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行政文件归档管理目录模板文档管理指南

一、适用范围与场景

本指南适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织的行政部门，用于规范行政文件的归档管理流程。具体场景包括但不限于：

年度/季度/月度行政制度、通知、报告的分类归档；

会议纪要、工作总结、请示批复等过程性文件的整理；

合同协议、证照资质、对外函件等具有保存价值的行政文书管理；

审计检查、历史追溯、部门交接等场景下的文件快速检索需求。

二、行政文件归档管理全流程操作指南

（一）文件收集与初步筛选

操作目标：保证应归档文件全面、无遗漏，剔除重复或临时性文件。

责任主体：各部门文件经办人、行政部门档案专员*。

具体步骤：

明确收集范围：根据《行政文件归档管理办法》，需归档的文件包括（但不限于）：

制度类：公司章程、管理制度、流程规范等正式发布文件；

会议类：董事会、办公会、专题会会议纪要及附件；

请示批复类：下级请示、上级批复、跨部门函件；

合同类：业务合同、服务协议、补充协议（含纸质及扫描件）；

证照类：营业执照、资质证书、获奖证明等；

其他：年度工作计划/总结、审计报告、外部检查反馈等。

定期收集：各部门于每月最后一个工作日，将本月需归档文件提交至行政部门；年度重要文件（如年度总结、审计报告）需在次年1月10日前完成收集。

初步筛选：档案专员核对文件完整性，剔除草稿、会议通知、临时通知等无长期保存价值的文件，对存疑文件与经办人确认。

（二）文件分类与编号

操作目标：通过科学分类和唯一编号，实现文件的有序管理和快速定位。

责任主体：档案专员、行政部门负责人。

具体步骤：

分类标准：采用“年度-一级分类-二级分类-三级分类”四层分类法，具体

一级分类：按文件性质分为“综合管理”“人力资源”“财务审计”“业务运营”“后勤保障”等（可根据组织架构调整）；

二级分类：按文件类型分为“制度”“会议”“请示批复”“合同”“证照”“报告”等；

三级分类：按具体事项细分，如“会议”下可分“董事会”“办公会”“部门例会”，“合同”下可分“采购合同”“销售合同”“服务合同”。

示例：2024年综合管理类-制度-办公制度，分类编码为“Z-2024-ZD-GB”。

编号规则：采用“分类代码-年份-流水号”格式，保证唯一性：

分类代码：一级分类首字母（如“Z”综合管理，“R”人力资源）；

年份：文件形成年份（如2024年为“24”）；

流水号：按文件提交顺序，3位阿拉伯数字（如001、002）。

示例：2024年综合管理类第3份制度文件，编号为“Z-24-ZD-003”。

标签标注：在文件首页右上角用铅笔标注分类编号，纸质文件粘贴打印的“文件信息标签”（含编号、名称、日期、页数）。

（三）目录编制与信息录入

操作目标：建立标准化目录，实现文件信息的结构化管理，便于检索和统计。

责任主体：档案专员*。

具体步骤：

目录字段设计：行政文件归档目录需包含以下核心信息（详见第三部分模板表格）：

序号、文件编号、文件名称、密级（公开/内部/秘密）、形成部门、形成日期、页数、存放位置（档案柜编号-层位）、归档日期、备注、责任人。

信息录入要求：

文件名称：采用全称，如“关于2024年春节放假的通知”，不使用简称；

形成日期：以文件签发日期为准，格式为“YYYY-MM-DD”（如2024-01-20）；

存放位置：档案柜编号统一为“G-数字”（如G-01表示1号档案柜），层位用“层-位”（如“3-2”表示第3层第2列）；

密级：根据文件内容标注，涉密文件需单独存放并加密管理。

工具选择：使用Excel或专业档案管理系统（如“OA系统档案模块”）录入目录，电子版与纸质版目录同步更新。

（四）文件归档与存储

操作目标：保证文件实体安全，存储规范可追溯。

责任主体：档案专员、行政部门后勤人员。

具体步骤：

文件装订：纸质文件采用左侧装订，超过20页的加装硬质封面，注明文件编号、名称、日期；涉密文件需使用专用档案袋并密封。

入库存储：

档案柜按“一级分类”分区存放，如“综合管理类”存放在G-01柜，“人力资源类”存放在G-02柜；

每个档案柜张贴“分类索引表”，标注柜内文件的一级分类及编号范围；

温湿度控制：档案室温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，定期通风防潮。

电子备份：重要文件需扫描为PDF格式（分辨率≥300DPI），按编号命名后存储至服务器指定文件夹（路径：\服务器），每月刻录光盘备份一份，标注“行政文件备份-YYYY年MM月”。

（五）查阅与移交管理

操作目标：规范文件查阅权限和移交流程，防止文件丢失或损坏。

责任主体：档案专员*、文件查阅人、移交双方。

具体步骤：

查阅流程：

内部员工查阅文件需填写《行政文件查阅申请表》，经部门负责人签字后提交档案专员；

涉密文件需经分管领导*审批，查阅时在档案室现