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财务报销申请单费用分类及审批流程模板

一、适用范围与常见报销场景

本模板适用于企业、事业单位及社会组织在日常运营中发生的各类费用报销管理，具体场景包括但不限于：

员工差旅费用：出差期间的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等；

日常办公费用：办公用品采购、通讯费、快递费、打印复印费、物业管理费等；

业务招待费用：客户接待餐费、礼品费、活动场地租赁费等；

市场推广费用：广告宣传费、展会参展费、物料制作费、推广服务费等；

其他合规费用：员工培训费、固定资产维修费、小额采购费等（需符合企业财务制度）。

二、报销申请全流程操作指南

（一）第一步：填写报销申请单（申请人操作）

基本信息填写

在“申请人信息”栏填写真实姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式；

填写“报销周期”（如：2024年X月X日-2024年X月X日）及“费用归属项目”（若涉及具体项目，需填写项目名称及编号）。

费用明细录入

根据实际发生费用，在“费用明细表”中逐项填写，每笔费用需明确“费用分类”（如：差旅费-交通费、办公费-耗材）、“费用项目具体名称”（如：北京-高铁G123次、A4打印纸500张）、“发生日期”“金额”（大小写一致，小写保留两位小数）、“事由说明”（需简洁清晰，如“参加会议采购会议材料”“接待客户洽谈业务”）；

若涉及多笔同类费用，可合并填写，但需注明总笔数及明细依据（如“交通费共3笔，附发票3张”）。

附件材料准备

整理合法合规的费用凭证：增值税发票（需为合规发票，抬头、税号等信息准确无误）、行程单（差旅费）、合同或订单（大额采购）、验收单（固定资产维修等）、消费清单（招待费）等；

将附件按“费用明细表”顺序整理，在“附件清单”栏注明附件名称、数量及张数，保证与实际提交材料一致。

（二）第二步：部门负责人审核（部门负责人操作）

真实性核查：核对报销事由是否真实发生，费用明细与附件材料是否一致（如出差日期与行程单是否匹配、招待费与客户清单是否对应）；

合理性判断：评估费用支出是否符合公司财务制度及部门预算标准（如差旅住宿是否超标准、招待费是否超出必要额度）；

审批签字：审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若审核不通过，需注明退回理由并反馈给申请人修改。

（三）第三步：财务部门复核（财务专员操作）

合规性检查：

发票审核：检查发票真伪、抬头是否为公司全称、税号是否正确、发票内容与费用明细是否一致（如“办公用品”发票不可开具为“餐饮费”）、发票是否有盖章（发票专用章或财务专用章）；

附件完整性：核对附件清单与实际提交材料是否齐全，关键凭证（如合同、验收单）是否缺失；

金额准确性：复核报销金额计算是否正确（如小写合计与大写合计是否一致、补助标准是否按公司规定执行）。

预算匹配性：检查费用是否在部门预算范围内，超预算费用需确认是否已提前审批；

复核结果处理：审核通过后，在“财务审核”栏签字并注明日期；若发觉问题，标注退回原因并通知申请人补充材料或重新填报。

（四）第四步：分级审批（分管领导/总经理操作）

根据企业规定，费用金额或类型不同需由不同层级领导审批：

小额费用（如单笔金额≤5000元，或日常办公费、通讯费等常规费用）：由分管部门负责人审批（第二步已覆盖，此步可简化）；

大额费用（如单笔金额＞5000元，或招待费、市场推广费等非常规费用）：需在部门负责人审核通过后，提交至分管领导审批，在“分管领导审批”栏签字；

重大费用（如单笔金额≥20000元，或涉及重大项目支出）：需经分管领导审批后，提交至总经理（或单位负责人）最终审批，在“总经理审批”栏签字。

（五）第五步：报销支付（财务出纳操作）

单据流转：审批完成的报销申请单及附件材料由财务部门统一归档，出纳根据审批通过的单据安排付款；

付款方式：优先通过银行转账方式支付至申请人工资卡或对公账户（需提供准确的收款账号），特殊情况可申请现金支付（需提前向财务说明）；

到账提醒：付款完成后，出纳通过内部系统或短信告知申请人报销金额到账情况，申请人可在3个工作日后查询确认。

三、财务报销申请单模板（含费用分类表）

（一）基本信息区

项目

内容

项目

内容

申请人

*

所属部门

申请日期

年月日

报销周期

年月日至年月日

费用归属项目

（若无可不填）

联系方式

（二）费用明细区

序号

费用分类

费用项目具体名称

发生日期

金额（元）

事由说明

发票号码

发票金额（元）

附件清单（名称及数量）

1

差旅费-交通费

北京-上海高铁G7次

2024-05-10

553.00

参加行业峰会往返交通

5678

553.00

发票1张，行程单1张

2

差旅费-住宿费

上海酒店住宿

2024-05-10

680.00

峰会期间住宿（2晚）680.00

发票1张，入住凭证1张

3