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采购流程规范

一、采购流程概述

采购流程规范是企业或组织获取所需物品或服务的标准化操作程序。通过规范化流程，可以确保采购活动的效率、透明度和合规性，降低成本风险，并提升供应链管理水平。

采购流程通常包括以下几个核心环节：需求确认、供应商选择、合同签订、订单执行、验收交付及付款等。本规范旨在明确各环节的操作步骤、责任分工及控制要点，确保采购活动有序进行。

二、采购流程的主要步骤

（一）需求确认与审批

1.需求提出

-业务部门根据工作计划或库存情况，填写《采购需求申请单》，明确所需物品/服务的名称、规格、数量、用途及期望到货时间。

-需求申请需附上必要的说明或审批依据（如项目计划、预算证明等）。

2.需求审核

-采购部门对需求申请进行合理性、必要性及预算匹配性审核，必要时与需求部门沟通确认。

-审核通过后，由相关负责人签字批准，并录入采购管理系统。

（二）供应商选择与管理

1.供应商筛选

-根据采购需求，通过供应商数据库或市场调研，筛选符合资质的潜在供应商。

-评估供应商的资质、信誉、价格、交货能力及售后服务，可进行招标、比价或邀请报价等。

2.供应商评估与确定

-对候选供应商进行综合评分（如质量、价格、服务、合作历史等），选择最优供应商。

-建立合格供应商名录，定期更新评估结果，淘汰不合格供应商。

（三）合同签订与执行

1.合同准备

-采购部门与选定的供应商协商合同条款，包括价格、交付时间、付款方式、质量标准、违约责任等。

-合同需经过法务或财务部门审核，确保条款合法合规。

2.合同签订

-双方授权代表签字盖章，正式确立合作关系。

-合同归档，并通知相关部门（如仓储、财务）同步信息。

3.订单下达

-采购系统生成采购订单（PO），发送给供应商确认。

-供应商确认后，记录订单状态并安排生产或发货。

（四）到货验收与入库

1.到货检查

-物品到货后，由仓储或质检部门核对数量、规格、外观是否与订单一致。

-必要时进行抽检或全检，确保符合质量标准。

2.验收确认

-验收合格后，填写《验收单》，并通知财务部门办理入库手续。

-验收不合格的，需及时与供应商沟通退换货事宜。

（五）付款与结算

1.发票核对

-财务部门核验供应商发票与合同、验收单是否一致，确保金额无误。

-发现差异需联系采购或供应商澄清。

2.付款执行

-按合同约定的付款周期及条件，通过银行转账或系统支付款项。

-付款后，在系统中标记订单状态为“已完成”，并归档付款凭证。

三、关键控制与注意事项

1.权限管理

-不同采购环节需明确责任分工，避免一人包揽需求、审批、执行等关键步骤。

-大额采购需经多层审批，如部门主管、分管领导等。

2.流程记录

-所有采购活动需在系统中留痕，包括需求申请、供应商选择、合同签订、验收记录等，便于追溯审计。

3.风险防范

-定期审查采购流程的合规性，识别潜在风险（如供应商依赖、价格波动等），并制定应对措施。

-鼓励跨部门协作，及时解决采购过程中的问题。

4.持续优化

-每季度复盘采购数据（如采购周期、成本节约率、供应商满意度等），优化流程效率。

-引入新技术（如电子采购平台）提升自动化水平。

三、关键控制与注意事项（续）

1.权限管理（续）

(1)角色分工明确

-需求部门：负责提出真实、准确的需求，提供使用场景及预期目标。

-采购部门：负责供应商管理、价格谈判、合同执行，需与财务、法务等部门协同。

-仓储/质检部门：负责到货验收，确保数量、质量符合要求。

-财务部门：负责发票审核、资金支付及付款记录管理。

-管理层：对超预算或重大采购进行最终审批。

(2)审批流程细化

-小额采购（≤1万元）：需求部门提交申请，采购主管审批。

-中额采购（1万-10万元）：需求部门提交申请，采购主管审核，部门经理审批。

-大额采购（10万元）：需求部门提交申请，采购部门评估后，提交至部门经理、分管领导及财务总监联签。

-特殊采购（如定制服务）：需附详细技术参数及预算说明，增加法务部门参与审核环节。

2.流程记录（续）

(1)系统化管理要求

-所有采购活动必须在ERP或电子采购平台中完整记录，包括：

-需求申请单（提交人、日期、审批链）

-供应商评估报告（评分、来源、合作历史）

-合同文本（关键条款、签订日期、有效期）

-采购订单（PO号、数量、单价、交付日期）

-验收单（签字、日期、质检结果）

-发票信息（号码、金额、税号）

-付款凭证（银行流水、支付日期）

-系统需支持版本控制，确保每次变更可追溯。

(2)纸质文档备份

-对于电子