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采购部合同档案管理制度

文件编号：LMC-CG2024Z05-01

版本号：1.0

编制：采购部

会审：

审核：

批准：陈潇

发行日期：2024.07.

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1.目的：为规范企业的采购合同档案管理工作，确保采购合同、订单等资料的完整性、准确

性和安全性，为企业的采购活动提供有力支持，特颁布本制度。

2.范围：本制度适用于企业采购部门内部人员。

3.采购合同档案的管理：

3.1分类归档：

-采购合同的档案应依照合同的类型、日期、供应商等进行分类归档。

-每份合同都应有明确的档案编号，以便于查找和管理。

3.2信息要求：

-每份采购合同应至少包括以下信息：合同编号、合同名称、合同签订方、合同签订日期、

合同金额、合同有效期、合同履行情况等。

3.3存放方式：

-采购合同的原件应存放在采购档案室的文件柜中。

3.4定期整理：

-采购合同的档案应定于每周五/周六进行整理，确保档案的完整性和可查阅性。

3.5借阅管理：

-档案管理人员应依照规定程序和权限进行档案借阅，档案保管人员为采购部内勤跟单人员。

-借阅记录应认真记录借阅人、借阅日期、借阅目的等信息，并经过主管核准后方可借阅。

3.6保管设施：

-档案管理人员应定期进行档案保管设施和设备的检查和维护，确保档案的安全性和牢靠性。

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3.7备份与保密：

-采购合同的档案应依据法律法规的要求进行备份和保密，禁止私自复制、外传和泄露档案

信息。

4.签订采