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文档管理标准模板（含格式规范）

一、引言

文档是企业/组织知识沉淀、信息传递与业务协同的重要载体。为规范文档管理流程，统一文档格式标准，提高文档创建、审核、分发、归档等环节的效率与质量，特制定本标准模板。本模板适用于企业内部各类管理文档、技术文档、项目文档等的全生命周期管理，旨在保证文档的规范性、可读性与安全性，为业务连续性提供支撑。

二、应用场景与价值

（一）适用场景

项目管理：项目立项报告、进度计划、会议纪要、验收报告等全流程文档管理；

产品研发：需求文档、设计说明书、测试报告、用户手册等研发过程文档管控；

行政管理：制度文件、通知公告、会议纪要、人事档案等内部管理文档归档；

合规审计：ISO体系文件、合规性报告、审计记录等法定/行业要求文档管理；

跨部门协作：联合项目文档、流程接口文件、跨部门决议等协同文档共享。

（二）核心价值

统一标准：通过格式规范与流程约束，避免文档混乱，提升专业形象；

高效检索：标准化命名与分类，实现文档快速定位，降低沟通成本；

风险控制：明确审核与权限管理，减少信息泄露、版本错误等风险；

知识沉淀：结构化归档与版本追溯，形成可复用的组织知识资产。

三、文档管理全流程操作指南

（一）阶段一：文档创建与命名规范

1.创建原则

必要性：仅对支撑业务、留存信息、满足合规要求的文档进行创建，避免冗余文档；

准确性：内容需真实、客观，数据需经核对，避免模糊表述（如“大概”“可能”）；

完整性：文档需包含核心要素（如目的、范围、职责、流程、附件等），避免关键信息缺失。

2.命名规则

文档名称需简洁、明确，包含“所属领域-文档类型-编号-版本号-日期”，格式

[项目/部门名称]-[文档类型]-[唯一编号]-V[版本号]-[YYYYMMDD]

示例：研发部-产品需求说明书-PRD-001-V2.0规则说明：

项目/部门名称：使用统一规范简称（如“研发部”“市场部”）；

文档类型：按“管理类”“技术类”“合规类”等大类细分（如“需求说明书”“会议纪要”）；

唯一编号：由管理部门统一分配，保证文档唯一性；

版本号：初始版本为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）；

日期：文档最终定稿日期，格式为YYYYMMDD。

3.模板选择

根据文档类型选择对应模板（见第四章“核心模板表格示例”），若无现成模板，需经部门负责人审批后自定义，并报文档管理部门备案。

（二）阶段二：内容编写与格式规范

1.结构规范

文档需包含以下核心章节（可根据文档类型调整）：

章节

说明

封面

文档名称、编号、版本号、创建人、创建日期、密级（内部公开/机密/绝密）

目录

自动，包含章节标题及页码（页数≥3页时强制添加）

前言/引言

说明文档目的、适用范围、背景、术语定义

主体内容

按逻辑分章节阐述（如“1.职责分工”“2.流程说明”“3.操作步骤”）

附件

支撑性文件（如数据表、图表、参考资料）

版本修订记录

记录版本变更历史（见第四章表格3）

2.格式规范

页面设置：A4纸张，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页眉1.5cm（含文档名称）、页脚1.5cm（含页码）；

字体与字号：

一级标题（如“1引言”）黑体三号加粗，二级标题（如“1.1背景说明”）楷体_GB2312四号加粗，三级标题（如“1.1.1行业现状”）宋体小四加粗；

宋体小四，行距1.5倍；

表格/图表宋体五号加粗，位于表格/图表上方，格式为“表1-1表”“图2-1流程图”；

编号规则：章节编号采用“1-1-1”层级格式（如“1→1.1→1.1.1”），图表编号按章独立编号（如表1-1、表1-2，图2-1、图2-2）；

引用规范：引用外部资料需注明来源（如“根据《行业报告（2023）》显示”），内部文档需注明编号（如“详见《项目管理办法-PM-001-V1.0”）。

（三）阶段三：审核与修订流程

1.审核职责

创建人：保证内容准确、格式合规，提交前自查；

部门负责人：审核文档的业务必要性、内容完整性；

专业审核人（如技术文档需技术总监、管理文档需法务）：审核专业内容的准确性、合规性；

文档管理员：审核格式规范性、命名规则、编号唯一性。

2.审核流程

创建人完成文档编写后，通过OA系统/文档管理平台提交审核；

系统自动按预设流程推送至部门负责人→专业审核人→文档管理员（可并行或串行，根据文档密级调整）；

审核人需在2个工作日内反馈意见，若需修改，创建人修订后重新提交；

所有审核通过后，文档管理员加盖“审核通过”印章，发布至共享平台。

3.修订规范

文档内容需变更时，由创建人发起修订，填写“版本修订记录”（变更原因、变更内容、变更人）；

修订后版本号递增（如V1.0→V1.1），重大变更（如核心流程调整