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采购申请与审批流程管理标准化工具

一、适用范围与典型应用场景

本标准化工具适用于各类企业（含中小企业、大型集团）的采购申请与审批全流程管理，覆盖日常办公物资采购、生产原材料采购、设备采购、服务采购等多种场景。具体应用场景包括但不限于：

常规采购：如办公用纸、文具等低值易耗品的月度集中采购；

项目采购：如新产品研发所需专用设备、物料的专项采购；

紧急采购：如生产设备突发故障导致的应急维修配件采购；

战略采购：如年度框架协议内的长期供应商批量采购。

通过标准化工具，可规范跨部门协作（使用部门、采购部、财务部、管理层），明确各环节职责，提升采购效率与合规性。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购申请发起

责任人：采购需求部门申请人（如部门专员）

操作要点：

需求部门根据业务需求（如办公设备短缺、项目物料需求等），确认采购物品的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额及用途；

登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购申请单》），准确填写采购信息，并相关支撑附件（如报价单、技术参数要求、项目立项审批表等）；

根据采购金额及公司制度，选择对应的审批流程模板（如常规采购流程、紧急采购流程）；

提交申请后，系统自动推送通知至下一审批节点（或纸质申请单提交至部门负责人）。

关键控制点：申请信息需完整准确，预估预算不得超过部门年度预算余额，紧急采购需在申请单中标注“紧急”原因并同步电话通知审批人。

（二）第二步：部门负责人审核

责任人：需求部门负责人（如部门经理）

操作要点：

收到审批通知后，1个工作日内登录系统（或审阅纸质申请单），重点审核：

采购需求的真实性（是否为部门业务必需）；

预算合理性（预估金额是否符合市场行情，是否超部门预算）；

规格型号的明确性（避免模糊描述，如“类似设备”需补充具体参数）。

审核通过后，提交至下一环节（如采购部或财务部）；审核不通过时，需注明具体原因并退回申请人修改。

关键控制点：部门负责人对采购需求的必要性负直接责任，禁止为规避审批而拆分大额采购为小额采购。

（三）第三步：采购部复核

责任人：采购部专员（如采购主管）

操作要点：

收到申请后，1个工作日内完成以下复核：

采购物品的合规性（是否属于公司《采购品名目录》内品类，是否存在禁止采购行为）；

市场行情核实（通过历史采购价格、供应商库信息对比预估单价是否合理，必要时要求申请人补充3家以上供应商报价）；

库存核对（如为企业常用物资，需检查库存量是否确需采购，避免重复采购）。

复核通过后，提交至财务部；复核不通过时，反馈至需求部门调整（如更换规格、补充报价等）。

关键控制点：采购部需建立供应商信息库，优先选择合格供应商，保证采购性价比。

（四）第四步：财务部预算与合规审核

责任人：财务部专员（如财务经理）

操作要点：

收到申请后，1个工作日内完成审核：

预算匹配性（核对采购金额是否在部门剩余预算内，超预算需提交《预算调整申请表》并附说明）；

付款方式合规性（是否符合公司财务制度，如预付比例、发票类型要求等）；

成本效益分析（大额采购需评估投入产出比，如设备采购需测算使用年限内的成本节约效益）。

审核通过后，提交至对应管理层审批；审核不通过时，退回采购部或需求部门整改。

关键控制点：财务部需严格把控预算执行，杜绝无预算采购，保证资金使用效率。

（五）第五步：管理层最终审批

责任人：根据采购金额分级审批（如部门总监/分管副总/总经理）

操作要点：

分级审批标准（示例）：

金额≤5000元：部门总监审批；

5000元＜金额≤5万元：分管副总审批；

金额＞5万元：总经理审批。

审批人1个工作日内完成审核，重点关注：

采购事项的战略匹配度（是否符合公司年度经营目标）；

大额采购的必要性及风险（如供应商依赖度、市场波动风险）。

审批通过后，系统《采购任务单》推送至采购部；审批不通过时，说明原因并终止流程。

关键控制点：审批权限需与岗位权责匹配，严禁越级审批或代签。

（六）第六步：采购执行与结果反馈

责任人：采购部专员（如采购执行岗）

操作要点：

收到《采购任务单》后，2个工作日内启动采购：

从合格供应商库中选择供应商，进行询价/比价/议价（紧急采购可先电话沟通后补流程）；

确定供应商后，签订采购合同（或订单），明确交货期、质量标准、付款条款等；

物料到货后，组织需求部门、质检部（如需）进行验收，填写《物料验收单》；

采购完成后，在系统中更新采购状态，并将《采购执行结果表》（含供应商信息、实际采购金额、验收情况等）反馈至申请人及财务部。

关键控制点：采购过程需留存书面记录（合同、验收单等），保证可追溯；验收不合格需及时与供应商协商退换货。

三、核心模板表格设计

表1：采购申请单（示例）

申请部门

申请人

申请日期

申请编号

采购物品信息

规格型号/技术参数

单位

数量

预