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合同签订与执行标准化指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业、组织在开展业务过程中，涉及合同签订与全流程管理的标准化操作，覆盖从合同前期准备到履行完毕的各环节。典型应用场景包括但不限于：

企业间采购设备、原材料等买卖合同签订与执行；

委托第三方提供设计、咨询、服务等合作项目合同管理；

企业内部部门间协作协议的签订与履约跟踪；

其他涉及权利义务约定、需通过书面形式明确双方责任的业务场景。

二、合同签订与执行全流程操作步骤

（一）合同签订前：准备与审查阶段

需求确认与条款初步拟定

操作要点：业务部门根据合作需求（如标的物规格、服务内容、交付时间、预算等），填写《合同需求审批表》，经部门负责人审批后，启动合同拟定。

核心内容：参考合同模板，明确合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）、合同标的（名称、型号/规格、数量/服务范围）、质量标准、价款/报酬（金额、支付方式、税费承担）、履行期限（交货/服务时间、地点）、违约责任、争议解决方式等核心条款。

示例：采购合同中需注明“设备型号，数量10台，质量符合国家GB/T标准，总价50万元（含税），分三期支付”。

对方主体资格审查

操作要点：法务或合规部门负责审查合作方主体资格，重点核实以下信息（可通过“国家企业信用信息公示系统”、官方资质证书等渠道验证）：

企业法人：营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合作内容，是否属于“经营异常名录”或“严重违法失信名单”；

特殊行业：对方是否具备相关资质（如建筑行业需施工资质、食品行业需生产许可证）；

授权代表：若签约人非法定代表人，需提供加盖公章的《授权委托书》，核实授权范围及期限。

风险提示：避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约，必要时可要求对方提供近期财务报表或履约能力证明。

合同内部评审与修订

操作要点：拟定的合同文本需提交内部评审小组（由业务、法务、财务、审计等部门组成）进行审核，重点检查：

法律合规性：条款是否违反法律法规，是否存在无效或可撤销情形；

商务条款合理性：价款、交付周期、违约责任等是否与业务需求匹配；

财务风险：支付方式是否符合财务制度，发票类型、税务处理是否明确；

文字表述：是否存在歧义，关键术语是否定义清晰。

输出成果：根据评审意见修订合同，形成《合同评审意见表》，由各部门签字确认后，作为合同定稿依据。

（二）合同签订中：谈判与签署阶段

合同谈判与条款最终确认

操作要点：由业务部门牵头，法务配合与合作方就合同条款进行谈判，重点关注：

分歧条款：如违约责任的具体计算方式、争议解决地的选择（诉讼/仲裁）；

补充协议：若对主合同条款有补充或变更，需以书面形式作为合同附件，与主合同具有同等效力；

最终文本：谈判达成一致后，双方确认合同版本（需标注“最终版”及生效条件，如“自双方签字盖章之日起生效”）。

合同签署与用印管理

操作要点：

签署形式：合同需由双方法定代表人或授权代表签字，并加盖合同专用章或公章（优先使用合同专用章，避免以部门章代替）；

用印审批：签署前填写《合同用印申请表》，附经评审的合同文本及评审意见表，按权限报相关负责人审批（如金额50万元以上需总经理审批）；

签署顺序：建议双方同时签署，或采取“骑缝章”形式保证合同文本完整性（多页合同需在每页侧面加盖骑缝章）；

签署份数：至少一式两份，双方各执一份，涉及备案或第三方监管的，需增加相应份数。

（三）合同签订后：执行与归档阶段

合同交底与履行跟踪

操作要点：

合同交底：业务部门在合同生效后3个工作日内，组织内部相关部门（如仓储、财务、客服）召开合同交底会，明确履行节点、责任人及风险点，形成《合同交底记录》；

履行跟踪：指定专人作为合同执行人，定期跟踪履行进度（如生产进度、交付时间、付款节点），对可能出现的延迟（如供应商备货周期延长）及时预警，并书面通知对方。

交付/服务验收

操作要点：

验收标准：按合同约定的质量标准、技术参数执行（如需第三方检测，需明确检测机构及费用承担方）；

验收流程：

交付方提供货物/服务成果及合格证明；

接收方在合同约定时间内（如收到货物后7个工作日）组织验收，填写《交付验收单》（含验收内容、标准、结果、验收人签字）；

验收不合格的，需书面通知对方整改，并明确整改期限，重新验收合格后方可进入下一环节。

款项支付与发票管理

操作要点：

支付依据：财务部门凭《验收单》《合同》《发票》等资料，按合同约定支付节点（如预付款、到货款、质保金）办理付款；

发票要求：对方需在付款前提供合规增值税发票（发票类型、税率需与合同约定一致），发票抬头、税号等信息需与合同主体一致；

质保金管理：质保期满无质量问题后，由业务部门出具《质保金支付确认单》，财务部门按比例退还质保金。

合同变更与解除

操作要点：

变更处理：履行过程中需