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2025合同档案管理规范XX

第一章总则

第一条目的与依据

为规范合同档案的管理，确保合同的完整性、准确性和安全性，依据相关法律法规及行业标准，结合本单位实际情况，制定本规范。本规范适用于本单位所有合同的档案管理工作。

第二条合同档案的范围

本规范所称合同档案，是指在合同的签订、履行、变更、解除及终止等过程中形成的，具有法律效力和保存价值的所有文件、资料及电子数据，包括但不限于合同文本、补充协议、变更记录、履行凭证、往来函件、法律意见书等。

第三条管理原则

完整性原则：合同档案应全面、真实地反映合同的全生命周期，确保所有相关文件齐全。

准确性原则：合同档案的内容应当准确无误，与合同的实际履行情况相符。

安全性原则：合同档案应采取必要措施，防止遗失、损坏或被篡改，确保档案的安全性。

保密性原则：合同档案属于本单位的内部机密，未经批准不得擅自向外泄露。

便捷性原则：合同档案的管理应注重效率，便于存储、检索和利用。

第二章合同档案的收发与登记

第四条合同档案的收发

收发范围：所有合同及其相关文件在签订后，应立即由合同承办部门移交至档案管理部门。

收发程序：收发双方应对合同档案的名称、数量、内容进行核对，并在交接清单上签字确认。

第五条合同档案的登记

登记内容：合同档案的登记应包括合同编号、名称、签订日期、生效日期、履行期限、金额、签约双方信息、档案类别等。

登记要求：档案管理部门应在收到合同档案后五个工作日内完成登记工作，并建立电子目录，便于查询和管理。

第三章合同档案的整理与分类

第六条整理要求

分类整理：合同档案应按照项目的性质、部门的职责或合同的类别进行分类整理。

归档顺序：合同档案的整理应保持其形成顺序，确保文件之间的逻辑关联性。

编号管理：合同档案应统一编号，采用“项目编号-合同编号”的方式，确保每份档案的唯一性。

第七条档案分类

分类标准：合同档案按项目性质分为建设工程类、物资采购类、服务类、金融投资类等；按签订部门分为法律事务部、财务部、人力资源部等；按合同状态分为在履行类、已完成类、已终止类等。

分类管理：档案管理部门应根据分类标准，定期对合同档案进行清点和整理，确保分类的科学性和规范性。

第四章电子合同档案的管理

第八条电子合同的管理

电子文件的生成：电子合同的生成应符合《电子签名法》的相关规定，确保其法律效力。

存储介质：电子合同档案应存储于本单位指定的电子档案管理系统中，并定期备份至光盘、硬盘等介质。

加密与备份：电子档案应采取加密措施，防止未经授权的访问，并定期进行数据备份，确保档案的安全性和可恢复性。

第九条电子与纸质档案的关联

关联管理：电子合同档案与纸质合同档案应建立一一对应关系，确保两者内容一致。

查阅权限：电子合同档案的查阅权限应与纸质合同档案的查阅权限一致，避免信息泄露。

第五章合同档案的借阅与查阅

第十条借阅与查阅程序

借阅申请：借阅合同档案的人员需填写借阅申请表，经相关部门负责人批准后方可借阅。

查阅方式：查阅合同档案可采取现场查阅或电子阅览的方式，但不得将档案带离指定场所。

借阅期限：借阅期限一般不得超过五个工作日，逾期需办理续借手续。

第十一条借阅与查阅的管理

借阅记录：档案管理部门应建立借阅登记簿，详细记录借阅人、借阅时间、借阅内容及归还时间。

查阅权限：非本单位人员查阅合同档案需经本单位负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行。

第六章合同档案的销毁

第十二条销毁条件

存档期限：合同档案的存档期限应根据合同性质和相关法律法规确定，一般不少于五年，特殊情况另行规定。

销毁审核：合同档案的销毁应由档案管理部门会同相关部门进行审核，并形成销毁报告。

第十三条销毁程序

销毁申请：档案管理部门应在合同档案超过存档期限后，提交销毁申请。

监督销毁：销毁过程应有两名以上监督人员在场，并在销毁记录上签字确认。

第七章合同档案管理的罚则

第十四条违约责任

档案遗失：因管理不善导致合同档案遗失的，相关责任人应承担相应责任，并依法赔偿损失。

档案损坏：因人为原因导致合同档案损坏的，相关责任人应承担修复或赔偿责任。

档案泄露：未经批准泄露合同档案内容的，应依法承担相应法律责任。

第十五条争议解决

内部争议：因合同档案管理引发的内部争议，应在十五个工作日内通过协商解决。

外部争议：因合同档案管理引发的外部争议，应通过法律途径解决。

第八章附则

第十六条生效与修订

生效日期：本规范自发布之日起实施，原相关制度废止。

修订程序：本规范的修订应经本单位负责人批准，并通过内部发文形式公布。

第十七条说明

本规范是本单位合同管理的重要组成部分，全体人员应严格遵守，确保合同档案管理的规范性和有效性。

（以下为签署部分，填写内容