机关单位档案管理工作指引.docxVIP

机关单位档案管理工作指引

档案工作是机关单位行政管理的基础性工作，是维护历史真实面貌、促进决策科学化、保障各项工作有序开展的重要保障。为进一步规范和加强机关单位档案管理，提升档案工作科学化、制度化、规范化水平，充分发挥档案在单位建设与发展中的凭证、查考和参考作用，结合工作实际，特制定本指引。

一、档案管理的总体要求

指导思想。以国家关于档案工作的法律法规和方针政策为指导，坚持党管档案原则，围绕机关单位中心工作，以服务大局、服务现实、服务未来为目标，全面提升档案收集、整理、保管、利用等各环节工作质量，确保档案的真实、完整、安全和有效利用。

基本原则。

*统一领导，分级负责。机关单位应明确档案工作的分管领导和负责部门，建立健全档案工作网络，形成一级抓一级、层层抓落实的工作格局。

*依法管理，规范有序。严格遵守《中华人民共和国档案法》及相关法规标准，确保档案管理全过程有法可依、有章可循。

*全面收集，科学整理。对机关单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，应做到应收尽收、及时归档，并按照规范要求进行系统整理。

*安全第一，强化保密。树立强烈的安全保密意识，落实各项安全保密制度和技术防范措施，确保档案实体和信息安全。

*服务优先，有效利用。在确保安全的前提下，积极开发档案信息资源，创新服务方式，满足单位各项工作对档案信息的合理需求。

二、档案的收集与整理

（一）档案的收集范围。

机关单位档案收集范围应涵盖本单位在政治、经济、文化、社会、生态文明建设等各项工作中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的，以及对本单位工作具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料。主要包括：

1.本单位制定的各类政策性、规范性文件及重要会议材料；

2.本单位开展行政管理、业务指导、执法监督等活动中形成的文件材料；

3.本单位与其他单位往来的重要函件、协议、合同等；

4.本单位人员任免、奖惩、考核、工资等人事管理材料；

5.本单位财务收支、资产管理等经济活动材料；

6.反映本单位历史沿革、机构设置、重要活动的声像、实物等特殊载体材料；

7.其他具有保存价值的文件材料。

（二）归档要求。

1.及时准确。各项工作中形成的文件材料，应在办理完毕后及时收集、整理，并按规定期限向单位档案管理部门或档案员移交归档，确保不积压、不遗漏。

2.齐全完整。归档的文件材料应齐全完整，每份文件的正件、附件，印件、定稿，请示、批复等应收集齐全。

3.规范整理。归档文件材料应符合《归档文件整理规则》等相关标准，做到分类准确、组件规范、排列有序、编号合理、目录清晰。电子文件的归档应符合国家关于电子文件管理的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

（三）整理方法。

1.分类。按照档案形成的规律和特点，结合本单位工作实际，采用年度、机构（问题）、保管期限等方法进行分类。分类方案应保持相对稳定。

2.组卷（件）。对分类后的文件材料，按照一定的逻辑关系和联系紧密程度进行组卷或组合成件。

3.排列。卷内（或件内）文件材料应按照其形成时间、重要程度或逻辑顺序进行排列。

4.编号。对整理好的案卷或文件件进行编号，包括案卷号、件号、页号等。

5.编目。编制案卷目录或归档文件目录，著录项目应规范、准确，便于检索。

三、档案的保管与保护

（一）档案库房管理。

1.档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。

2.库房内保持适宜的温度和湿度，配备必要的温湿度调控设备和监测仪器，并做好记录。

3.严格执行库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。

4.库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品，配备必要的消防器材并定期检查维护。

（二）档案实体管理。

1.档案应按照不同门类、载体和保管期限分别存放，排列有序，便于存取。

2.定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并报告。

3.对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制，确保档案的耐久性。

4.严格执行档案出入库制度，借阅档案必须履行登记手续，归还时要认真核对。

（三）档案保密管理。

1.严格执行国家保密法律法规，建立健全档案保密制度，明确保密责任。

2.涉密档案应单独存放，严格按照保密规定进行管理，控制接触范围。

3.档案管理人员应增强保密意识，严守保密纪律，不得泄露档案内容。

4.定期开展档案保密检查，及时消除泄密隐患。

四、档案的鉴定与统计

（一）档案鉴定。

1.按照国家有关档案保管期限表的规定，结合本单位实际，对归档文件材料进行保管期限鉴定，准确划分永久、定期（长期、短