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销售合同审核及签约标准化模板

一、模板概述与适用范围

本模板旨在规范企业销售合同的审核、修订、审批及签约全流程，通过标准化操作降低合同法律风险，提升签约效率，保证合同条款符合企业利益与行业规范。适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务人员，涵盖产品销售、服务提供等各类销售合同的标准化管理场景。

二、典型应用场景解析

（一）新客户首次签约

针对首次合作客户，需通过合同明确双方权利义务，核实客户资质（如营业执照、行业许可证等），规范产品/服务细节、付款方式及违约责任，降低合作初期的不确定性风险。

（二）老客户续签或订单增量

对于合作稳定的老客户，若涉及续签或订单量增加，需重点审核合同条款是否与历史协议一致，新增内容是否涉及价格、交付周期等核心条款的变更，避免因条款歧义引发争议。

（三）特殊条款或定制化需求合同

当客户提出定制化产品/服务、特殊付款条件（如分期付款、账期延长）或附加条款（如保密协议、知识产权归属）时，需通过合同审核保证特殊条款合法合规，同时保护企业核心利益。

（四）跨区域或跨境销售合同

针对不同地区（含跨境）的销售业务，需结合当地法律法规（如税务政策、进出口管制等）调整合同条款，保证合同符合地域性监管要求，避免法律冲突。

三、标准化操作流程详解

步骤一：合同发起与基础信息填写

责任主体：销售专员

操作内容：

根据客户需求及企业标准，填写《销售合同基础信息表》（见模板一），明确合同双方基本信息、产品/服务详情、交易金额、核心条款（如交付时间、付款方式、质量标准等）。

收集并整理附件材料，包括但不限于：

客户资质文件（营业执照复印件、法定代表人身份证明、特殊行业许可证等）；

产品技术参数、服务方案说明书（如有定制化需求）；

价格确认单、订单确认函等前期沟通文件。

输出成果：完整的《销售合同基础信息表》及附件材料包。

步骤二：多部门协同审核

责任主体：法务部门、财务部门、业务部门（如产品部、交付部）

审核顺序及重点：

业务部门初审（由销售负责人牵头）：

核对产品/服务信息与客户需求是否一致（如型号、数量、交付周期）；

确认价格、折扣等商务条款是否符合企业定价政策；

评估客户履约能力（如历史付款记录、信用状况）。

输出：业务审核意见表，标注“通过”“需修改”或“不通过”。

法务部门审核（由法务专员负责）：

审核合同主体合法性（如客户是否为存续企业、法定代表人是否有效）；

检查条款合规性（如违约责任、争议解决方式、知识产权归属是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规）；

排除“霸王条款”或显失公平的条款，保证合同双方权利义务对等。

输出：法务审核意见表，明确法律风险点及修改建议。

财务部门审核（由财务经理负责）：

核对交易金额、付款方式（如预付款比例、尾款支付节点）、税费计算是否准确；

评估客户信用风险（如是否要求赊销、账期是否超出企业承受范围）；

明确发票类型、开具时间及交付要求。

输出：财务审核意见表，标注财务风险提示。

审核结果处理：

若所有部门审核通过，进入步骤三；

若存在修改意见，由销售专员汇总意见并修订合同，反馈至原审核部门确认，直至全部通过。

步骤三：合同审批与定稿

责任主体：销售总监、总经理（根据合同金额分级审批）

审批权限划分（示例）：

合同金额≤10万元：销售总监审批；

10万元＜合同金额≤50万元：销售总监+法务总监联合审批；

合同金额＞50万元：提交总经理办公会审批。

操作内容：

销售专员将审核通过后的合同（含各审核部门意见表）提交至对应审批人；

审批人重点核查合同核心条款（如金额、交付、违约责任）是否符合企业战略及风险控制要求，签署审批意见；

审批通过后，由销售专员制作合同最终版（加盖“合同定稿”印章），分发至签约各方。

步骤四：合同签署与生效

责任主体：销售专员、客户方签约人、企业法定代表人（或授权代表）

操作内容：

确认签约主体：客户方需由法定代表人或授权代表签字并加盖公章（或合同专用章），企业提供法定代表人签字或授权委托书（由授权代表签字）；

签署形式：

纸质签署：一式两份（或根据需求增加份数），双方各执一份，骑缝章加盖；

电子签署：通过合法电子签约平台（如e签宝、法大大）签署，保证电子签名与手写签名具有同等法律效力；

签署后，销售专员在1个工作日内将合同原件归档，并将扫描件同步至财务、法务及业务部门。

步骤五：合同归档与履约跟踪

责任主体：销售专员、档案管理员

操作内容：

归档：将合同原件、附件材料、审核审批意见表、签署记录等整理成册，按“合同编号+客户名称”分类存档，保存期限不少于合同终止后5年；

履约跟踪：销售专员按合同约定跟踪产品交付、验收、付款等环节，及时记录履约情况（如交付签收单、验收报告），若发觉客户违约，立即启动争议处理流程并上报法务部门。

四、核心工具模板清单