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幼儿园文书档案整理归档制度

一、总则

1.为规范我园文书档案管理工作，提高档案工作科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，根据国家有关档案法律法规及教育行政管理部门相关规定，结合我园实际，制定本制度。

2.本制度所称文书档案，是指幼儿园在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.文书档案工作是幼儿园管理工作的重要组成部分，是维护幼儿园历史真实面貌、促进各项工作顺利开展的基础性工作。全体教职工均有保护档案的义务和及时移交应归档材料的责任。

4.档案工作遵循统一领导、分级负责、集中管理的原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

二、管理机构与职责

1.幼儿园园长对本单位档案工作负总责，分管副园长具体负责。

2.综合办公室（或指定专人，下同）是幼儿园文书档案管理的职能部门，负责统筹、协调、指导和监督全园的档案工作，具体承担文书档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作。

3.各部门（如保教处、总务处、财务室等）应指定一名兼职档案员，负责本部门日常工作中形成的应归档文件材料的收集、积累、初步整理，并按规定时限向综合办公室移交。

三、文件材料的收集与积累

1.收集范围：幼儿园在党群工作、行政管理、教育教学、后勤保障、对外交往等活动中形成的具有查考利用价值的各种文件材料，均属收集归档范围。主要包括：

*上级机关颁发的与本园有关的决定、指示、命令、批复、通知、规定、条例等；

*本园向上级机关报送的请示、报告及上级的批复；

*本园党、政、工、团等组织的工作计划、总结、报告、会议记录、决议、纪要、通知、通报、重要讲话、规章制度等；

*教育教学管理、教研活动、招生、学籍管理、幼儿发展评估、家园联系等方面的文件材料；

*人事任免、奖惩、考核、工资、职称、教职工基本信息等材料；

*基建、设备购置与管理、财务（按财务档案管理规定执行）、安全保卫等方面的文件材料；

*重要的对外合同、协议、函电等；

*其他具有保存价值的文件材料、声像资料、实物等。

2.收集要求：

*各项工作中形成的文件材料，由承办人负责收集、积累，确保齐全、完整、准确。

*凡需归档的文件材料，应收集原件。若原件确实无法收集，可收集具有凭证作用的复印件，并注明原件去向。

*文件材料应在办理完毕后及时收集，避免遗漏。年度性、阶段性工作结束后，应集中收集整理。

*声像材料（照片、录音、录像等）应注明事由、时间、地点、人物、拍摄（录制）人，并配以文字说明一同归档。

四、整理与归档

1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类方法：幼儿园文书档案一般按年度——组织机构（或问题）进行分类。

*年度：文件材料按其形成或处理的年度归类。跨年度的文件，一般归入办结年度。

*组织机构（或问题）：在年度下，按文件形成的部门（如园长室、保教处、总务处等）或文件内容所反映的问题（如党群类、行政类、教育教学类、后勤保障类等）进行分类。

3.组卷（件）与排列：

*归档文件以“件”为单位进行整理。一般以每份文件为一件，正文与附件为一件，请示与批复为一件，转发件与被转发件为一件，原件与复印件为一件。

*按文件的形成时间或重要程度，结合事由，在分类的基础上对文件进行系统排列。

4.编号与编目：

*每件文件应加盖归档章，并填写年度、保管期限、件号、机构（问题）等项。

*编制卷内文件目录（或归档文件目录），项目包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等。

5.案卷（件）标题拟写：标题应准确概括文件的主要内容，包括责任者、问题、文种等要素，力求简练、明确。

6.保管期限划分：根据文件材料的价值，将归档文件划分为永久、长期、短期三种保管期限。

*永久保管：反映幼儿园主要历史面貌、具有长远利用价值的文件材料。

*长期保管：反映幼儿园一般工作活动、具有较长时期利用价值的文件材料。

*短期保管：只在一定时期内具有利用价值的文件材料。

具体划分标准可参照国家及教育部门相关规定，并结合本园实际制定。

7.装盒：将整理好的归档文件按件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊各项内容（全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等）。填写备考表。

五、档案的保管与利用

1.库房管理：档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防有害气体等条件。配备必要的档案装具和设备。

2.排列上架：档案应按照分类方案和排列顺序，科学有序地存入档案柜。

3.定期检查：档案管理员应定期对