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财务审批流程与标准格式合同模板工具指南

一、适用范围与常见应用场景

本工具模板适用于企业、事业单位及其他组织在开展经济业务活动中，涉及资金支出审批及合同签订的标准化管理场景。常见应用包括但不限于：

日常采购类：办公用品采购、设备耗材采购、服务外包（如保洁、IT维护）等；

项目合作类：研发项目委托、市场推广合作、工程外包等；

费用报销类：差旅费、业务招待费、会议费等合规支出；

资产处置类：固定资产出售、租赁、报废等。

通过标准化流程与模板，可规范财务审批行为，明确合同权责，降低操作风险，提升管理效率。

二、财务审批与合同签订全流程操作指南

（一）需求发起与前期准备

业务需求提出

申请人（如*小明，市场部专员）根据业务需求，填写《业务需求申请表》，明确事项名称、需求内容、预算金额（大写/小写）、预计执行时间等关键信息。

附件准备：需附相关报价单、技术参数、合作方资质证明（如营业执照复印件）、过往合作记录（如有）等支撑材料。

部门初审

申请人将《业务需求申请表》及附件提交至部门负责人（如*李华，市场部经理）审核。

审核重点：需求是否符合部门年度计划、预算是否在部门额度内、附件是否齐全有效。

审核通过后，部门负责人签字确认；不通过则退回申请人补充说明或调整需求。

（二）合同起草与审核

合同文本拟定

业务部门根据审批通过的需求，参考《标准格式合同模板》（见第三部分）起草合同文本，明确双方权利义务、服务/交付标准、费用及支付方式、违约责任等核心条款。

合同标题需规范，如“公司市场推广服务合同”“办公设备采购合同”，避免使用模糊表述（如“合作协议”“框架协议”）。

多部门联合审核

财务部门审核（审核人：*张梅，财务主管）：

重点审核合同金额与预算是否一致、付款方式是否符合财务制度（如“验收后30日内支付”而非“预付80%”）、税费承担条款是否合规、是否含违约金条款等。

法务部门审核（如企业设法务岗，审核人：*赵律）：

重点审核合同主体合法性（乙方是否为注册实体）、条款是否完备（如争议解决方式、保密条款）、法律风险点（如“不可抗力”定义是否清晰）、是否存在无效格式条款等。

分管领导审核（审核人：*周总，分管市场副总）：

重点审核业务必要性、合作方匹配度、合同条款是否符合公司战略。

审核意见需在《合同审核表》中明确标注（如“同意”“修改第3条付款节点”“补充乙方资质证明”），审核通过后依次签字；重大修改需退回业务部门重新起草。

（三）审批与签署

最终审批

根据合同金额及企业授权制度，提交至最终审批人（如*王总，总经理或授权领导）。

审批权限示例（参考）：

金额≤5万元：部门负责人+财务审核+分管领导；

5万元＜金额≤20万元：部门负责人+财务+法务+分管领导+总经理；

金额＞20万元：需提交总经理办公会集体审议。

合同签署与用印

审批通过后，由行政部（或指定部门）统一加盖公司合同专用章（严禁使用公章或财务章），合同文本份数一般为“甲乙双方各执X份，公司存档X份”。

签署页需双方法定代表人或授权代表签字（需附授权委托书），签署日期与生效日期一致（如“自双方签字盖章之日起生效”）。

（四）执行与归档

合同履行跟踪

业务部门作为合同执行主体，需按约定跟踪服务/交付进度，及时向财务部门反馈履约情况（如验收报告、进度确认函）。

财务部门根据履约凭证（如验收合格单、发票）安排付款，禁止提前支付或无依据支付。

资料归档

合同履行完毕或终止后，由业务部门将全套资料整理归档，包括：

《业务需求申请表》《合同审核表》、合同文本（含附件）、签署页、付款凭证、履约证明（验收单、发票等）等。

归档期限：合同签署后10个工作日内移交至档案管理部门，保存期限不少于5年（涉及重大项目的合同保存期限不少于10年）。

三、核心模板表格

（一）财务审批单（模板）

单据编号：[年份]-[部门简称]-[序号，如2024-SC-001]

项目信息

申请人

*小明（市场部）

申请部门

市场部

申请日期

2024年X月X日

事项名称

2024年Q3社交媒体推广服务采购

事项说明

为提升品牌曝光度，需委托乙方（传媒）开展小红书、抖音平台推广，服务期3个月，含内容策划、投放、数据反馈。

预算金额

人民币捌万元整（￥80,000.00）

费用类别

□市场推广费□咨询费□其他（请注明：______）

附件清单

1.乙方报价单；2.乙方营业执照复印件；3.往期合作效果报告

审批流程

部门负责人意见

签字：*李华日期：2024年X月X日

财务审核意见

签字：*张梅日期：2024年X月X日（备注：付款方式调整为“验收后30日内支付”）

分管领导意见

签字：*周总日期：2024年X月X日

总经理意见

签字：*王总日期：2024年X月X日

备注

如需提前支付预付款，需另行提交《预付款申请表》