当前状态

完成情况备注