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皮革制品公司合同付款管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范公司皮革制品采购、销售、加工等各类合同的付款行为，加强资金管理，保障合同履行，防范财务风险，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国会计法》及公司财务管理制度，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及下属全资、控股子公司（以下统称“公司”）与外部单位或个人签订的各类皮革制品相关合同的付款管理，包括但不限于原材料采购合同、成品销售合同、委托加工合同、设备采购合同、服务外包合同等。劳动合同及公司内部资金往来不适用本办法。

第三条基本原则

1.合规性原则：付款操作必须符合国家法律法规、行业规范及公司内部管理制度，确保合同条款与付款流程的合法性。

2.匹配性原则：付款金额、时间、方式需与合同约定一致，严格按照合同履行进度或成果验收情况办理付款。

3.审批控制原则：建立分级审批制度，明确各环节审批权限，确保付款流程经过必要的审核与批准。

4.风险防控原则：通过合同审查、发票核验、进度跟踪等措施，防范虚假合同、超额付款、重复付款等风险。

5.效率性原则：在合规前提下优化付款流程，缩短审批周期，保障合同正常履行，维护公司商业信誉。

第四条职责分工

1.业务部门：作为合同执行的责任部门，负责发起付款申请，提供合同原件、验收证明、发票等付款依据，确保材料真实、完整；跟踪合同履行进度，核实付款条件是否达成。

2.财务部门：负责审核付款申请的合规性、资料完整性及金额准确性；核对发票真伪及合规性；办理付款手续，进行账务处理；监督付款流程执行情况，定期进行付款分析。

3.法务部门：负责审核合同条款的合法性、完整性，特别是付款条件、违约责任等条款；对有争议的付款事项提供法律意见。

4.审批人：根据授权权限对付款申请进行审批，对审批结果负责，确保付款符合公司利益及管理要求。

5.审计部门：定期对合同付款管理情况进行审计监督，检查制度执行情况，发现问题并提出整改建议。

第二章合同签订与付款条款审查

第五条合同签订要求

所有涉及付款的业务必须签订书面合同，合同应明确以下付款相关要素：

1.付款主体（收款方全称、账号、开户行信息）；

2.付款金额（总金额、分项金额、币种）；

3.付款方式（银行转账、承兑汇票等）；

4.付款条件（如预付款比例、进度款节点、验收合格后付款比例、质保金比例及返还条件等）；

5.付款期限（如验收合格后30日内付款）；

6.发票要求（发票类型、税率、开具时间及送达要求）；

7.违约责任（如逾期付款违约金计算方式、收款方未按约定提供服务/货物时的退款条款等）。

第六条付款条款审查要点

1.业务部门审查：确保付款条款与业务实际需求一致，付款进度与合同履行节点匹配，避免设置不合理的付款条件（如过高预付款比例）。

2.财务部门审查：审核收款方账户信息的完整性、准确性；评估付款方式的可行性及资金成本（如承兑汇票的贴现成本）；确认发票条款符合税务管理要求。

3.法务部门审查：审查付款条款的合法性，确保违约责任条款清晰、可执行，避免出现歧义或无法追责的情况。

第七条特殊情况处理

对于金额较小（如单笔付款金额低于5000元）的零星采购业务，经业务部门负责人及财务负责人批准后，可简化合同形式，但需签订书面确认单，明确付款金额、事由及发票要求。

第三章付款流程管理

第八条付款申请发起

1.业务部门在付款条件达成后，应及时填写《付款申请表》（见附件1），并附以下资料：

-合同原件或复印件（首次付款需提供原件核对）；

-发票（需经财务部门认证或核验无误）；

-验收证明（如货物验收单、服务确认单、加工产品质检报告等，根据合同约定的付款条件提供）；

-进度确认文件（如针对进度款的阶段性成果报告、双方签字确认的进度表等）；

-其他必要资料（如收款方委托付款证明、变更付款账号的函件等，需加盖收款方公章）。

2.业务部门负责人对付款申请资料的真实性、完整性及付款条件的达成情况进行审核，签字确认后提交财务部门。

第九条财务部门审核

财务部门收到付款申请后，应在3个工作日内完成以下审核工作：

1.资料完整性审核：检查《付款申请表》填写是否规范，合同、发票、验收证明等资料是否齐全。

2.合规性审核：

-审核发票信息（发票抬头、税号、金额、税率等）是否与合同及实际业务一致，发票是否真实、合规（通过税务系统查验）；

-确认付款金额是否符合合同约定，是否存在超额付款风险；

-核实收款方信息与合同一致，如涉及委托付款，需审核委托文件的真实性及合法性。

3.财务可行性审核：结合公司资金状况，评估付款计划的可行性，确保付款安排符合公司资金预算。

4.审核通过后，财务部门负责人在《付款申请表》上签字确认，提交审批