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会计凭证整理与归档实操指南

会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是会计核算的基石，其规范整理与科学归档对于企业财务管理至关重要。它不仅是后续账务处理、财务分析、审计监督的直接依据，更是维护企业经济秩序、保障财务信息真实性与合法性的关键环节。本文将结合实务经验，系统阐述会计凭证从日常整理到最终归档的全流程操作要点与注意事项，旨在为财务人员提供一套实用、严谨的工作指引。

一、凭证整理前的准备工作

在着手整理会计凭证之前，充分的准备工作是确保后续流程顺畅高效的前提。这一阶段的核心任务是确保凭证的完整性、合规性，并为整理操作创造有序的环境。

首先，凭证收集的全面性是基础。财务人员应定期（通常按周或按月）将分散在各业务部门或个人手中的原始凭证、记账凭证等集中收集。特别注意对一些特殊业务（如跨期费用、预提待摊项目）的凭证进行追踪，避免遗漏。收集过程中，要初步检查凭证是否属于本核算期，有无明显的缺失或不合规迹象。

其次，整理工具与场地的准备亦不可或缺。应准备干净整洁的工作台面，配备必要的工具，如打孔机（手动或电动）、装订线（或装订胶管）、胶水、固体胶、剪刀、尺子、回形针、大头针、凭证封面、包角纸、档案盒等。若采用装订机装订，需提前调试机器，确保装订效果。

二、会计凭证的整理流程

凭证整理是确保后续装订与归档质量的核心环节，需要细致与耐心，力求规范统一。

（一）凭证排序与检查

1.按编号排序：通常情况下，记账凭证应按照其填制的日期顺序或凭证编号顺序进行排列。这是最基本也最常用的排序方式，便于后续查阅与核对。对于采用收、付、转凭证分类的企业，则应分别对收款凭证、付款凭证、转账凭证进行排序，再按类别依次整理。

2.完整性与合规性检查：在排序过程中，同步对每张记账凭证及其所附原始凭证进行检查。

*原始凭证的齐全性：检查附件是否齐全，如发票、收据、入库单、出库单、合同、银行回单等是否均已附上，有无漏缺。

*内容的一致性：核对记账凭证摘要、借贷方科目、金额与所附原始凭证的内容是否一致，大小写金额是否相符。

*手续的完备性：检查原始凭证上的签字、盖章是否齐全，如经办人、审批人、验收人等相关人员的签章是否完备。

*合规性审查：初步判断原始凭证的经济业务是否合法合规，票据是否真实有效，有无过期或虚假票据。

（二）原始凭证的折叠与粘贴

原始凭证种类繁多，尺寸大小不一，为便于装订和查阅，需要进行规范的折叠与粘贴。

1.折叠：对于大于记账凭证尺寸的原始凭证，应按照“先下后上，先右后左”的原则进行折叠，确保折叠后不超出记账凭证的边缘，且原始凭证的关键信息（如日期、金额、单位名称）不被遮盖。对于A4纸大小的文件，可先沿凭证上边沿对齐折叠，再将下边向上折叠，使其与凭证大小一致。

2.粘贴：对于面积较小、零散的原始凭证（如车票、小额发票等），应粘贴在“原始凭证粘贴单”上。粘贴时应遵循“从右到左、从上到下”或“鱼鳞式”的粘贴方法，确保粘贴牢固、平整，避免重叠过多导致厚薄不均，影响装订效果。粘贴单的大小应与记账凭证一致。每张粘贴单上粘贴的凭证不宜过多，以便于翻阅。

（三）凭证附件的处理

1.附件张数的计算与填写：记账凭证应注明所附原始凭证的张数。一般以自然张数为准，即凡是与经济业务内容相关的每一张原始凭证，都应计算在内。对于粘贴在粘贴单上的零散凭证，以粘贴单的张数为准。

2.重要原始凭证的处理：对于某些性质重要、查阅频繁或体积较大不便直接装订的原始凭证（如合同、协议、房产证复印件等），可另行单独保管，但必须在记账凭证上注明“附件另存”及存放地点或编号，并由相关人员签字确认，以保证会计资料的完整性和可追溯性。

三、会计凭证的装订

凭证装订是将整理完毕的记账凭证连同原始凭证装订成册，使其成为一本完整、牢固、规范的会计档案，以利保管和查阅。

（一）装订前的整理

将检查、折叠、粘贴完毕的记账凭证整理整齐，确保左、上边缘对齐，可用夹子临时固定。对于厚度较大的凭证（如附件较多），可适当分散装订，避免一本凭证过厚，影响翻阅和保管。

（二）选择装订方式与装订位置

目前常用的装订方式有“左上角装订”和“左侧长边装订”。前者较为传统，耗材简单；后者装订后翻阅更方便，视觉效果更佳，是目前推荐的方式。装订位置应选择凭证左侧或左上角，确保装订线不压盖凭证的关键信息。

（三）具体装订步骤（以左侧长边装订、使用装订机为例）

1.打孔：将整理整齐的凭证放在装订机上，调整好位置，确保打孔居中且不偏离边缘，一般打两到三个孔。

2.穿线（或上胶管）：若使用棉线装订，将线穿过打好的孔，注意线要拉紧，确保凭证装订牢固，打结处应在凭证背面，并将线头剪齐。若使用胶管热熔装订机，则将胶管套入孔中，通过机器加热使胶管融化粘合。

3.包角：为保护凭证边角