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供应链采购审批与执行双层工具应用指南

一、工具设计背景与核心价值

在供应链管理中，采购环节涉及需求提报、预算管控、供应商协作、交付验收等多重环节，若缺乏标准化流程，易出现审批滞后、执行脱节、风险失控等问题。本工具通过“审批层+执行层”双层设计，实现采购需求的合规性管控与执行过程的全流程跟踪，助力企业提升采购效率、降低运营风险、保证资源合理配置。

二、适用业务场景详解

（一）多层级组织架构采购管控

适用于集团化、多部门协同的企业，当采购需求需跨部门（如需求部门、财务部、采购部、管理层）审批时，工具可明确各环节权责，避免推诿或流程卡顿。

（二）预算内采购规范化管理

针对年度预算内的常规采购（如生产物料、办公用品、服务外包等），工具通过预算额度自动校验、审批路径固化，保证采购不超预算、支出合规。

（三）高风险采购事项全流程追溯

对于大额采购（如设备采购、工程项目）、独家供应商采购或涉及关键物料的采购，工具可强制要求提供比价报告、供应商资质证明等附件，实现审批依据可追溯、执行过程可监控。

（四）紧急采购快速响应机制

当生产突发异常、市场供应紧张等需紧急采购时，工具支持“紧急通道”审批流程（如简化环节、同步通知），同时标记紧急状态，保证执行层优先处理。

三、采购审批与执行操作流程

（一）审批层：需求合规性核验

目标：保证采购需求合理、预算匹配、流程符合公司制度，为执行层提供合规依据。

步骤1：需求提报与单据填写

责任人：需求部门专员*

操作内容：

登录采购管理系统，填写《采购申请审批表》，准确填写以下信息：

物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价；

需求用途、紧急程度（普通/紧急）、期望交付日期；

预算科目（如“生产成本-原材料”“管理费用-办公费”）及年度预算余额；

附件（如技术规格书、三家比价单、供应商资质文件等，根据采购金额/类型强制要求）。

提交后系统自动校验：预算余额是否充足、必填项是否完整、附件是否符合要求，校验通过后流转至下一环节。

步骤2：部门初审（需求合理性审核）

责任人：需求部门经理*

审核要点：

采购需求是否与部门工作计划匹配，数量/规格是否合理；

是否存在更优替代方案（如复用现有库存、调整需求规格降低成本）；

紧急采购是否属实，是否有提前规划空间。

操作结果：审核通过，流转至财务部；驳回需填写具体原因（如“需求超预算”“规格不明确”），退回需求部门修改。

步骤3：财务复核（预算与成本合规性审核）

责任人：财务部审核专员*

审核要点：

预算科目使用是否正确，预估单价是否参考历史采购价或市场行情；

大额采购（如超过10万元）是否提供成本分析报告；

是否存在重复采购或预算挪用风险。

操作结果：复核通过，流转至管理层；驳回需注明原因（如“预算科目错误”“成本偏高”），并同步需求部门及采购部。

步骤4：管理层终审（关键事项决策）

责任人：分管副总/总经理*（根据采购金额授权）

审批要点：

超权限采购（如超过50万元）是否符合公司重大事项决策流程；

紧急采购的特殊处理申请是否合理；

战略供应商采购是否符合年度合作框架。

操作结果：审批通过后，系统《采购审批通过单》，同步至采购部，正式进入执行层；审批驳回则终止流程，需求部门可根据意见调整后重新提报。

（二）执行层：订单落地与过程跟踪

目标：基于审批结果，高效完成订单、供应商协作、交付验收，保证采购闭环。

步骤1：采购订单

责任人：采购部专员*

操作内容：

接收《采购审批通过单》，核对需求信息（物料、数量、交付日期）与审批意见；

从合格供应商库中选择供应商（优先战略供应商，若需新供应商需提前完成资质审核）；

在系统中《采购订单》，明确：订单编号、供应商信息、物料明细（含规格、单价、总价）、交付时间、质量标准、付款方式、违约条款等；

订单经采购经理*审核后，通过系统/邮件发送至供应商。

步骤2：供应商确认与订单锁定

责任人：采购专员、供应商对接人

操作内容：

供应商收到订单后，2个工作日内反馈确认结果（确认/异议）；

若确认，系统自动锁定订单状态为“已生效”，同步更新供应商产能排期；

若异议（如无法按时交付、价格调整），采购专员*需与需求部门、财务部沟通，必要时启动审批层变更流程（如修改交付日期、重新审批价格）。

步骤3：交付过程跟踪与异常处理

责任人：采购专员*

操作内容：

供应商生产/备货期间，采购专员*通过系统跟踪进度，关键节点（如生产完成、发货）需供应商凭证；

若出现延迟风险（如供应商产能不足、物流异常），采购专员*需提前1个工作日通知需求部门，协调解决方案（如更换供应商、调整交付顺序）；

收到货物后，采购专员*核对物流单号与订单信息，同步仓储部准备验收。

步骤4：到货验收与结算闭环

责任人：仓储部验收员、采购专员、财务部结算专员*

操作内容：

验收：仓储部根据订