行政工作事务审批流程工具.docVIP

行政工作事务审批流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于企业、事业单位及各类组织日常行政事务的规范化审批管理，涵盖以下典型场景：

办公用品与设备采购：如文具、办公耗材、电脑打印机等固定资产申购；

费用报销：包括差旅费、招待费、交通费、会议费等日常支出报销；

行政资源使用申请：如会议室预订、车辆调度、办公场地借用等；

行政服务支持：如快递寄送、名片制作、维修申请等外包服务需求；

其他行政事务：如制度文件审批、印章使用申请、行政活动策划等。

二、审批流程全步骤详解

（一）第一步：发起申请——填写审批单并提交材料

申请人操作：

登录OA系统或访问行政部共享文件夹，对应事务的《行政事务审批单》（模板见第三部分）；

根据申请事项类型，完整填写审批单信息，包括：申请人姓名、所在部门、联系方式、申请日期、事务名称、详细事由、明细清单（如采购物品名称/规格/数量/预算、费用报销明细等）、期望完成时间等；

附上必要的证明材料（如采购比价单、费用发票、会议通知、维修照片等），保证材料真实、完整、清晰。

提交路径：

线上：通过OA系统“行政审批”模块提交审批单及附件，选择对应审批流程模板；

线下：将纸质审批单（需签字）及附件提交至行政部前台，由行政专员录入系统。

（二）第二步：部门初审——审核申请合规性与必要性

审核人：申请人部门负责人（或部门指定审批人）。

审核内容：

申请事项是否符合部门工作计划及预算范围；

事由描述是否清晰、合理，是否存在更优替代方案；

明细清单及附件是否完整、准确（如采购数量是否匹配实际需求，费用报销是否符合公司差旅标准等）；

涉及多人使用的资源（如会议室、车辆），是否已协调内部时间冲突。

审核结果：

通过：在审批单“部门初审”栏签字（或OA系统确认），流转至下一环节；

不通过：注明驳回原因（如“超预算”“事由不充分”），退回申请人补充材料或重新申请。

（三）第三步：行政部复核——审核专业性与资源匹配度

审核人：行政部专员/负责人（根据事项复杂度确定）。

审核内容：

采购类：审核供应商资质、比价记录是否符合公司采购制度，物品规格是否满足办公需求；

费用类：审核报销标准是否符合公司《费用管理制度》，发票真伪及合规性；

资源类：审核会议室/车辆/场地资源是否可用，是否需要协调跨部门调配；

服务类：审核服务商资质、服务报价是否符合市场价，服务内容是否明确。

审核结果：

通过：在审批单“行政复核”栏签字确认，流转至下一审批层级；

不通过：注明具体问题（如“发票抬头错误”“会议室已被占用”），退回申请人调整。

（四）第四步：领导审批——根据权限最终确认

审批人：根据申请事项金额/重要性，确定最终审批权限（示例）：

金额≤500元：行政部负责人审批；

500元＜金额≤2000元：分管行政副总审批；

金额＞2000元或涉及重大资源（如车辆长期使用、场地大规模改造）：总经理审批。

审批内容：

审核申请事项是否符合公司整体战略及行政资源规划；

权限范围内审批通过或驳回；超权限事项需按层级上报（如副总审批后转总经理）。

审批结果：

通过：在对应审批栏签字确认，流程流转至行政部执行；

不通过：注明驳回理由，流程终止，行政部通知申请人。

（五）第五步：执行与反馈——落实审批结果并同步进度

行政部操作：

收到最终审批通过的审批单后，1个工作日内启动执行：

采购类：联系供应商下单，跟踪物流，到货后通知申请人验收；

费用类：财务对接报销，3-5个工作日内完成款项支付；

资源类：协调会议室/车辆/场地，提前1天通知申请人使用时间及注意事项；

服务类：对接服务商明确需求，跟进服务进度，保证按时交付。

进度反馈：

执行过程中遇特殊情况（如采购延迟、资源冲突），行政部需第一时间通知申请人，说明原因及预计完成时间；

事项完成后，行政部在OA系统中更新流程状态，并将结果（如验收单、报销到账记录）同步给申请人。

（六）第六步：归档管理——资料留存与复盘

归档内容：审批单（含各环节审批意见）、附件材料（发票、合同、验收单等）、执行记录；

归档要求：

线上：OA系统审批流程自动归档，电子材料保存期限≥3年；

线下：纸质材料按“年份+事项类型”分类存放，行政部指定专人定期整理归档；

复盘：每季度对审批数据（如平均审批时长、驳回率）进行分析，优化流程效率。

三、行政事务审批通用模板（表格）

行政事务审批单

基本信息

申请人姓名

***

所在部门

**部

联系方式

*********（内部短号/办公电话）

申请日期

****年**月**日

申请事项

□办公用品采购□费用报销□会议室预订□车辆调度□其他：______

事务名称/主题

（如：“2024年Q3部门文具采购”“**项目差旅费报销”）

期望完成