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集团行政部门岗位职责说明

一、部门定位与核心职能

集团行政部门作为保障集团整体高效运转的中枢环节，承担着统筹协调、服务支持、规范管理与风险防范的重要职责。其核心职能在于通过精细化的内部管理与高效能的服务保障，为集团战略目标的实现与日常运营的顺畅提供坚实的后台支撑，是连接集团各业务单元与管理层的关键纽带。

二、核心岗位职责说明

（一）部门负责人/行政总监

1.战略规划与统筹管理：根据集团发展战略，制定行政部门中长期发展规划与年度工作计划，明确部门目标与核心KPI，并组织实施与监督评估；统筹集团行政体系的搭建、优化与标准化建设，确保行政工作与集团发展同步。

2.制度建设与政策执行：牵头制定、修订集团层面的行政管理制度、流程与规范，并推动其在各层级、各单位的有效执行与落地，确保行政工作有章可循、规范高效。

3.预算管理与成本控制：负责编制集团行政费用预算，对行政各项开支进行严格审核与管控，优化资源配置，力求降本增效，提升行政投入的性价比。

4.团队建设与人才发展：负责行政团队的组建、培养、激励与绩效管理，营造积极向上的团队氛围，提升团队整体专业素养与履职能力，为部门可持续发展提供人才保障。

5.重要事务协调与决策支持：作为集团行政事务的核心协调者，处理跨部门、跨层级的复杂行政问题；为集团管理层提供行政领域的专业建议与决策支持，保障高层决策的顺利推行。

6.对外关系维护：在职责范围内，代表集团处理与政府相关部门、重要合作伙伴及其他外部机构的行政协调与联络事宜，维护集团良好形象。

（二）行政经理/主管

1.计划执行与过程管控：协助部门负责人将年度工作计划分解为具体执行方案，并组织下属人员落实；对各项行政工作的执行过程进行监督、检查与指导，确保任务按时保质完成。

2.日常行政管理：全面负责集团总部的日常行政运营管理，包括但不限于办公环境维护、固定资产管理、办公用品采购与分发、会务组织与保障、差旅管理等，确保办公秩序井然。

3.制度落地与优化：负责行政管理制度在本层级的具体宣贯、解释与执行监督，收集制度执行过程中的问题与反馈，提出合理化优化建议，协助完善行政管理制度体系。

4.团队管理与绩效辅导：直接管理行政专员/助理团队，负责其日常工作安排、业务指导、技能培训与绩效考核，激发团队成员工作积极性，提升工作效率与质量。

5.成本控制与供应商管理：在预算框架内，严格控制分管领域的行政开支；负责行政服务类供应商（如保洁、维修、办公用品供应商等）的评估、选择、合作管理与关系维护，确保服务质量与成本效益。

6.突发事件处理与应急支持：协助处理办公场所突发的行政类事件（如设备故障、安全隐患等），参与制定和演练行政应急预案，提供必要的应急保障支持。

（三）行政专员/助理

1.办公环境与设施维护：负责办公区域的日常清洁、绿化养护、环境秩序维护；协助进行办公设备（电脑、打印机、投影仪等）的日常巡检、简单故障排除及联络维修，保障办公设备正常运行。

2.办公用品与物资管理：根据需求编制办公用品申领计划，负责采购、验收、入库、登记、分发与盘点工作，确保办公用品的合理储备与规范使用，杜绝浪费。

3.会务与会务支持：负责各类会议的前期筹备（如会议室预订、议程分发、资料准备、设备调试等）、会中服务与会后整理工作，保障会议高效有序进行。

4.差旅与接待服务：协助或负责集团员工公务差旅的机票、酒店预订及费用报销初审工作；参与或执行集团安排的内外部访客接待服务，展现集团良好风貌。

5.文件与档案管理：负责集团行政类文件、资料的接收、登记、传阅、归档与保管工作，确保档案资料的完整性、安全性与可追溯性，按规定提供查询服务。

6.信息传达与事务跟进：及时传达集团及部门的通知、公告等信息；协助跟进各项行政事务的进展，收集相关数据与反馈，向上级汇报。

7.其他行政支持：完成上级交办的其他临时性行政事务，积极配合其他部门的工作需求，提供必要的行政支持。

三、专项职能模块（视集团规模与架构而定）

除上述核心岗位外，大型集团行政部门可能会根据实际需求设立更细分的专项职能岗位，例如：

*前台接待专员：专注于访客接待、电话总机接听、邮件报刊收发等前台服务工作。

*会务管理专员：专注于大型会议、活动的策划、组织、执行与全程保障。

*档案管理专员：负责集团各类档案（包括电子档案）的系统化管理、数字化建设与合规管理。

*资产管理专员：负责集团固定资产、低值易耗品的全生命周期管理，包括盘点、维护、处置等。

*采购管理专员：协助进行行政类物资与服务的集中采购、供应商管理与招投标支持（注：部分企业采购职能独立）。

*行政信息化专员：负责行政办公系统（如OA、会务系统等）的日常运维、需求收集与优化建