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公章安全管理制度

一、总则

1.1制度目的

为规范单位公章的刻制、保管、使用、销毁等全生命周期管理行为，防范公章使用风险，保障单位合法权益，维护单位信誉及运营秩序，特制定本制度。本制度旨在建立权责清晰、流程规范、风险可控的公章管理体系，确保公章使用合法、安全、高效。

1.2制定依据

本制度依据《中华人民共和国印章管理办法》《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《中华人民共和国公司法》及单位《内部控制手册》《档案管理规定》等相关法律法规和内部制度制定，确保公章管理符合国家法规要求及单位管理实际。

1.3适用范围

1.3.1适用对象本制度适用于单位总部各部门、各分支机构（含分公司、子公司、办事处）、全资及控股企业，以及上述单位全体员工（含正式员工、劳务派遣人员、实习生等）。涉及公章管理的各类主体均须遵守本制度。

1.3.2适用事项本制度适用于公章的刻制申请、审批、备案、启用、保管、使用审批、登记、用印、停用、销毁等全流程管理行为，以及与公章相关的安全检查、责任追究等活动。

1.4基本原则

1.4.1安全性原则公章管理以防范安全风险为核心，建立物理防护（如保险柜、专人保管）和技术防护（如电子印章系统、用印审批留痕）双重保障机制，确保公章实体及使用过程的安全。

1.4.2规范性原则公章管理流程标准化、操作规范化，明确各环节操作标准、审批权限及责任主体，杜绝随意用印、越权用印等行为。

1.4.3权责对等原则明确公章管理各主体的权利与责任，实行“谁审批、谁负责，谁保管、谁担责”的责任机制，建立责任追究制度，确保责任落实到人。

1.4.4全程可控原则公章使用全流程留痕，实现从申请到归档的记录可追溯、过程可监控、责任可界定，确保每一步操作均有据可查。

1.5责任主体

1.5.1归口管理部门单位办公室（或综合管理部）为公章管理的归口管理部门，主要职责包括：

（1）制定和完善公章管理制度及操作流程；

（2）统筹公章刻制、启用、停用、销毁等审批工作；

（3）监督各部门公章管理执行情况，组织定期检查；

（4）负责公章管理培训及安全教育工作。

1.5.2业务部门各部门为本部门公章使用管理的直接责任部门，部门负责人对本部门公章使用负总责，主要职责包括：

（1）规范本部门公章使用行为，确保用印内容合法合规；

（2）指定专人担任本部门公章保管员，明确保管责任；

（3）定期向归口管理部门报告公章管理情况，配合检查工作。

1.5.3保管责任人公章保管员（含部门公章保管员、单位公章专职保管员）为公章直接保管责任人，主要职责包括：

（1）妥善保管公章实体，确保公章存放安全（如存放于带锁保险柜，钥匙专人保管）；

（2）严格执行用印审批流程，核对用印材料（如文件内容、审批手续）是否齐全、合规；

（3）规范登记用印记录，包括用印日期、用印事由、审批人、文件名称及份数等信息；

（4）发现公章使用异常情况（如未经审批用印、文件内容异常等）立即报告归口管理部门及单位领导。

二、公章的刻制与启用

2.1刻制申请与审批

2.1.1申请条件

单位在特定情况下需要刻制新公章，这些情况包括单位首次成立、单位名称变更、原有公章损坏或丢失、公章停用后需重新启用等。申请人必须为单位法定代表人或其书面授权的代表，确保申请主体合法。申请材料需完整提交，包括单位营业执照副本复印件、法定代表人身份证明、公章刻制申请表以及相关证明文件，如名称变更需提供工商变更通知书。材料需加盖单位公章或由法定代表人签字，以核实真实性。归口管理部门在收到申请后，需对材料进行初步审核，确认材料齐全且符合规定，否则将退回申请并说明原因。例如，若申请材料缺失，申请人需在五个工作日内补齐，否则申请自动失效。

2.1.2审批流程

审批流程确保公章刻制的规范性和安全性，由归口管理部门牵头执行。申请人提交材料后，首先由部门负责人进行初审，重点检查申请理由是否充分、材料是否真实有效。初审通过后，材料转报单位分管领导或主要领导进行终审。终审需在三个工作日内完成，审批结果以书面形式通知申请人。审批过程中，归口管理部门需记录审批时间、审批人意见及签字，形成审批档案。若审批未通过，需明确告知原因，如申请理由不合规或材料虚假，申请人可重新提交申请。整个流程强调透明性，审批记录需存档至少五年，便于后续追溯。例如，在单位名称变更的审批中，领导需核实变更文件的有效性，确保公章刻制与最新单位信息一致。

2.2公章刻制

2.2.1刻制单位选择

刻制单位的选择是确保公章合法性和安全性的关键环节，单位必须选择公安机关备案的合法刻制单位。这些单位需具备《印章刻制许可证》等相关资质，并通过年度审核。归口管理部门负责收集和评估潜在刻制单位的信息，包括其信誉、历史业绩及服务记录。评估标准