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校长信箱工作管理流程规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范我校校长信箱（以下简称“信箱”）的管理工作，确保各类意见、建议和诉求得到及时、公正、有效的处理与反馈，畅通师生员工（以下统称“反映人”）与学校管理层的沟通渠道，提升学校治理能力和办学水平，依据相关法律法规及学校章程，特制定本规范。

第二条定义与适用范围

本规范所称校长信箱，是指学校设立的，用于接收反映人对学校工作的意见、建议、咨询、投诉以及其他相关事项的专门沟通渠道，包括但不限于实体信箱、电子邮箱及在线留言系统等。

本规范适用于学校所有部门及全体教职工在处理校长信箱相关事务时的行为。

第三条工作原则

信箱工作遵循以下原则：

（一）公开透明原则：信箱设置方式、受理范围、处理流程、反馈时限等信息应向全校公开。处理结果在不涉及保密内容的前提下，可根据情况适当公开。

（二）及时高效原则：对收到的信件应尽快处理，不得拖延积压，确保在规定时限内予以回应或办结。

（三）分级负责原则：按照“谁主管、谁负责”的原则，明确各部门职责，确保信件得到妥善处理。

（四）实事求是原则：处理问题应以事实为依据，客观公正，注重调查研究，切实解决实际问题。

（五）保密原则：严格遵守保密纪律，不得泄露反映人的个人信息及信件内容，法律法规另有规定的除外。

第二章组织领导与职责分工

第四条组织领导

学校校长是信箱工作的第一责任人，负责重要信件的批阅、重大问题的决策和协调。分管校领导协助校长负责信箱工作的具体指导和督促。

第五条牵头部门职责

学校办公室（或指定专门机构，以下统称“信箱管理部门”）是信箱工作的牵头管理部门，主要职责包括：

（一）负责信箱的日常管理、维护和技术支持，确保信箱渠道畅通。

（二）负责信件的统一接收、登记、分类、编号。

（三）根据信件内容提出拟办意见，报请相关领导批示后分办至责任部门。

（四）负责对信件处理过程进行跟踪、催办、协调和督查。

（五）负责对已办结信件的回复、归档和统计分析工作。

（六）定期向学校领导汇报信箱工作情况。

第六条责任部门职责

各职能部门、院（系）等单位（以下统称“责任部门”）是信件办理的具体承办单位，主要职责包括：

（一）按照信箱管理部门分办的要求，对涉及本部门职责范围内的事项进行调查核实。

（二）在规定时限内提出处理意见或解决方案，并形成书面回复材料。

（三）负责将经审批的回复意见及时、准确地反馈给反映人（一般通过信箱管理部门统一回复，特殊情况可经批准后直接回复）。

（四）负责处理意见的落实与整改，并将相关情况反馈给信箱管理部门。

（五）配合信箱管理部门做好信件的督办和归档工作。

第三章工作流程

第七条接收与登记

（一）信箱管理部门应指定专人负责每日定时查收各类渠道的信件（建议每日至少两次），确保无遗漏。

（二）对收到的信件，应逐项登记，内容包括：收信日期、信件编号、反映人（可匿名）、联系方式（如有且反映人同意提供）、反映事项摘要、信件来源渠道等。

（三）对重复反映的事项，应注明前次处理情况及编号。

第八条审核与分类

（一）信箱管理部门对登记后的信件进行初步审核，判断反映事项的性质、紧急程度及涉及范围。

（二）对不属于学校职责范围或无理取闹、恶意诽谤等情况的信件，经部门负责人批准后，可作存档处理，并记录原因。

（三）根据反映事项涉及的内容，将信件分类，如教学管理、科研管理、学生工作、人事管理、后勤服务、校园安全、综合协调等。

第九条拟办与分办

（一）信箱管理部门根据信件内容和分类情况，提出拟办意见，明确承办部门、办理要求和建议时限。

（二）对重大、复杂或涉及多个部门的事项，应由信箱管理部门负责人审核后，报请分管校领导或校长批示。

（三）分办可通过办公自动化系统、书面通知等方式进行，确保责任部门及时接收。

第十条承办与调查

（一）责任部门收到分办信件后，应立即指定专人负责承办。

（二）承办人应根据信件反映的问题，及时进行调查、核实，收集相关证据和信息。必要时可与反映人进行适当沟通（注意保护反映人隐私）。

（三）调查核实工作应客观公正，深入细致。

第十一条办理与反馈

（一）责任部门在调查核实的基础上，依据相关政策法规和学校规定，研究制定处理方案。

（二）处理方案形成后，应经本部门负责人审核签字。对于重大或敏感问题的处理意见，需报请学校分管领导或校长审定。

（三）责任部门应在规定时限内（一般事项不超过X个工作日，复杂事项不超过Y个工作日，特殊情况经批准可适当延长，但需向反映人说明）将处理意见和书面回复材料报送信箱管理部门。

（五）审核通过后，由信箱管理部门统一将回复意见通过原渠道反馈给反映人。回复内容应针对反映问题，说明调查情况、处理依据、处理结果及改进措施（如适用）。

第十二条办结与归档

（一）反映事项处理完毕并回复后，由信箱管理部门