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印章管理责任书签订模板与管理流程

印章作为企业及各类组织对外行使权利、承担义务的重要凭证，其管理的规范性直接关系到组织的经济安全与声誉。建立健全印章管理责任体系，规范责任书签订流程，并辅以科学严谨的日常管理机制，是防范印章使用风险、保障组织运营秩序的核心环节。本文将从实务角度出发，详细阐述印章管理责任书的核心要素与签订模板，并系统梳理印章全生命周期的管理流程。

一、印章管理责任书：明确权责的基石

印章管理责任书是组织与印章保管及使用责任人之间确立权利义务关系的法定文书，其核心目的在于明确责任主体、规范用印行为、界定失职后果。一份权责清晰、内容完备的责任书，是后续管理流程有效执行的前提。

（一）责任书签订的核心要点

1.责任主体明确化：清晰界定责任书签订双方，即责任单位（通常为组织本身或其授权部门）与责任人（具体负责印章保管、使用的岗位人员）。责任人应具备完全民事行为能力，且经过适当的背景审查与岗位培训。

2.责任范围具体化：需详细列明责任人在印章保管、使用、登记、交接等环节应承担的具体职责。避免使用“妥善保管”、“正确使用”等模糊表述，应转化为可操作、可监督的行为规范。

3.责任期限与生效条件：明确责任书的有效期，通常与责任人的任职期限或岗位聘期一致。同时，需注明责任书自双方签字盖章之日起生效。

4.失职追责条款：这是责任书的关键内容。应根据印章的重要程度及可能发生的风险场景，约定相应的责任追究方式，包括但不限于经济赔偿、行政处分，直至追究法律责任。

（二）印章管理责任书模板示例

[组织全称]印章管理责任书

甲方（责任单位）：[组织全称或其授权部门，如：XX公司行政部]

乙方（责任人）：

姓名：[责任人姓名]

所属部门：[所在部门]

岗位：[担任岗位]

联系方式：[有效联系方式]

为加强[组织全称]（以下简称“本组织”）印章管理，确保印章使用的安全、规范、有效，明确印章保管及使用过程中的责任，根据本组织《印章管理规定》及相关制度，甲乙双方本着平等自愿、权责对等的原则，签订本责任书。

一、责任期限

本责任书有效期自[YYYY年MM月DD日]起至乙方不再担任本组织[具体印章名称，如：XX公司合同专用章]保管及使用岗位之日止。

二、乙方责任与义务

1.妥善保管责任：乙方承诺将所负责的[具体印章名称]存放于符合安全标准的专用保险柜（或其他安全存储设备）内，并严格管理保险柜钥匙及密码，防止印章遗失、被盗或被非法使用。非工作时间及节假日，应确保印章存放安全。

2.规范使用责任：乙方必须严格按照本组织《印章管理规定》及用印审批流程，对用印文件的合法性、合规性及完整性进行初步审核。未经有权人批准，不得擅自使用印章；严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、审批手续不全的文件上加盖印章。

3.登记备案责任：对每一次印章使用情况，乙方均需在《印章使用登记薄》中详细记录，包括但不限于用印日期、用印事由、文件名称/编号、审批人、用印数量、经办人等信息，并妥善保管登记薄，以备查验。

4.保密与报告责任：乙方应对印章保管和使用过程中的涉密信息严格保密。如发现印章遗失、被盗、滥用或存在其他异常情况，应立即向甲方及本组织安保部门（或指定负责人）报告，并采取必要的应急措施。

5.交接管理责任：若乙方因岗位调整、离职、休假等原因需移交印章时，必须严格按照组织规定的交接程序办理，填写《印章交接清单》，由甲乙双方及监交人共同签字确认，确保交接过程清晰、可追溯。

6.学习与遵守责任：乙方承诺认真学习并严格遵守本组织各项印章管理规章制度，积极参加相关培训，不断提高风险防范意识。

三、甲方责任与义务

1.甲方负责向乙方提供必要的印章保管设备及工作条件，并组织乙方进行印章管理相关制度和流程的培训。

2.甲方有权对乙方的印章保管和使用情况进行定期或不定期检查与监督。

3.在乙方严格履行本责任书义务的前提下，甲方保障乙方正常履行工作职责的权利。

四、责任追究

1.若乙方违反本责任书第二条所列任何一项责任与义务，导致组织遭受经济损失、声誉损害或其他不良后果的，甲方将根据本组织相关奖惩制度及国家法律法规，视情节轻重对乙方进行批评教育、经济处罚、行政处分直至解除劳动合同。

2.因乙方故意或重大过失导致印章被非法使用，造成严重后果，涉嫌违法犯罪的，甲方将移交司法机关处理，并保留追究乙方全部法律责任的权利。

五、其他

1.本责任书未尽事宜，按照本组织《印章管理规定》及国家有关法律法规执行。

2.本责任书一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

甲方（盖章）：[组织授权部门章或组织公章]

负责人（签字）：

日期：[YYYY年MM月DD日]

乙方（签字）：

日期：[YYYY年MM