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企事业单位电子档案管理规范手册

企事业单位电子档案管理规范手册

前言

随着信息技术的飞速发展和数字化转型的深入推进，电子档案已成为企事业单位各项活动中形成的核心信息资源，是单位历史面貌的真实记录和未来决策的重要依据。为规范我单位电子档案的管理工作，确保电子档案的真实、完整、可用与安全，提高档案管理科学化、规范化、信息化水平，充分发挥电子档案在单位运营、管理和发展中的重要作用，特制定本规范手册。

本手册依据国家有关档案管理的法律法规及相关行业标准，结合本单位实际情况编制。全体员工均应认真学习、严格遵守。

第一章总则

1.1定义与范围

本手册所称电子档案，是指企事业单位在各项工作中直接形成的，具有保存价值的数字格式的各种信息记录，包括文字、图表、图像、音频、视频等。其形成、办理、传输、存储、利用等环节均主要依托计算机信息系统进行。

本规范适用于本单位各部门及全体员工在公务活动中形成的各类电子档案的管理。

1.2管理目标

电子档案管理旨在实现以下目标：

1.真实性保障：确保电子档案的内容与形成时一致，来源可靠，形成过程可追溯。

2.完整性控制：保证电子档案的内容、结构、背景信息和元数据的齐全完整。

3.可用性实现：确保电子档案在规定的时间内，以规定的方式能够被准确检索、读取和理解。

5.合规性遵循：确保电子档案管理符合国家法律法规及行业主管部门的相关规定。

1.3基本原则

电子档案管理应遵循以下原则：

1.统一领导，分级负责：建立健全电子档案管理领导体系和工作网络，明确各级管理职责。

2.全程管理，前端控制：对电子文件从形成、流转、归档到长期保管、利用的全过程进行管理，注重源头控制。

3.规范标准，确保质量：采用符合国家标准和行业规范的技术和方法，保证电子档案的质量。

4.安全保密，权责分明：严格执行保密规定，明确电子档案访问、使用的权限和责任。

5.便捷利用，服务发展：在安全保密的前提下，优化电子档案利用流程，为单位各项工作提供有效服务。

第二章管理机构与职责

2.1档案工作领导机构

单位应成立档案工作领导小组，由单位分管领导任组长，相关部门负责人为成员。其主要职责包括：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策。

2.审定本单位电子档案管理规章制度和发展规划。

3.协调解决电子档案管理工作中的重大问题。

4.保障电子档案管理工作所需的人员、经费和设备等资源。

2.2档案管理部门

档案管理部门是单位电子档案工作的职能管理部门，具体负责电子档案的统一管理。其主要职责包括：

1.组织制定和实施本单位电子档案管理的具体细则和工作流程。

2.负责电子档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等工作。

3.指导和监督各部门电子文件的形成、积累、整理和归档工作。

4.负责电子档案管理系统的日常维护和安全管理。

5.组织开展电子档案管理人员的业务培训和学习交流。

6.负责电子档案的保密审查和保密管理工作。

2.3各业务部门职责

各业务部门是电子文件形成和归档的责任主体，应指定专人（兼职档案员）负责本部门电子文件的管理工作。其主要职责包括：

1.按照本单位电子档案管理规范，负责本部门电子文件的形成、收集、积累和初步整理。

2.按时、按质将符合要求的电子文件向档案管理部门归档。

3.配合档案管理部门开展电子档案的鉴定、利用等工作。

4.遵守电子档案安全保密规定，确保本部门形成和使用的电子文件安全。

第三章电子文件的形成与收集

3.1电子文件的形成

各部门在业务活动中形成的电子文件，应符合以下要求：

1.真实性：内容真实反映业务活动的实际情况，签署手续完备。

2.准确性：数据准确无误，图表清晰规范。

3.完整性：文件内容完整，附件齐全。

4.规范性：符合国家和行业有关电子文件格式、命名规则、元数据等方面的标准和要求。

3.2电子文件的格式要求

为保证电子文件的长期可读性和通用性，应优先采用国家推荐的开放型、非专有格式。常用电子文件格式包括：

1.文本文件：PDF/A、OFD等。

2.图像文件：TIFF、JPEG、PNG等。

3.音频文件：WAV、MP3等。

4.视频文件：MPEG、AVI等。

5.数据文件：CSV、XML等。

具体格式要求可由档案管理部门根据单位实际情况另行制定详细清单。

3.3电子文件的命名规则

电子文件的命名应具有唯一性和可识别性，能够准确反映文件的内容、形成部门、日期等关键信息。命名规则可参考以下结构（具体由单位统一制定）：

`[部门代码]-[业务类别]-[年份]-[顺序号].[扩展名]`

各部门应严格按照单位统一规定的命名规则对电子文件进行命名。

3.4元数据的著