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企业合同审查及管理流程标准模板

一、适用范围与场景概述

本模板适用于各类企业（包括但不限于制造业、服务业、贸易型企业等）在经营活动中涉及的各类合同审查与管理工作。具体应用场景包括：

采购类合同：原材料、设备、办公用品等采购协议的审查与管理

销售类合同：产品销售、服务提供、代理经销等协议的审查与管理

合作类合同：战略合作、技术合作、项目合作等协议的审查与管理

人力资源类合同：劳动合同、保密协议、竞业限制协议等审查与管理

融资类合同：借款合同、担保合同、投资协议等审查与管理

本模板特别适合建立了基本法务体系但需进一步规范合同管理流程的中小企业，以及大型企业中需要标准化合同审查流程的部门使用。通过本模板的应用，可有效降低合同法律风险，提高合同管理效率，保证企业经营活动合规有序进行。

二、合同管理标准流程详解

（一）合同准备阶段

需求确认与发起

业务部门根据实际需求提出合同签订申请，填写《合同需求申请表》，明确合同类型、标的金额、履行期限等关键信息

部门负责人审核需求合理性，确认合同签订的必要性和紧迫性

财务部门对预算进行初步审核，保证资金安排可行

相对方资质审查

收集相对方营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等基础资料

通过国家企业信用信息公示系统等渠道核查相对方经营状态、行政处罚、失信记录等信息

对特殊行业（如建筑、医疗等）需核查其行业特定资质的有效性

填写《相对方资质审查表》，记录审查过程和结论

合同文本草拟

优先使用企业标准合同范本，若无可适用范本，由业务部门草拟合同初稿

合同内容应包含：当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、解决争议方法等基本要素

特殊条款（如保密、知识产权、不可抗力等）需根据业务特性明确约定

草拟完成后由业务部门负责人初审，保证业务条款准确完整

（二）合同审查阶段

业务部门审查

重点审查合同标的、数量、质量、履行期限等业务条款的准确性和可操作性

确认合同内容与前期谈判结果一致，业务需求得到满足

评估合同履行的可行性及风险点

审查完成后在《合同审查记录表》中签署意见

财务部门审查

审核合同金额、支付方式、发票要求等财务条款的合规性

评估合同对企业现金流、财务指标的影响

检查税收条款的合理性，避免税务风险

对大额合同需进行专项财务风险评估

在《合同审查记录表》中签署财务意见

法务部门审查

审查合同主体资格、授权情况等法律要件

检查合同条款的合法性、完整性及严谨性

识别潜在法律风险，提出修改建议

对争议解决方式、法律适用等条款进行专业审核

出具《合同法律审查意见书》，明确风险等级及处理建议

综合评审与修订

组织业务、财务、法务等部门召开合同评审会（重大合同需由分管领导参加）

汇总各方审查意见，协调解决分歧

根据评审意见修订合同文本，形成最终版本

填写《合同评审会议纪要》，记录决策过程和结论

（三）合同签署阶段

用印审批

填写《合同用印申请表》，附最终版合同文本及审查记录

按企业授权体系逐级审批，明确签署权限

超权限合同需提交总经理办公会或董事会审议

审批通过后由印章管理员登记用印

正式签署

按照企业授权规定，由有权签字人签署合同

保证签署页信息完整（包括合同名称、编号、签署日期等）

加盖企业公章或合同专用章，保证印章清晰完整

对方签署完成后，核对签字人身份及授权文件

签署确认

填写《合同签署确认单》，记录签署过程及文件份数

将签署页与合同装订完整，保证页码连续

对重要合同进行骑缝章处理

签署完成后及时通知相关部门做好履行准备

（四）合同归档阶段

资料整理

收集合同正本、附件、补充协议等全套文件

整理合同谈判记录、审查意见、审批文件等过程资料

核对文件完整性，保证无遗漏

对合同文本进行扫描，形成电子版备份

分类编码

按合同类型、部门、年度等维度进行分类

编制唯一合同编号，规则建议：部门代码+年份+流水号（如：CG2023-001）

在合同首页标注归档编号及归档日期

填写《合同归档登记表》，记录归档信息

存储保管

纸质合同存放在专用档案柜，环境符合防火、防潮、防虫要求

电子版合同存储在企业指定服务器或云存储平台，设置访问权限

建立合同索引目录，便于快速检索

明保证管责任人，定期检查档案状况

（五）合同履行监控阶段

履行跟踪

业务部门指定专人负责合同履行跟踪

按合同关键节点（如付款、交货、验收等）建立跟踪计划

定期更新《合同履行进度表》，记录实际履行情况

对履行偏差及时分析原因并采取纠正措施

变更管理

合同变更需签订书面补充协议，严禁口头变更

补充协议按原合同审查流程审批

变更内容及时更新到合同档案及履行跟踪表

重大变更需重新进行风险评估

纠纷处理

发觉合同纠纷苗头时，立即报告法务部门

收集保存相关证据材料，如往来函件、履行记录等

法务部门制定纠纷处理方案，必要时启动诉讼或仲裁程序

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