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会议记录及决策跟踪执行工具包
一、工具包适用场景与核心价值
本工具包适用于各类需要高效产出会议成果并推动落地的场景，包括但不限于：
项目例会：同步项目进度、解决跨部门协作问题、明确下一阶段任务；
部门协调会：对齐部门目标、协调资源分配、推动流程优化；
专项决策会：针对重大事项（如预算审批、方案立项）形成明确决策并跟踪执行；
复盘总结会：回顾前期工作成果与不足，提炼经验并制定改进措施。
通过标准化会议流程、结构化记录模板及可视化跟踪机制，解决“会议决策模糊、执行责任不清、进度难以追溯”等痛点，保证“开会有结论、落实有责任人、完成有时限”，推动团队从“被动响应”向“主动执行”转型。
二、会议全流程操作指南
（一）会前：精准筹备，聚焦目标
明确会议目的与议题
组织人需提前确认会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决A项目资源瓶颈”），并拆解为3-5个具体议题（每个议题建议控制在30分钟内讨论）。
示例：若会议目标为“推进B项目上线”，议题可设为“当前进度同步→风险问题排查→资源需求确认→上线时间节点锁定”。
确定参会人与材料准备
根据议题邀请必要参会人（决策人、执行人、相关方），提前3天发送会议通知，注明：会议时间、地点/、议题、会前需阅读的材料（如项目进度表、方案草案）。
提醒参会人提前准备议题相关数据或建议，避免会上临时讨论基础信息。
准备会议工具
准备会议记录模板（见本章第三节）、白板/协作文档（用于实时讨论）、计时器（控制议题时长），若需决策，提前准备决策评估标准（如“成本≤10万、工期≤2周”）。
（二）会中：高效记录，锁定成果
开场与目标重申（5分钟）
主持人开场，明确会议目标、议题及时长分配，提醒参会人聚焦“解决问题”而非“泛泛讨论”。
议题讨论与记录（核心环节）
讨论要点记录：针对每个议题，记录关键观点、分歧点及共识（用“??”标记共识，“?”标记待确认问题）。
示例：议题“B项目测试资源分配”，记录“工程师提出当前测试人力缺口2人（??共识）；经理建议从C项目临时调配1人（?需确认C项目是否可协调）”。
决策事项明确：对达成共识的决策，记录“决策内容+决策依据+决策人”（避免“原则上同意”等模糊表述）。
示例：“决策：B项目测试上线时间定为9月30日（依据：研发进度符合预期，市场部已确认推广档期）；决策人：*总监”。
行动项锁定：每个议题讨论后，立即输出“行动项”，包含“具体任务+负责人+截止日期+交付物”（避免“尽快”“协调”等模糊表述）。
示例：“行动项：工程师于8月25日前提交C项目测试人力协调申请（交付物：书面申请邮件）；负责人：工程师；截止日期：2024-08-25”。
会议总结与确认（5分钟）
主持人复述本次会议的“决策事项+行动项”，参会人当场确认是否有遗漏或异议，明确“谁在什么时间前做什么事”。
（三）会后：分发落地，跟踪闭环
会议记录整理与分发（24小时内）
记录人根据会中笔记，整理成《会议纪要》，包含：会议基本信息、各议题讨论要点、决策事项、行动项（负责人/截止日期/交付物），发送给所有参会人及相关方抄送人（如项目组上级）。
要求参会人收到后2小时内回复“确认”，若有异议需在24小时内提出，逾期视为默认。
行动项执行跟踪
责任人执行：行动项负责人需按照截止日期推进任务，提前1天在协作工具（如钉钉、企业）更新进度（如“已完成测试环境搭建”“待确认接口文档”）。
组织人跟进：会议组织人（如项目经理）每周通过《决策跟踪执行表》（见本章第三节）同步所有行动项进度，标记状态（“进行中”“已完成”“逾期”“受阻”），对逾期或受阻项及时协调资源。
复盘与闭环（行动项完成后）
行动项完成后，负责人提交交付物（如文档、报告），组织人验收并在《决策跟踪执行表》中更新状态为“已完成”；
对涉及多个行动项的复杂任务（如项目上线），在完成后组织专项复盘会，总结经验教训，优化后续流程。
三、核心模板工具
模板1：会议基本信息表
会议名称
B项目上线推进会
会议时间
2024年8月20日14:00-16:00
会议地点/
公司3号会议室/腾讯会议X
主持人
*经理
记录人
*助理
参会人
总监、工程师、市场专员、助理
缺席人及原因
*主管（出差，已提前提交书面意见）
会议目标
确定B项目上线时间节点，解决测试资源问题
模板2：会议议程表
序号
议题
时长
负责人
预期输出
1
项目当前进度同步
20分钟
*工程师
研发/测试/设计阶段完成情况
2
测试资源问题排查与解决
30分钟
*经理
测试人力缺口确认及调配方案
3
上线时间节点最终确认
20分钟
*总监
明确上线日期及各环节截止时间
4
行动项汇总与责任分配
10分钟
*助理
行动项清单（负责人/截止日期）
模板3：会议记录表（节选）
议题一：项目当前进度同
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