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供应商管理与停用流程标准范本
一、总则
1.1目的与依据
为规范公司供应商管理,确保采购物资及服务的质量、交期与成本控制,降低供应链风险,维护公司合法权益,特制定本标准。本标准依据国家相关法律法规及公司《采购管理制度》等内部规定编制。
1.2适用范围
本标准适用于公司所有生产性、非生产性物资及服务类供应商的准入、评估、合作过程管理、绩效监控直至最终停用的全过程管理。特殊行业或有专项规定的供应商管理,可在本标准基础上制定补充细则。
1.3基本原则
供应商管理遵循“公开、公平、公正”、“择优录用”、“动态管理”及“风险可控”的原则。强调与优质供应商建立长期稳定的战略合作关系,同时对不符合要求的供应商坚决予以停用。
二、供应商的准入与评估
2.1准入基本条件
潜在供应商需具备合法的经营资质、必要的生产或服务能力、良好的商业信誉、健全的质量管理体系及财务状况,并能提供满足公司需求的产品或服务。
2.2准入评估流程
2.2.1信息收集与初审:采购部门负责收集潜在供应商信息,进行初步筛选,剔除明显不符合基本条件者。
2.2.2实地考察与资料审核:对通过初审的供应商,由采购部门牵头,会同质量、技术等相关部门进行实地考察,核实其生产设施、技术能力、质量控制、环保安全等情况,并审核其资质文件、业绩证明等。
2.2.3样品测试与小批量试用:必要时,可要求供应商提供样品进行测试,或进行小批量试用,以验证其产品或服务的符合性。
2.2.4综合评估与审批:根据考察结果、资料审核情况、样品测试/试用反馈等,对供应商进行综合评估打分。评估合格的供应商,按审批权限报相应管理层审批后,纳入合格供应商名录。
三、供应商的日常管理与绩效监控
3.1信息更新与维护
采购部门负责定期更新供应商的基本信息、联系方式、产能、认证资质等,并确保信息的准确性与完整性。
3.2绩效评估体系
建立科学的供应商绩效评估体系,评估指标通常包括但不限于:
质量:产品合格率、退货率、质量事故发生率等。
成本与价格:价格竞争力、成本控制能力、付款条件等。
交付:准时交付率、订单满足率、响应速度等。
服务:售前售后服务水平、问题解决能力、技术支持等。
合规性与社会责任:法律法规遵守情况、环保要求、劳动用工等。
3.3绩效评估实施
采购部门定期(如每季度或每半年)组织对合格供应商的绩效进行评估,评估结果应及时反馈给供应商,并作为后续合作、订单分配及是否考虑停用的重要依据。对表现优异的供应商,可考虑给予更多合作机会或激励;对表现欠佳的供应商,应发出改进通知,要求其限期整改。
四、供应商的停用流程
4.1停用的触发与评估
出现以下情况之一,可启动供应商停用评估程序:
绩效评估不合格,且经限期整改后仍未达到要求的。
提供的产品或服务存在严重质量问题,导致公司重大损失或声誉受损的。
违反合同约定,如严重逾期交付、恶意涨价、提供虚假信息等。
发生重大违法违规行为、严重失信事件或涉及重大诉讼可能影响其履约能力的。
公司业务调整,不再需要该类产品或服务的。
供应商自身原因(如破产、清算、停产等)无法继续合作的。
其他经评估认为应予以停用的情形。
由采购部门根据上述情况,或相关部门的投诉与建议,发起供应商停用评估申请,提交至跨部门评估小组(可包括采购、质量、技术、生产、法务等部门代表)进行评估。
4.2停用决策与审批
评估小组对拟停用供应商的情况进行充分论证和评估,形成评估意见。根据供应商的重要程度、合作规模及停用影响范围,评估意见按以下权限进行审批:
一般供应商停用:由采购部门负责人审批。
重要供应商或停用影响较大的:报请公司分管领导审批。
战略级供应商或涉及重大合同变更的:报请公司最高管理层审批。
审批通过后,正式确定供应商停用。
4.3停用实施与过渡期管理
4.3.1通知供应商:采购部门负责向被停用供应商发出书面《供应商停用通知书》,说明停用原因、停用日期及后续处理事宜。
4.3.2库存与订单处理:
对已下达但未交付的订单,根据合同约定及停用原因,与供应商协商处理方案(如取消订单、变更交付期或转移订单)。
对公司已接收的库存物资,进行评估和清理,制定消化或处置计划。
4.3.3替代资源衔接:确保在供应商停用前,已找到合适的替代供应商或制定了有效的替代方案,以保障公司生产经营的连续性。
4.3.4资料与信息交接:结清与被停用供应商的所有款项(如适用),回收相关技术资料、模具、知识产权等公司资产,办理完毕所有必要的交接手续。
4.4停用后续管理
4.4.1信息更新:采购部门及时将停用供应商从合格供应商名录中移除,并在供应商管理系统中更新其状态为“停用”。
4.4.2档案保管:对被停用供应商的相关评估资料、合同文件、沟通记录等档案进行整理和归档保存,以备查。
4.4
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