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归档文件整理规则解读及实务;一、归档文件整理规则（DA/T22—2015）代替《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）后的主要变化;2、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求。将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料。

纸质文件整理流程

;电子文件整理流程

;3、调整归档文件分类方法;分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容（一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。;4、增加归档文件档号结构和编制要求;5.4.2档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“?”隔开。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。

5.4.3档号按照以下要求编制：

a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13-1994编制。

b）档案门类代码?年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。;

c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。;5、将室编件号、馆编件号统一为件号;6、在附录中增加归档章示例、直角装订方法;二、新《规则》确定的档案整理原则;二是归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。（不是所有办理完结的文件材料都需要整理归档，也不是所有归档文件都要永久保存，整理时要剔除不归档文件，要将不同保管期限的文件区分开来，为有针对性地开展后续保管和利用工作打下基础）

2、新《规则》在保留和发展此两项原则基础了体现了新增加的两个原则：一是归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

;（充分利用文书处理过程中形成的数据信息和工作成果，合理规划归档文件整理流程，使办理完毕的文件能够直接进入整理环节，同时，尽量以文书处理的环节生成的项目来组织检索条目，使归档工作更加贴近文书、业务人员的工作实际）二是归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。（在档案管理环节继续采用文书处理阶段产生的相关信息，同时要结合本单位的情况，弄清确定是纸质、电子双套制，还是纸质单套制或电子单套（轨）制，据此确定整理策略和方法）;三、整理流程中几个具体问题;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。（此处两种方法不绝对排斥，可以基于习惯做法、办公自动化情况等因素合理确定。因为后者对照电子文件的整理，不会增加管理层次、影响命名和即时归档。）

有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。;5.1.2件内文件排序

归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。;特殊情况;2、保管期限确定

保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

一般是按照国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定本单位的文书档案保管期限表，按表对照条款，逐份文件进行鉴定文件的保管期限。

在档案整理实际操作中，可以在了解各单位档案保管期限规定的基础上，快速灵活掌握保管期限划分方法，按照一定共性进行鉴定。;永久（Y）档案鉴定;定期30年（D30）档案鉴定;定期10年（D10）档案鉴定;3、排列;排列操作;4、编号;5、编目;b）档号：档号按照5.4.2-5.4.3编制。

c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。