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财务报销流程审批标准与执行手册

第一章适用范围与典型应用场景

一、适用主体

本手册适用于公司全体正式员工、试用期员工及因公出差的外聘人员，涵盖各部门（含总部、分支机构）的各类费用报销行为。

二、适用费用类型

日常费用：办公用品采购、通讯费、交通费（市内交通、公共交通）、快递费、小额招待费等；

差旅费用：员工因公出差的交通费（飞机、高铁、汽车）、住宿费、市内交通补助、伙食补助等；

业务费用：客户招待费、市场推广费、会议费、培训费等；

专项费用：固定资产采购（单笔5000元以上）、项目专项支出等（需附项目立项审批单）；

其他费用：经总经理批准的特殊支出。

三、典型应用场景

场景1：员工小王采购部门办公用品，取得超市发票后填写报销单；

场景2：销售部李经理陪同客户洽谈业务，发生餐费并取得餐饮发票，需进行业务招待费报销；

场景3：研发部张工赴外地参加技术培训，产生往返高铁票、住宿费及伙食补助，需提交差旅费报销；

场景4：行政部刘主管为公司采购办公打印机（单价6000元），需附采购合同及资产验收单后报销。

第二章财务报销全流程操作指引

一、报销申请与材料准备（第一步：发起申请）

操作要点：

填写报销单：登录公司OA系统，选择对应费用类型（日常/差旅/业务等）填写《费用报销单》，需注明：费用发生日期、具体事由、费用金额（区分大写与小写）、费用归属部门/项目。

整理附件材料：按“发票+证明材料”顺序整理附件，具体要求

发票：增值税发票（普票/专票）需真实、合规，发票抬头为“公司全称”，税号准确无误，发票专用章清晰；电子发票需打印并注明“已报销”防止重复使用。

证明材料：

日常费用：采购清单、验收单（如办公用品需行政部验收签字）；

差旅费用：出差审批单（需提前在OA提交审批）、往返行程单（机票/车票）、酒店入住清单（与住宿费对应）、会议通知/培训文件（如涉及）；

业务费用：招待需注明招待对象、人数、事由，附客户名片或会议纪要；会议费需附会议通知、签到表、会议议程；

专项费用：采购合同、资产验收单（需使用部门签字确认）、比价单（单笔5000元以上需提供至少3家供应商报价）。

粘贴附件：发票与证明材料用胶水左侧整齐粘贴在A4纸上，附件大小不超过报销单尺寸，关键信息（如金额、日期、公章）不得被遮挡。

二、部门初审（第二步：部门审核）

操作要点：

提交报销单：报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人处。

部门负责人审核：重点审核以下内容：

费用真实性：是否为部门实际发生的业务支出，附件是否齐全且逻辑一致（如出差日期与行程单、住宿费日期是否匹配）；

费用合理性：是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准：一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚，经济型酒店优先）；

预算匹配性：是否在部门年度预算范围内，超预算费用需提前提交《预算外申请表》并经分管领导审批。

审核结果处理：

审核通过：部门负责人在OA系统及纸质报销单“部门审核”栏签字确认，并提交至财务部；

审核不通过：注明退回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”），退回报销人修改后重新提交。

三、财务审核（第三步：财务复核）

操作要点：

接收材料：财务部核对报销单及附件是否完整，接收材料后2个工作日内完成审核。

重点审核内容：

发票合规性：通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”验证发票真伪，检查发票代码、号码、金额、税率是否与实际一致，是否有涂改、大头小尾等异常情况；

金额准确性：报销单金额与发票、附件金额是否一致，补助类费用（如差旅伙食补助）是否按标准计算（标准：伙食补助100元/天，市内交通补助50元/天，无需发票）；

审批流程完整性：部门负责人签字是否齐全，专项费用是否附立项审批单，超预算费用是否有预算外审批；

费用标准符合性：如业务招待费不得超过当月销售收入的5‰，差旅交通费是否符合职级标准（部门经理及以上可乘坐飞机经济舱，普通员工乘坐高铁二等座/硬卧）。

审核结果处理：

审核通过：财务专员在OA系统及纸质报销单“财务审核”栏签字，流转至下一级审批；

审核不通过：注明具体问题（如“发票未查验”“超标准费用未审批”），退回报销人补充材料或按标准调整金额后重新提交。

四、分级审批（第四步：领导签批）

审批权限划分（按金额标准）：

费用类型

金额范围

审批人

日常费用

≤5000元

部门负责人

日常费用

＞5000元且≤20000元

分管副总经理

日常费用

＞20000元

总经理

差旅/业务费用

≤10000元

部门负责人

差旅/业务费用

＞10000元且≤50000元

分管副总经理

差旅/业务费用

＞50000元

总经理

专项费用

所有金额

总经理（需附项目立项单）

操作要点：

审批人通过OA系统查看报销单及审核意见，重点审核费用必要性、金额合理性及是否符合公司战略；