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物料采购储存规定

一、总则

物料采购储存是保障生产、运营活动正常进行的基础环节，旨在规范物料的采购流程、储存管理及使用，确保物料质量、安全与高效利用。本规定适用于公司所有部门涉及的物料采购与储存活动。

二、物料采购管理

（一）采购流程

1.需求申请：各部门根据生产或工作计划，填写《物料需求申请表》，明确物料名称、规格、数量及用途，经部门主管审核后报采购部门。

2.供应商选择：采购部门根据物料清单，选择符合质量、价格及交期要求的供应商，建立合格供应商名录，定期评估供应商绩效。

3.采购订单：确认供应商后，生成《采购订单》，注明价格、交货时间及验收标准，并抄送相关部门。

4.到货验收：物料到货后，由仓库及使用部门联合进行验收，核对数量、规格、外观等，合格后办理入库手续，不合格物料及时反馈采购部门处理。

（二）采购控制

1.价格控制：采购部门定期市场询价，对比价格差异，选择最优供应商。

2.保质期管理：优先采购近期生产日期的物料，避免积压，对有保质期的物料建立先进先出机制。

3.记录管理：所有采购订单、验收记录均需存档，便于追溯与审计。

三、物料储存管理

（一）仓库管理

1.库区划分：根据物料属性（如危险品、普通品、温湿度要求），划分不同库区，明确标识。

2.货位管理：采用分区、分类、标识化管理，确保物料存放整齐、易取用，避免混淆。

3.定期盘点：每月进行全面盘点，季度抽查特殊物料，确保账实相符，盘点结果及时调整库存数据。

（二）储存要求

1.危险品管理：

(1)设置专用危险品库，符合防火、防爆要求，配备应急设备。

(2)严格限制存放量，标识清晰，专人管理。

2.温湿度控制：对需特殊温湿度储存的物料（如电子元件、药品），使用温湿度监控设备，定期记录数据。

3.防虫防潮：定期检查库房，使用防潮剂、驱虫设备，确保物料不受损害。

（三）出库管理

1.出库原则：遵循“先进先出”原则，优先发放早入库或近效期物料。

2.领料流程：使用《物料领用单》，经部门主管审批后，仓库核对数量、签发出库单。

3.异常处理：出库发现数量或质量问题，立即停止发放，并报告采购及管理部门。

四、监督与改进

（一）定期审核：每季度由质量管理部门联合采购、仓库部门，对采购储存流程进行审核，提出改进建议。

（二）培训：定期对采购、仓库人员开展物料管理培训，提升专业技能。

（三）持续改进：根据审核结果、物料损耗数据，优化采购策略及储存方法，降低成本，提高效率。

（一）采购流程

1.需求申请：

需求发起：各部门根据生产计划、项目进度、日常消耗或设备维护需求，填写《物料需求申请表》。表格应包含但不限于：申请部门、申请日期、物料名称（精确到规格型号）、预计使用日期、申请数量、单位、用途说明、需求优先级（如紧急、常规）。

初步审核：申请表需经部门主管或指定负责人签字确认，审核内容主要为需求的合理性、必要性及与部门预算的匹配性。

采购部门接收：审核通过的申请表提交至公司采购部门。采购部门对需求进行汇总、分类，并结合库存情况，判断是否需新采购或内部调拨。

2.供应商选择与评估：

供应商名录管理：采购部门维护一个合格供应商名录，名录应包含供应商基本信息、联系方式、主要供应物料、历史合作评价（如交期准确率、质量合格率、价格竞争力）、认证情况（如ISO认证）等。名录需定期更新，淘汰不合格供应商，引入优质新供应商。

供应商评估标准：选择供应商时，需综合评估以下维度：

（1）质量能力：供应商的生产工艺、质量管理体系、过往产品质量表现。

（2）价格水平：同类物料的报价对比，考虑长期合作的可能性及价格稳定性。

（3）交期能力：供应商的生产周期、运输能力、历史交货准时率。

（4）服务支持：供应商的技术支持、售后服务响应速度。

（5）资源稳定性：供应商的生产规模、原材料供应保障能力。

询价与比价：对于重要或价值较高的物料，应至少联系名录中2-3家合格供应商进行询价。采购人员需仔细核对报价单中的物料规格、单价、总价、付款条件、交货条款等。

合同签订：确定最优供应商后，与其签订《采购合同》或《采购订单》。合同应明确双方权利义务，核心条款包括：物料明细及规格、数量、单价、总价、交货时间与地点、运输方式与费用承担、质量标准与验收方法、付款条件、违约责任、保密条款（如适用）、争议解决方式等。

3.到货验收：

验收准备：仓库根据采购订单信息，准备好验收区域、验收工具（如量具、检测仪器）、验收人员（通常由仓库管理员、质检人员、使用部门代表组成）。

信息核对：物料到货时，首先核对送货单与采购订单的一致性，确认供应商、品名、规格型号、数量、生产日期/批号（如适用）等信息。

外观与包装检