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标准化采购申请流程模板规范采购管理

一、适用范围与典型应用场景

本标准化采购申请流程模板适用于各类企业内部采购管理场景，旨在通过统一规范的流程和表单，实现采购申请的标准化、透明化与高效化。典型应用场景包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等常规需求；

生产原材料采购：制造业企业生产所需的原材料、辅助材料等；

固定资产采购：如电脑、办公家具、生产设备等大额资产购置；

服务类采购：如咨询、维修、保洁等外部服务采购；

专项项目采购：如研发项目所需专用材料、设备等。

无论采购金额大小、品类差异，均需通过本流程提交申请，保证采购活动有据可依、责任到人。

二、标准化采购申请全流程操作指南

（一）第一步：需求发起与部门初审

操作主体：需求部门经办人（）、部门负责人（）

操作说明：

需求确认：需求部门根据实际工作需要（如办公用品短缺、生产计划调整等），明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预估价格等核心信息，保证需求真实、必要。

填写《采购申请单》：经办人登录采购管理系统或纸质模板，准确填写申请单信息（详见第三部分模板表格），并附上相关支撑材料（如报价单、技术参数说明、项目审批文件等）。

部门负责人审核：部门负责人（**）对需求的合理性、必要性进行初审，重点审核：

采购内容是否符合部门年度工作计划；

预估价格是否在部门预算范围内；

规格参数是否满足使用需求。

审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回经办人修改。

输出物：《采购申请单》（含附件）、部门负责人签字版初审意见。

（二）第二步：预算与财务复核

操作主体：需求部门经办人（）、财务专员（）

操作说明：

预算匹配检查：财务专员（**）通过系统调取部门预算余额，核对申请采购项目的预估金额是否未超预算。若超预算，需需求部门提交《预算调整申请》，附上超预算原因说明（如临时项目需求、市场价格波动等），由财务负责人及分管领导审批。

价格合理性审核：财务专员对比历史采购价格、市场公允价或供应商报价单，判断预估价格是否合理；对大额采购（如超过5万元），需提供至少3家供应商的比价记录。

财务意见反馈：审核通过后，财务专员在《采购申请单》“财务复核”栏签字确认；若价格不合理或预算不足，注明退回理由，反馈给需求部门调整。

输出物：预算匹配确认结果、比价记录（如有）、财务复核意见。

（三）第三步：采购部门审核与供应商匹配

操作主体：采购专员（赵六）、采购部门负责人（周七）

操作说明：

采购合规性审核：采购专员（赵六）审核申请采购的品类是否属于企业《采购目录》范围，是否需要执行招投标、询比价等采购方式（如大宗物资、固定资产通常需公开招标）。

供应商资源匹配：

对于常规品类（如办公用品），从合格供应商库中筛选至少2家供应商，提供报价供需求部门选择；

对于特殊品类或新供应商，需启动供应商考察流程，评估其资质、产能、信誉等，保证供应商符合企业要求。

采购方案拟定：采购专员结合需求部门意见及供应商报价，拟定采购方案（含供应商推荐、最终价格、交付周期等），提交采购部门负责人（周七）审批。

部门负责人审批：采购部门负责人重点审核采购方式的合规性、供应商选择的合理性、价格的优惠性，审批通过后签字确认。

输出物：供应商报价单、供应商考察报告（如有）、采购方案审批意见。

（四）第四步：领导审批与采购订单下达

操作主体：分管采购领导（吴八）、总经理（郑九）、采购专员（赵六）

操作说明：

分级审批：根据采购金额实行分级审批：

金额≤1万元：由分管采购领导（吴八）审批；

1万元＜金额≤10万元：由分管采购领导及总经理（郑九）双审批；

金额＞10万元：需提交总经理办公会集体审议。

审批人重点审核采购项目的必要性、预算匹配性、采购方案合规性。

下达采购订单：审批通过后，采购专员（赵六）在2个工作日内向选定供应商下达《采购订单》，明确品名、规格、数量、价格、交付时间、付款方式、质量标准等条款，并抄送需求部门及财务部。

订单反馈：供应商确认订单后，采购专员将订单回执同步给需求部门，确认采购执行。

输出物》：分级审批意见、《采购订单》、订单回执。

（五）第五步：验收与付款结算

操作主体：需求部门验收人（）、采购专员（赵六）、财务专员（）

操作说明：

货物/服务验收：

货物送达后，需求部门根据《采购订单》及技术参数进行验收，核对数量、规格、质量等，填写《采购验收单》，验收人（**）签字确认；

服务类采购需在服务完成后，由需求部门出具《服务验收报告》，明确服务成果是否符合约定。

异常处理：验收不合格的，需求部门需在1个工作日内反馈给采购专员，由采购专员与供应商协商退换货、索赔等事宜，重新启动采购流程。

付款申请：验收合格后，采购专员汇总《采购申请单》《采购订单》《验收单》等资料，提交财务部申请付款。

财务结算：财务专员（*