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洽谈会承办实践执行报告

一、洽谈会基本信息与承办背景

（一）基本信息

本次承办的洽谈会全称为“20X5年长三角地区先进制造业供需对接洽谈会”，于20X5年5月18日-20日在上海市国家会展中心（虹桥）举办，会期共计3天。洽谈会由长三角区域合作办公室、上海市经济和信息化委员会联合主办，我公司（上海XX会展服务有限公司）全程承办，聚焦先进制造业领域的技术交流、产品展示、供需对接及项目合作，旨在搭建长三角地区制造业企业间的高效沟通平台，推动产业链上下游协同发展。

（二）承办背景

近年来，长三角地区先进制造业呈现快速发展态势，但企业间存在“信息孤岛”问题，部分上游企业的核心技术与产品难以精准对接下游需求，下游企业的个性化采购需求也无法及时匹配优质供应商。基于此，长三角区域合作办公室计划通过举办专业洽谈会，打破企业间的沟通壁垒。我公司作为深耕会展行业10年的专业机构，曾成功承办“20X3年长三角智能装备博览会”“20X4年新能源产业合作洽谈会”等大型活动，具备丰富的会展策划、执行经验及完善的资源整合能力，因此成功中标本次洽谈会的承办工作。

二、洽谈会承办目标

1.参会规模目标：邀请长三角地区先进制造业企业不少于500家，其中上游核心零部件企业150家、下游整机制造企业200家、服务类企业（物流、金融、技术咨询等）100家、科研院所及高校50家；预计参会人数不少于2000人，其中企业高管、技术负责人占比不低于60%。

2.对接成果目标：促成企业间的供需对接意向签约不少于80项，其中达成正式合作协议的项目不少于30项，签约总金额不低于5亿元；推动至少10家科研院所与企业建立技术合作关系，落地2-3个产学研合作项目。

3.服务质量目标：参会嘉宾对洽谈会的整体满意度评分不低于90分（满分100分），其中场地布置、流程安排、后勤保障等单项满意度不低于88分；无重大安全事故、舆情事件及服务投诉。

4.品牌传播目标：通过线上线下多渠道宣传，使洽谈会相关话题在社交媒体平台的总曝光量不低于500万次，吸引不少于50家主流媒体（包括行业媒体、地方卫视、门户网站）参与报道，提升洽谈会及主办方、承办方的行业影响力。

三、洽谈会筹备工作

（一）组织架构搭建

为确保洽谈会筹备与执行工作有序推进，我公司于20X5年2月成立专项承办小组，明确各部门职责，具体架构如下：

1.总协调组：由公司总经理担任组长，负责统筹整体工作，对接主办方需求，协调各小组资源，解决筹备过程中的重大问题，每周组织1次小组会议，同步工作进度。

2.嘉宾邀请组：由市场部经理牵头，配备8名专员，分为企业组、科研院所组、媒体组，负责制定邀请名单、发送邀请函、跟进嘉宾确认情况，建立嘉宾信息台账，实时更新参会状态。

3.场地与物料组：由采购部与设计部联合组成，共10人，采购部负责对接场馆方，确认场地租赁细节（如展区划分、租金、设备使用权限等），并采购会议物料（证件、手册、礼品等）；设计部负责洽谈会LOGO、主视觉、宣传物料（海报、手册、展架）及场地布置方案的设计。

4.宣传推广组：由品牌部5人组成，负责制定宣传方案，运营官方公众号、视频号、微博等平台，对接媒体资源，撰写新闻通稿，组织会前、会中、会后的宣传报道。

5.流程执行组：由活动执行部12人组成，负责制定详细的会议流程表（含开幕式、主题论坛、供需对接会、产品展示、闭幕式等环节），协调嘉宾发言、设备调试、现场引导等工作，准备应急预案。

6.后勤保障组：由行政部与财务部联合组成，共7人，行政部负责嘉宾住宿（对接3家周边四星及以上酒店）、餐饮（场馆内自助餐与茶歇）、交通（机场/高铁站接送、场馆内摆渡车）安排；财务部负责制定预算、把控费用支出、办理报销手续。

7.安全与应急组：由安保部4人组成，对接场馆安保团队与当地派出所，制定安全预案（含消防安全、人员疏散、医疗急救等），配备2名医护人员及应急药品，在会场内设置3个应急疏散通道。

（二）嘉宾邀请工作

1.邀请名单筛选：联合主办方梳理长三角地区先进制造业企业名录，优先邀请行业龙头企业（如上海汽车集团、浙江吉利控股、安徽海螺集团等）、“专精特新”企业及具有技术优势的中小微企业；科研院所方面，重点邀请复旦大学、上海交通大学、浙江大学等高校的机械工程、材料科学与工程等相关院系；媒体方面，涵盖《中国工业报》《长三角日报》、上海卫视、新华网、腾讯新闻等。

2.邀请方式与节奏：20X5年3月1日-15日，通过邮件发送电子邀请函，附洽谈会议程、亮点及报名链接；3月16日-31日，对未回复的嘉宾进行电话跟进，详细介绍洽谈会价值；4月1日-20日，确认嘉宾参会意向，收集嘉宾需求（如对接方向、发言需求等），为重点嘉宾（如行业龙头企业高管）提供一对一专属服务；4月21日-5月10日，发送参会确认函，告知