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办公设备采购流程规范及合同示范

一、总则

为规范公司办公设备采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，确保采购过程公开、公平、公正，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范适用于公司各部门所有办公设备的采购活动。办公设备主要包括但不限于计算机、打印机、复印机、投影仪、传真机、办公家具等与日常办公相关的各类设备。

二、采购流程规范

（一）需求提出与确认

1.需求发起：各部门根据实际工作需要，由使用人或部门负责人提出办公设备采购需求。需求应明确设备名称、规格型号、数量、主要技术参数、预估单价、预算金额、期望交付时间及其他特殊要求。

2.部门审核：部门负责人对本部门提出的采购需求的真实性、必要性及合理性进行审核。审核通过后，提交至行政部（或指定的采购管理部门，下同）。

3.需求汇总与确认：行政部对各部门提交的采购需求进行汇总。对于技术参数复杂或金额较大的采购需求，行政部可组织相关技术部门（如IT部）进行可行性与技术标准的审核。必要时，行政部需与需求部门进一步沟通确认，确保需求描述清晰、准确。

（二）采购计划制定与审批

1.编制采购计划：行政部根据确认后的采购需求，结合公司年度预算及库存情况（如适用），编制《办公设备采购计划》。采购计划应包括采购项目、规格型号、数量、预算金额、采购方式建议、预计采购周期等内容。

2.采购计划审批：《办公设备采购计划》按公司规定的审批权限逐级报批。涉及大额资金支出或特殊采购项目，需报请公司管理层审批。审批通过的采购计划作为后续采购执行的依据。

（三）供应商寻源与评估

1.供应商信息收集：行政部根据采购计划中的设备类型和要求，通过市场调研、行业推荐、过往合作记录等多种渠道收集潜在供应商信息。

2.供应商初步筛选：对收集到的供应商进行初步筛选，主要考察其资质（营业执照、相关行业认证等）、生产或供应能力、商业信誉、售后服务体系等基本条件。

3.供应商评估：对于重要或大额采购项目，应组织对通过初步筛选的供应商进行实地考察或发出询价函，要求其提供详细的公司介绍、产品资料、技术方案、报价单、售后服务承诺及相关资质证明。评估内容可包括但不限于价格竞争力、产品质量、技术实力、供货周期、付款条件、售后服务能力及企业信誉等。

（四）采购执行

1.采购方式选择：根据采购金额、设备特性及公司相关规定，选择合适的采购方式，如：

*直接采购：适用于金额较小、市场价格透明、或长期合作的定点供应商提供的标准产品。

*询价采购：向不少于三家符合条件的供应商发出询价单，根据报价、资质、服务等综合因素择优确定成交供应商。

*竞争性谈判/招标采购：适用于金额较大、技术复杂或对服务有特殊要求的采购项目，具体按公司招标管理办法或相关规定执行。

2.合同谈判与签订：确定意向供应商后，行政部（必要时会同法务部门）与供应商就产品价格、质量标准、交付时间、运输方式、安装调试、验收标准、售后服务、付款方式、违约责任等主要条款进行谈判。谈判达成一致后，签订正式的采购合同。合同文本应采用公司标准合同范本（见本规范附件）或经法务部门审核的合同文本。

（五）履约与验收

1.合同履约：供应商按照合同约定组织生产、备货、发货。行政部负责跟踪合同履行进度，及时与供应商沟通，确保设备按期交付。

2.到货检验：设备送达指定地点后，行政部组织使用部门、相关技术部门（如需要）共同对设备的数量、外观、型号规格、随机附件、技术资料等进行初步检验。如有异议，应立即通知供应商，并做好记录。

3.安装调试与试运行：对于需要安装调试的设备，由供应商负责在约定时间内完成安装调试工作。行政部和使用部门配合，并对安装调试过程进行监督。设备安装调试完成后，应进行必要的试运行，以检验设备是否符合使用要求。

4.最终验收：设备试运行正常后，行政部组织使用部门、技术部门（如需要）依据合同约定的质量标准、技术参数及验收规范进行最终验收。验收合格的，共同签署《设备验收单》；验收不合格的，应明确指出问题，要求供应商限期整改后重新验收。

（六）付款与档案管理

1.付款申请：验收合格后，行政部根据采购合同约定的付款条件，整理齐全相关凭证（如发票、验收单、合同等），按公司财务审批流程提交付款申请。

2.财务付款：财务部对付款申请及相关凭证进行审核，审核无误后按合同约定的付款方式和期限办理付款手续。

3.档案归档：采购项目完成后，行政部负责将采购过程中的所有文件资料，包括需求申请、审批单、采购计划、供应商资料、询价记录、招投标文件（如有）、采购合同、验收单、发票复印件、付款凭证等整理成册，统一归档保存，以备查阅。

三、采购合同示范

办公设备采购合同

合同编号：[年份]-[部门缩写]-采-[