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项目人行工作手册

2016年2月

编制：

审核：

发布日期：

目录

TOC\o1-3\h\z\u第一部分项目秘书岗位职责 4

第二部分项目阶段重点工作 7

第一阶段项目拿地—开工前 7

第二阶段开工开放前 11

第三阶段开放开盘 13

第四阶段开盘——竣工验收 14

第三部分常规工作项 14

前言

项目秘书是莞深区域根据项目实际工作需求，致力于实现一岗多能的目标并贯彻执行的人才发展计划。项目秘书编制在项目综合部，目前级别分为初级、高级及资深级3个级别。

一般项目秘书的工作，主要分为以下板块内容：行政、人力、图纸资料、品牌、采购与信息化（因个别项目工作分工不同及考虑个人发展意愿及特长，部分秘书也兼一些项目成本工作）。

在长期的项目工作之中，项目秘书们寻找到了一些适用的工作方法，积累了一些工作经验和技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法和约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在经过了反复总结和提练、否定和借鉴的过程后，已将其做成了项目秘书工作的一本指引，达成了在方法和流程上的统一。

此手册以项目开发全周期的视角，列出从项目拿地到开工、开放、开盘直至项目竣工验收、收楼的全过程中，项目秘书需要重点关注完成工作项的具体内容及操作方法，旨在给所有的项目秘书提供参考。

本手册在编制的过程当中，得到了各项目秘书积极的支持，汇集众人智慧于一身，是莞深区域项目秘书工作经验的积累与沉淀，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。随着区域发展和工作需要，这本手册还将不断补充完善，使之真正能够成为一部项目秘书的行为指南，薪火相传，为您服务，为你所用。

第一部分项目秘书岗位职责

本职工作描述：负责项目行政、人力、品牌、采购、信息化、图纸资料等板块工作，以及前期开发报建、综合协调各部门，接待及公司内外关系维护等管理工作，建立和完善项目的行政后勤、人力资源管理及采购模块的制度和流程，确保为项目公司的发展提供有力的行政后勤、人力资源保障、内外部关系沟通协调。

序号

体系类别

职能说明

1

行政管理

1.1办公室管理：负责项目各部办公室建设、分配、办公纪律制订、办公环境卫生监督及办公室租赁费用、水电气、网络固话等费用的管理。

1.2文件管理：负责项目文件的审批、传递、分发、存档。负责项目各模块工作的管理制度编制，以及集团、区域各种通知、制度、工作指示的传达，数据统计、资料等文件的统筹管理。

1.3会议管理：负责项目各种重要会议组织召开、会议纪要制定分发、会议精神的跟踪、落实反馈。组织项目各单位参加集团、区域的各种会议，负责集团、区域会议精神的宣贯。

1.4资产管理：负责项目各部门的办公用品发放、办公设备的配置、和固定资产的调拨、盘点，建立资产台账。

1.5接待：负责内部领导，外部政府官员、合作伙伴、媒体等接待，包括参观讲解、车辆接送、酒店及餐饮、礼品馈赠等相关工作。

1.6证照印章管理：负责项目公司营业执照、组织机构代码证、施工证等项目开发报建取得证件的管理、年审及使用管理；负责项目公司公章、项目专用章、项目领导印章等各类印章的刻制、备案及使用管理。

1.7内外部沟通协调：对外负责与当地各有关政府部门、媒体的沟通、公关、关系维护，以及相关函件的撰写；对内负责与集团各大中心、区域各部门、各施工单位、监理单位以及项目营销、物业、酒店、绿化等各相关单位的沟通联系，工作协调。

1.8费用报销：负责本部门的费用报销制单、审批，及项目公司各部门的费用报销单据审批，及编制、监控项目年度行政费用。

1.9宿舍：负责协助项目员工宿舍租赁及配置物资，入住手续办理，物业、营销支援同事住宿安排，及部分施工单位人员的住宿安排。

1.10饭堂：负责项目饭堂建立，设施配置，人员配备。按集团规定申请餐标，食品物资采购，菜单菜式更换，费用控制、报销、收取各单位餐费等饭堂管理工作。实行餐补的项目需不定期考察周边用餐条件，或者确定一两家送餐单位，解决用餐困难，为员工提供便利服务。

1.11交通：负责项目公用车辆的日常管理，及车改实施后项目交通费用补贴包的统筹管理。并协调、统筹集体活动时车辆调度工作。

1.12销售：协助项目总做好客户开盘前预留登记、开盘后折扣、退定、延