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企业电子合同签署及管理标准

引言

随着数字化转型在各行业的深入推进，电子合同作为提升企业运营效率、降低管理成本、保障交易安全的重要工具，其应用日益广泛。为规范公司电子合同的签署行为，确保电子合同的法律效力、数据安全与管理有序，特制定本标准。本标准旨在为公司各部门及员工提供清晰的操作指引，确保电子合同从发起、签署到存储、管理的全生命周期均符合国家法律法规及公司内部管理制度要求，保障公司合法权益。

一、总则

1.1目的与依据

本标准依据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国电子签名法》及相关法律法规，结合公司实际业务需求制定，旨在规范电子合同的签署流程与管理行为，明确各相关方职责，提升合同管理水平。

1.2适用范围

本标准适用于公司及所属各单位在经营管理活动中，通过第三方电子合同服务平台或公司自建可信电子合同系统（以下统称“电子合同系统”）进行的各类合同、协议、函件等具有法律意义的文件（以下统称“电子合同”）的签署与管理活动。特殊类型合同如法律法规另有强制性规定的，从其规定。

1.3基本原则

电子合同的签署与管理应遵循以下原则：

*合法性原则：电子合同的签署流程、电子签名技术、合同内容及管理方式均需符合国家现行法律法规规定。

*真实性原则：确保电子合同签署各方主体身份真实有效，签署意愿真实明确。

*完整性原则：保证电子合同内容在签署及存储过程中的完整无缺，未经授权不得篡改。

*安全性原则：采取必要的技术手段和管理措施，保障电子合同从生成、签署、传输到存储的全过程安全，防止信息泄露、丢失或被非法篡改。

二、电子合同签署规范

2.1合同文本规范

2.1.1电子合同文本的内容应符合公司合同管理相关规定，条款清晰、明确，无歧义。

2.1.2电子合同文本在发起签署前，应履行公司内部相应的审核审批流程，确保合同内容的合规性与准确性。

2.2签署主体身份认证

2.2.1电子合同系统应具备严格的签署主体身份认证机制。

2.2.2对于自然人签署方，应至少采取实名认证（如依托国家权威身份信息库进行核验）、手机短信验证、人脸识别等一种或多种组合方式进行身份确认。

2.2.3对于企业或其他组织签署方，应核验其统一社会信用代码等工商注册信息，并对其授权代表进行实名认证及授权有效性核验。授权代表的身份认证参照自然人签署方执行。

2.2.4身份认证信息应妥善保存，作为电子合同有效性的辅助证明。

2.3电子签名要求

2.3.1电子合同签署应采用符合《中华人民共和国电子签名法》规定的“可靠的电子签名”。可靠的电子签名应同时满足以下条件：

（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；

（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；

（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；

（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

2.3.2鼓励使用基于国家认可的电子认证服务机构颁发的数字证书的电子签名。

2.3.3电子签名的样式应能体现签署人的个体特征（如手写签名图像或个人印章图像），但其法律效力不依赖于样式本身，而取决于其背后的技术支撑是否符合“可靠电子签名”的要求。

2.4签署流程规范

2.4.1电子合同的发起：由合同发起方在电子合同系统中上传或生成合同文本，明确签署方、签署顺序（如有）、签署截止日期等信息。

2.4.2电子合同的发送：电子合同系统应将待签署合同准确送达至各签署方指定的接收终端（如电子邮箱、手机APP等），并向签署方发送签署通知。

2.4.3电子合同的签署：签署方在完成身份认证后，按照电子合同系统提示完成电子签名操作。系统应记录签署动作、签署时间、签署设备等信息。

2.4.4时间戳：电子合同在完成全部签署后，应由权威的第三方时间戳服务机构为其加盖精确的时间戳，以证明合同的签署时间。时间戳应作为电子合同的组成部分。

2.4.5签署完成：所有签署方均完成签署并加盖时间戳后，电子合同签署流程结束，系统应自动生成最终的已签署电子合同。

2.5电子合同生成规范

2.5.1已签署的电子合同应包含以下基本要素：合同文本内容、各签署方的电子签名（含签名外观及必要的验证信息）、各签署方的签署时间、整体合同的时间戳。

三、电子合同管理规范

3.1存储要求

3.1.1已签署的电子合同应采用安全可靠的方式进行存储，确保其完整性、真实性和可访问性。

3.1.2存储介质应具备防篡改、防丢失、抗震、防火、防潮等物理安全特性。推荐采用具备国家信息安全等级保护相应级别认证的云存储服务或企业内部专用存储服务器。

3.1.3电子合同的存储期限应不短于合同约定的权利义务终止后或法律法规规定的最低保存年限。

3.2保管与使用

3.2.3电子合同的展示和使用，应以电子合同系统中存储的原始