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会议管理会议议程与决策执行模板

一、引言

会议是企业或团队沟通协作、推动工作的重要载体，而规范的议程设计与高效的决策执行是会议价值的核心保障。本模板旨在通过结构化的流程设计，帮助会议组织者明确会议目标、优化会议节奏，保证讨论聚焦、决策清晰、执行到位，从而提升会议效率与成果落地率，避免“议而不决、决而不行”等问题。

二、适用场景与价值

本模板适用于各类需要明确议程、形成决策并跟进执行的会议场景，包括但不限于：

常规例会：如部门周会、项目月度会，用于同步进度、协调资源；

专题研讨会：如新业务方案讨论、流程优化会，需聚焦议题深度探讨并形成结论；

决策评审会：如预算审批、项目立项会，需明确决策标准与责任主体；

跨部门协调会：如涉及多团队协作的事项对接会，需打破信息壁垒、明确分工。

通过使用本模板，可实现会议“有准备、有聚焦、有结论、有跟踪”，减少无效沟通，推动工作闭环管理。

三、详细操作流程

（一）会前准备：奠定会议高效基础

明确会议目标与范围

组织者需提前与发起人确认会议核心目标（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决项目跨部门协作阻塞”），避免议题发散；

定义会议边界，明确本次会议需解决的问题清单，不列入暂无条件讨论或需长期跟踪的事项。

确定参会人员与分工

根据议题关联度确定核心参会人（决策者、执行负责人）、列席人员（信息提供者）；

提前通知主持人（控场）、记录人（纪要整理），保证角色分工清晰。

收集议题并拟定议程

提前3-5天向参会人收集议题，要求每个议题明确“背景、当前状态、需讨论/决策的问题”；

按优先级排序议题，预估每个议题的讨论时间（避免单个议题占用过多时长），形成初步议程（参考模板1）。

提前分发材料与预通知

将会议议程、背景资料（如数据报告、方案草案）提前1天发送给参会人，要求提前熟悉内容，带着思考参会；

预通知中需明确会议时间、地点（或线上）、目标及需准备的资料。

（二）会中执行：聚焦议题推动决策

开场与目标重申（5-10分钟）

主持人开场，简要说明会议目标、议程及时长安排，提醒会议纪律（如关闭静音、围绕议题发言）；

确认参会人员到齐情况，关键决策者未到场时需评估是否继续或延期。

按议程逐项讨论（核心环节）

每个议题由负责人简要介绍背景（控制在3分钟内），聚焦“需讨论/决策的问题”；

主持人引导参会人围绕核心问题发言，避免跑题或陷入细节讨论（如“这个问题的具体操作可会后由团队细化，本次先明确方向”）；

对存在分歧的议题，组织充分讨论，必要时采用“头脑风暴”“投票”等方式达成共识，若无法当场决策，明确后续跟进人及时间节点。

形成决策与行动项（关键收尾）

每个议题讨论结束后，主持人总结结论，明确“决策事项”“决策依据”“负责人”“完成时间”四要素（参考模板2）；

全部议题讨论完毕后，集体回顾决策事项与行动项，保证无遗漏、无歧义。

会议总结与下一步计划（5分钟）

主持人总结会议成果（达成的决策、明确的行动项），强调执行责任与反馈节点；

记录人确认纪要内容，标注“待办事项”并明确分发时限。

（三）会后跟进：保证决策落地

整理与分发会议纪要

会议结束后24小时内，记录人整理纪要，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议程摘要、关键讨论要点、决策事项、行动项（负责人、完成时间）；

纪要经主持人审核无误后，1个工作日内发送给所有参会人及相关干系人，并同步至项目管理系统（如飞书、钉钉）。

跟踪行动项执行进度

责任人需按承诺时间推进行动项，遇到问题及时反馈；

会议组织者（或指定跟进人）通过项目管理工具或定期例会，跟踪行动项完成情况，对逾期事项及时预警（提前2天提醒）。

闭环管理与复盘优化

行动项完成后，负责人需在系统中更新状态，并附上成果证明（如报告、截图）；

对周期性会议，每季度可复盘会议效率（如议题完成率、决策执行率），优化议程设计与流程。

四、核心模板示例

模板1：会议议程表

会议名称

会议时间

会议地点/

主持人

记录人

项目Q3推进会

2023-07-1014:00-15:30

3楼会议室

*经理

*助理

序号

议题名称

负责人

预计时长

讨论要点/需决策问题

预期成果

备注

1

Q3产品迭代优先级确认

*产品经理

30分钟

用户需求排序、技术可行性、资源匹配

确定3个核心迭代项及优先级

附需求清单

2

跨部门协作资源协调

*运营主管

20分钟

市场部推广排期、研发部人力支持

明确各资源投入时间与责任人

附甘特图草案

3

上周行动项进度回顾

*项目专员

15分钟

测试问题修复率、文档完成情况

确认未完成项的原因及新计划

附进度跟踪表

4

会议总结与下一步安排

主持人

5分钟

-

明确本周重点任务与责任人

-

模板2：决策执行跟踪表

会议名称

决策事项

决策依据

责任人

完成时间

当前状态（进行中/已完成/延期）

进