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供应商管理工作流程文件模板

1.引言

1.1目的

为规范公司供应商管理行为，降低采购风险，提高供应链效率与效益，确保所采购产品/服务的质量与交付稳定性，特制定本流程。本流程旨在建立一套系统化、标准化的供应商管理机制，实现对供应商全生命周期的有效管控，以支持公司整体业务目标的达成。

1.2适用范围

本流程适用于公司所有对外采购产品/服务的供应商管理活动，涵盖从供应商寻源、评估、选择、合作、绩效评估至关系维护与淘汰的全过程。公司各部门涉及供应商合作与管理的活动，均须遵循本流程规定。

1.3定义

*供应商：指能向公司提供产品、服务或解决方案，具备相应资质和能力的法人或其他经济组织。

*供应商寻源：指根据采购需求，通过各种渠道寻找潜在供应商的过程。

*供应商评估：指对供应商的资质、能力、财务状况、生产能力、质量体系、商业信誉、社会责任等方面进行的系统性考察与评价。

*供应商准入：指通过评估的供应商正式进入公司合格供应商名录的过程。

*供应商绩效评估：指在合作过程中，定期对供应商的交付准时率、产品/服务质量、价格竞争力、售后服务、合作配合度等方面进行的综合评价。

2.供应商管理流程

2.1需求确认与规划

*主要活动：

*各需求部门根据业务发展规划及实际运营需要，提出明确的采购需求，包括产品/服务规格、质量标准、数量、交付周期、预算等，并提交至采购部门（或指定的供应商管理部门，下同）。

*采购部门会同需求部门对采购需求进行审核、确认，并根据需求的性质、金额及战略重要性，制定相应的供应商管理策略和寻源计划。

*责任部门/岗位：需求部门、采购部门

*输出文件/记录：《采购需求说明书》、《供应商寻源计划》

2.2供应商寻源与信息收集

*主要活动：

*采购部门根据寻源计划，通过行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、现有供应商介绍等多种渠道广泛搜集潜在供应商信息。

*初步筛选潜在供应商，收集其基本信息，如公司概况、主营业务、资质认证、生产能力、主要客户、联系方式等。

*建立潜在供应商信息库，进行初步分类管理。

*责任部门/岗位：采购部门

*输出文件/记录：《潜在供应商信息表》、潜在供应商信息库

2.3供应商评估与准入

*主要活动：

*评估启动：采购部门根据采购需求和寻源情况，确定需要进行正式评估的供应商名单，并组建评估小组（可包括采购、技术、质量、财务等相关部门人员）。

*信息索取与初审：向目标供应商发出《供应商调查问卷》或《信息登记表》，要求其提供详细的资质文件（如营业执照、相关生产/经营许可证、质量体系认证证书、财务报表等）。评估小组对供应商提交的资料进行初步审核。

*现场考察（如必要）：对于重要或复杂的采购项目，评估小组可组织对供应商进行现场考察，核实其生产设施、工艺流程、质量控制体系、管理水平等实际情况。

*综合评估：评估小组依据预设的《供应商评估标准》（通常包括质量、成本、交付、服务、技术能力、财务状况、商业信誉、社会责任等维度），对供应商进行量化或定性的综合评估打分。

*评估结果审批：评估小组将《供应商评估报告》及评估结果提交至相关管理层进行审批。

*准入与名录更新：通过审批的供应商正式纳入公司《合格供应商名录》，并建立详细的供应商档案。未通过评估的供应商，将其信息存入备选库或淘汰，并通知供应商。

*责任部门/岗位：采购部门、评估小组、相关管理层

*输出文件/记录：《供应商调查问卷》、《供应商评估标准》、《供应商现场考察报告》（如适用）、《供应商评估报告》、《合格供应商名录》、供应商档案

2.4合同谈判与签订

*主要活动：

*采购部门根据采购需求和评估结果，从《合格供应商名录》中选择合适的供应商进行商务谈判，谈判内容包括价格、付款方式、交付条款、质量标准、违约责任、售后服务等核心合同条款。

*技术、法务等相关部门协助审核合同技术条款和法律条款。

*双方达成一致后，拟定正式采购合同，按公司合同审批流程进行审批。

*合同审批通过后，由授权代表签署，并分发至相关部门及供应商。

*责任部门/岗位：采购部门、需求部门、法务部门、财务部门、授权签约人

*输出文件/记录：采购合同、合同审批记录

2.5供应商日常管理与绩效评估

*主要活动：

*订单执行与监控：采购部门根据合同约定下达采购订单，并对订单的执行情况进行跟踪，确保供应商按要求交付产品/服务。

*沟通与协调：与供应商保持日常沟通，及时解决合作过程中出现的问题，确保信息畅通。

*绩效数据收集：采购部门联合需求部门、质量部门等，定期收集供应商的绩效数据，如交付准时