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公司财务审批流程与风险控制标准化手册

前言

为规范公司财务收支行为，明确审批职责，防范财务风险，提高资金使用效益，特制定本手册。本手册旨在统一财务审批标准，优化流程管理，保证所有财务活动合规、有序、高效进行，保障公司资产安全及经营目标实现。

一、适用范围

本手册适用于公司各部门、全体员工的财务审批行为，涵盖以下场景：

日常费用报销：包括办公费、差旅费、交通费、业务招待费等日常支出；

采购付款：原材料、设备、服务采购等合同款项支付；

资产购置：固定资产（如电脑、办公设备）、低值易耗品采购；

借款与还款：员工因公借款、备用金管理及报销冲抵；

其他支出：如市场推广费、维修费、对外捐赠等特殊事项支出。

二、财务审批标准化流程

（一）第一步：发起申请

责任主体：业务经办人（*）

操作内容：

根据支出事项类型，填写对应的《费用报销申请单》《付款审批单》或《借款单》，保证信息真实、完整，包括：申请人姓名*、所属部门、支出日期、支出事由、金额、预算科目、供应商信息（如为采购付款）、发票附件等；

整理合规原始凭证：如发票（需与支出事项一致，抬头为公司全称）、合同、行程单、验收单等，保证发票真实、合法，印章清晰；

将填写完整的申请单及附件提交至部门负责人审核。

时间要求：支出发生后5个工作日内提交，逾期需说明原因并经财务部门负责人*批准。

（二）第二步：部门初审

责任主体：部门负责人（*）

操作内容：

审核支出事项的真实性：确认业务是否实际发生，是否符合部门工作计划；

审核支出事项的合理性：判断金额是否在预算范围内，是否符合公司费用标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

审核附件的完整性：检查申请单与原始凭证是否一致，发票是否合规，关键信息（如金额、日期、事由）是否缺失；

审核通过后，在《费用报销申请单》或《付款审批单》中签署“同意”意见及姓名*、日期；若审核不通过，需注明原因并退回申请人修改。

时间要求：收到申请后1个工作日内完成审核。

（三）第三步：财务复核

责任主体：财务部门专员（*）

操作内容：

合规性审核：检查支出是否符合国家财经法规、公司财务制度及本手册流程要求；

票据审核：核验发票真伪（通过税务平台查验），保证发票抬头、税号、金额等与支出事项一致，杜绝虚假发票、过期发票；

预算与标准审核：对照部门预算，确认支出是否在预算额度内，超预算支出需提供《预算调整申请表》并经分管领导*审批；

数据准确性审核：核对申请单金额与发票、附件金额是否一致，计算是否正确（如报销总额、税额等）；

复核通过后，签署“复核通过”意见及姓名*、日期；若发觉问题，注明退回原因并要求申请人或部门负责人补充材料。

时间要求：收到申请后1-2个工作日内完成复核（复杂事项可延长至3个工作日）。

（四）第四步：分级审批

责任主体：根据金额及事项性质，由不同层级领导审批

审批权限划分（以下金额均为含税金额）：

审批层级

金额范围

审批人

部门负责人

≤5,000元

部门负责人（*）

分管领导

5,001元-50,000元

分管副总经理（*）

总经理

50,001元-200,000元

总经理（*）

董事长

＞200,000元

董事长（*）

特殊事项审批：

预算外支出：需额外提交《预算外支出申请表》，说明超预算原因，经总经理及董事长审批后，方可进入流程；

资本性支出（如设备购置）：需附资产评估报告或可行性分析，经分管领导、总经理、董事长三级审批。

操作要求：审批人需在权限范围内审核，重点关注支出的必要性及效益性，不得越权审批；审批通过后签署“同意”意见及姓名*、日期。

（五）第五步：出纳付款

责任主体：出纳（*）

操作内容：

收取审批完整的申请单及附件，确认所有审批环节已闭环；

核对付款信息：收款方名称、银行账号、金额等与申请单一致（如为采购付款，需与合同信息一致）；

办理付款：通过银行转账、现金支付或对公账户支付，现金支付需符合公司现金管理规定（单笔≤5,000元）；

在申请单中标注“已付”字样、付款日期及姓名*，并将付款凭证（如银行回单）交财务部门存档；

通知申请人领取款项或报销款项到账情况。

时间要求：审批通过后1个工作日内完成付款（紧急事项可优先处理，需注明“急”字）。

三、典型应用场景示例

（一）场景一：员工差旅费报销

事由：销售部员工*因参加上海展会，产生交通费1,200元、住宿费2,800元、餐补800元，合计4,800元。

流程：

员工*填写《费用报销申请单》，附展会邀请函、机票/车票发票、住宿费发票（需注明入住日期、天数）、餐费补助明细；

销售部负责人*审核，确认出差与业务相关，金额符合差旅标准（住宿≤300元/天）；

财务专员*复核发票合规性，核对报销总额与预算一致；

金额≤5,000元，无需分管领导审批，总经理审批（若公司规定部门负责人审批即可，则此步可简