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企业采购成本控制与审批流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动，旨在通过标准化流程实现成本可控、审批合规、效率提升。典型应用场景包括：

常规物料采购：如生产型企业原材料、办公用品、低值易耗品等计划内采购；

设备/服务采购：如固定资产（机器设备、办公设施）、外包服务（咨询、维修、物流等）的单次或框架采购；

紧急采购：因生产突发状况、项目临时需求等导致的非计划性采购；

战略供应商合作：针对长期合作供应商的批量采购或年度框架协议采购。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与预算审核

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

关键动作：

需求部门根据业务需求填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等核心信息，并附《需求说明书》（如技术参数、质量标准等）。

需求部门负责人对申请内容的合理性（必要性、数量准确性）及预算匹配性（是否在部门年度预算额度内）进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购部对接财务部，审核预算科目是否正确、预算金额是否充足（若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，经分管领导审批后执行）。

输出文件：《采购申请单》《需求说明书》《预算审核表》（超预算时）。

（二）供应商寻源与成本控制评估

操作主体：采购部、成本控制部（或财务部）

关键动作：

采购部根据采购需求类型，通过合格供应商库、公开招标、询价比价（至少3家供应商）、竞争性谈判等方式筛选供应商，保证“货比三家、质优价廉”。

对供应商资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证、过往合作评价等）进行审核，剔除不合格供应商。

成本控制部对供应商报价进行成本分析，重点审核：

价格是否符合市场行情（参考历史采购数据、行业价格指数）；

是否存在隐性成本（如运输费、安装费、售后费等）；

供应商的付款条件、交货周期、违约条款是否对企业有利。

若报价超预算10%以上，需采购部重新组织寻源或与供应商谈判，必要时提交《成本异常说明》至管理层审批。

输出文件：《供应商比价表》《供应商资质审核表》《成本分析报告》。

（三）采购方案审批

操作主体：采购部、需求部门、分管领导、管理层（根据采购金额分级）

审批权限（示例）：

采购金额≤5000元：需求部门负责人→采购部经理→分管副总；

5000元＜采购金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总→总经理；

采购金额＞5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→分管副总→总经理→董事长（或董事会授权人）。

关键动作：

采购部汇总《采购申请表》《供应商比价表》《成本分析报告》等材料，按审批权限逐级提交。

审批人重点审核：需求必要性、成本控制合理性、供应商资质合规性、审批流程完整性。

审批通过后，采购部下达《采购任务单》；若未通过，退回需求部门或采购部重新调整。

输出文件：《采购审批表》《采购任务单》。

（四）订单执行与合同签订

操作主体：采购部、法务部（必要时）

关键动作：

采购部根据审批通过的采购方案，与选定的供应商签订《采购合同》（或订单），明确：

核心条款（物料名称、规格、数量、单价、总价、交付时间/地点、验收标准、付款方式、违约责任等）；

成本控制附加条款（如价格调整机制、批量采购折扣、逾期交付违约金等）。

法务部对合同条款进行合规性审核，规避法律风险。

采购部将合同复印件分发至需求部门、财务部、仓库等相关部门。

输出文件：《采购合同》《合同审核表》。

（五）物料/服务交付与验收

操作主体：需求部门、仓库部、质检部（必要时）

关键动作：

供应商按合同约定交付物料/服务，采购部提前通知需求部门及仓库准备接收。

需求部门联合仓库部、质检部（对质量有要求的物料）进行验收：

数量验收：核对实际到货数量与合同数量是否一致；

质量验收：按《需求说明书》中的技术参数、质量标准进行检测（如提供第三方检测报告）；

交付时间验收：确认是否逾期，若逾期需记录并启动违约条款。

验收合格后，三方共同签字确认《采购验收单》；若不合格，由采购部联系供应商退换货或索赔，并记录《不合格品处理报告》。

输出文件：《采购验收单》《不合格品处理报告》（验收不合格时）。

（六）付款申请与成本核算

操作主体：财务部、采购部

关键动作：

供应商凭《采购合同》《采购验收单》《发票》向财务部申请付款。

财务部核对“三单匹配”（订单、验收单、发票）一致性，确认无误后按合同约定的付款流程（如预付款、到付款、分期付款）办理付款。

成本控制部每月对采购成本进行汇总分析，对比实际成本与预算成本、历史成本，编制《采购成本分析报告》，提交管理层，为后续成本优化提供数据支持。

输出文件：《付款申请单》《采购成本分析报告》。

三、核心流程表单模板

（一）采购申请单

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