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会议室预约及使用管理工具

一、适用场景：多场景下的会议室高效管理

本工具适用于各类企业、事业单位、学校、科研机构等有会议室管理需求的组织，覆盖以下典型场景：

日常工作会议：部门例会、项目推进会、跨部门协调会等；

专项活动：培训讲座、产品发布会、客户接待、面试面试等；

临时需求：突发紧急会议、小型讨论组等。

通过标准化管理流程，可解决会议室资源冲突、使用记录缺失、设备故障无人认领、卫生维护不到位等问题，提升会议室利用率与管理效率。

二、操作流程：从预约到反馈的全链路指引

（一）第一步：提交会议室预约申请

操作主体：申请人（需为部门内指定会议室对接人或经授权员工）

操作内容：

明确会议需求：确定会议主题、时间（精确到起止分钟）、预计人数、所需设备（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等）及特殊布置需求（如茶歇、座位排列方式）。

选择会议室：通过企业内部管理系统、预约平台或线下登记表查询可选会议室，保证会议室容量、设备配置与需求匹配（如10人会议优先选择小型会议室，视频会议需选择配备摄像头设备的会议室）。

填写预约信息：

线上：登录管理系统，填写“会议室预约申请表”（见“配套表格”部分），提交后系统自动预约编号；

线下：至行政部门领取纸质申请表，完整填写后交由行政部门登记。

示例：申请人*某某（市场部）需预约2024年X月X日9:00-11:00的“新产品发布会”，预计50人，需投影仪、麦克风、签到台，选择3号会议室（容量60人，配备基础设备）。

（二）第二步：预约审核与确认

操作主体：行政部门（或指定会议室管理员）

审核标准：

会议室时间是否与其他预约冲突；

申请人是否符合预约权限（如部分VIP会议室需部门负责人审批）；

设备需求是否可满足（如特殊设备需提前调试）。

操作内容：

线上审核：管理员在1个工作日内登录系统审核预约申请，通过后系统自动发送确认通知至申请人邮箱/企业；若驳回，需注明原因（如“时间冲突，建议调整至14:00-16:00”）。

线下审核：管理员收到纸质申请表后，同标准审核，签字确认后反馈申请人，并同步更新会议室预约登记表。

特殊情况：若遇紧急会议需临时占用会议室，申请人需直接联系行政部门，说明紧急情况，管理员协调后优先安排，并于事后补全预约手续。

（三）第三步：使用前准备

操作主体：申请人（需提前30分钟到达会议室）

准备事项：

设备检查：确认投影仪、麦克风、空调、灯光等设备正常运作，若发觉故障，立即联系行政部门维修（联系方式：企业内部短号X，禁止公开私人联系方式）；

环境布置：根据需求调整桌椅布局（如U型、课桌式），摆放会议所需物料（如白板笔、便签纸、饮用水）；

身份核验：若为外部会议，提前至前台引导参会人员至会议室，核对参会名单。

（四）第四步：会议使用中规范

操作主体：所有参会人员及申请人

核心要求：

遵守时间：会议开始前10分钟开放入场，超时15分钟未使用且未提前告知的，管理员有权取消预约并释放会议室；

设备使用：按规范操作设备，使用后关闭电源（如投影仪需冷却3分钟后再关闭），避免因操作不当导致设备损坏；

秩序维护：保持会议室安静，禁止吸烟、饮食（特殊情况需提前申请并清理现场），爱护公共设施（如桌椅、白板）。

（五）第五步：使用后反馈与清理

操作主体：申请人（会议结束后30分钟内完成）

操作内容：

现场清理：带走个人物品及会议资料，将桌椅恢复原位，清理垃圾（如纸杯、便签纸），保证会议室整洁；

设备复位：关闭所有设备（灯光、空调、投影仪等），检查是否有设备损坏或故障；

提交反馈：

线上：在管理系统内填写“会议室使用反馈表”，评价设备情况、卫生状况，并提出改进建议；

线下：至行政部门领取反馈表填写并提交。

管理员职责：每日检查会议室使用情况，核对反馈表，对未清理或设备故障未上报的会议室，联系申请人整改并记录违规情况。

三、配套表格：标准化记录与管理工具

表1：会议室预约申请表（线上/线下通用）

项目

填写内容

预约编号

（系统自动/手工填写）

申请人

*某某

所属部门

市场部

联系方式

（企业内部短号/企业，禁止填写私人电话）

会议主题

新产品发布会

会议时间

2024年X月X日9:00-11:00

预计人数

50人

所需会议室

3号会议室

所需设备

投影仪1台、无线麦克风2个、白板1块、签到台1张

特殊需求

需摆放企业宣传展架2个

申请人签字

___________

审核人（管理员）

___________

审核意见

□通过□驳回（原因：___________）

审核日期

2024年X月X日

表2：会议室使用登记表（管理员填写）

日期

会议室编号

使用时间段

会议主题

申请人

设备使用情况

卫生情况

备注

2024年X月X日

3号

9:00-11:00

新产品发布会

*某某

设备正常，无损坏

整洁

无