档案管理自查报告撰写范文及模板.docxVIP

档案管理自查报告撰写范文及模板

档案管理自查报告撰写指南与实例参考

档案管理作为机构运营与发展中不可或缺的基础性工作，其规范化、科学化水平直接关系到信息资源的有效利用与历史凭证的妥善保存。定期开展档案管理自查并形成高质量的自查报告，是发现问题、改进工作、提升效能的关键环节。本文旨在结合实践经验，提供一份档案管理自查报告的撰写思路、核心构成及撰写要点，以期为相关从业人员提供务实参考。

一、档案管理自查报告的核心价值与基本要求

档案管理自查报告并非简单的工作流程记录，它是对特定时期内档案管理工作全貌的系统性审视与客观评估。一份优质的自查报告应具备客观性、针对性、系统性和可操作性。客观性要求如实反映情况，不回避问题；针对性要求聚焦档案管理的核心要素与薄弱环节；系统性要求全面覆盖档案管理各环节；可操作性则强调提出的整改措施应具体、可行，能够真正推动工作改进。

二、自查报告的标准结构与撰写要点

（一）报告标题与基本信息

报告标题应清晰明了，准确反映自查的主体、时段与核心内容。例如：“[单位名称][年份/年度]档案管理工作自查报告”或“[单位名称]关于档案管理专项自查情况的报告”。

报告正文前应注明报告单位（盖章）、报告日期。

（二）前言/引言部分

此部分旨在简要阐述自查工作的背景、目的、依据及总体概况。可简述开展本次自查的动因，如上级部门要求、年度工作计划安排、或为提升本单位档案管理水平等。同时，应说明自查所依据的主要法律法规、行业标准及内部规章制度名称。此外，可概括性地介绍自查的起止时间、参与人员、主要方法（如查阅资料、实地检查、座谈询问等）以及对本次自查工作的总体评价。

*示例性表述：“为深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》及国家有关档案工作的最新法规政策要求，切实提升我单位档案管理规范化水平，根据[上级单位名称]《关于开展[年份]年度档案工作检查的通知》（[文号]）精神，我单位于[起始日期]至[结束日期]组织开展了档案管理工作专项自查。本次自查以我单位现行档案管理制度为基础，结合实际工作情况，通过查阅档案管理台账、实地检查库房设施、抽查档案实体与数字化副本、与档案管理人员进行座谈等方式，对[时间段]以来的档案管理工作进行了全面梳理和客观评估。现将自查情况报告如下：”

（三）自查范围与方法

明确界定本次自查的档案范围，包括档案的种类（如文书档案、会计档案、业务档案、声像档案、实物档案等）、形成年度、保管期限以及涉及的部门或业务领域。

清晰说明自查所采用的方法，例如：

*制度建设情况：查阅相关档案管理规章制度、岗位职责、工作流程等文件。

*基础设施情况：实地检查档案库房、办公场所、装具、设备等。

*档案实体管理：随机抽查或重点检查不同类别、不同年度的档案，核查其收集、整理、鉴定、保管、统计等环节的规范性。

*档案信息化建设：检查档案管理系统运行情况、数据著录质量、数字化成果等。

*安全保密工作：检查安全制度、保密措施、应急处置预案及执行情况。

*人员与培训：了解档案管理人员配置、专业背景、培训情况等。

（四）自查内容与发现

此部分是报告的核心，应全面、具体地阐述自查过程中发现的情况，包括取得的成效与存在的问题。建议按照档案管理的关键环节或要素分点阐述，力求条理清晰，论据充分。

1.制度建设与执行情况

*是否建立健全了覆盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统计等各环节的规章制度体系？

*制度是否符合国家及行业最新法规标准，并结合本单位实际进行了细化？

*各项制度的执行情况如何？是否有相应的监督与考核机制？

*（成效示例）我单位已初步构建了档案管理的基本制度框架，包括《[单位名称]档案管理办法》等核心制度，为日常工作提供了基本遵循。

*（问题示例）部分专项档案（如[某类业务档案]）的管理制度尚不够细化，操作指引不够明确，导致实际工作中标准不一。

2.档案基础设施与条件保障

*档案库房是否符合《档案馆建筑设计规范》等要求（如防火、防盗、防潮、防虫、防高温、防光、防尘等“七防”措施）？

*档案装具（如档案柜、密集架）是否规范、充足？

*是否配备了必要的温湿度调控设备、消防器材、防虫防霉药剂等？

*档案管理办公设备、信息化设备是否满足工作需求？

*（问题示例）现有档案库房面积略显紧张，随着档案数量逐年增长，未来将面临存储空间不足的压力。部分区域温湿度调控精度有待提升。

3.档案收集与整理情况

*文件材料的收集是否及时、完整，是否做到了应归尽归？

*档案整理是否符合《归档文件整理规则》等标准，分类、编号、排列、装订是否规范？

*档案著录是否准确、完整，检索工具是否健全？

*（成效示例）本年度