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跨平台会议预定及在线协作工具使用指南
一、适用场景与核心价值
本工具适用于需要跨地域、跨设备、跨团队协作的各类场景，核心价值在于打破沟通壁垒，提升会议效率与协作规范性。具体包括：
企业内部协同：总部与分公司、跨部门项目组定期同步进度，如产品研发周会、市场策略研讨会；
客户与伙伴沟通：远程演示产品方案、跟进项目需求，如与*客户的季度复盘会、供应商对接会；
团队远程办公：异地团队日常协作，如设计稿评审、代码联调会议；
培训与知识共享：内部技能培训、行业知识分享，如新员工入职培训、公开课直播。
二、工具操作全流程指南
（一）账号注册与基础配置
注册登录：通过官网或APP客户端，支持手机号/邮箱注册，完成实名认证（企业用户需营业执照）；
个人信息设置：完善姓名、职位、头像，并绑定常用社交账号（钉钉等），便于跨平台邀请；
团队空间创建：企业管理员创建团队组织架构，添加成员（如经理、同事等），设置部门分组与权限（管理员/普通成员/访客）。
（二）创建会议与邀请参会
发起会议：“新建会议”，填写会议主题（如“Q3产品迭代规划会”）、选择会议类型（即时会议/预约会议）；
配置会议信息：
时间设置：选择具体日期、时长，支持重复会议（如“每周三14:00，共4次”）；
平台选择：默认支持全平台接入（Windows/macOS/iOS/Android），可设置“仅指定平台参会”；
安全设置：开启会议密码、等候室、成员权限（如“仅主持人可共享屏幕”）。
邀请参会者：
内部成员：直接从团队通讯录勾选，系统自动发送会议提醒（站内消息/邮件/企业）；
外部成员：通过“/二维码”或“复制邀请文案”发送，可设置有效期（如24小时内有效）。
（三）会议前：资料准备与议程确认
会议资料：在“会议附件”中PPT、文档、表格等材料，支持格式包括PDF/Word/Excel/PPT，最大单文件50MB；
设置会议议程：“议程管理”，添加议题顺序与预计时长（如“14:00-14:30产品需求评审，14:30-15:00技术方案讨论”）；
会前提醒：提前1天通过系统提醒功能通知参会者，确认参会状态（“已确认/待确认/无法参加”），对未确认人员单独跟进。
（四）会议中：协作与互动
基础操作：主持人控制会议流程，支持“开始/结束”“静音/取消静音”“开启/关闭摄像头”，成员可通过“举手”申请发言；
协作功能：
屏幕共享：支持共享整个屏幕、指定窗口或白板，白板可多人同时绘制、添加文字/图形；
实时讨论：通过聊天框发送文字、文件成员，支持“仅主持人可见”或“全员可见”；
投票与问卷：主持人发起实时投票（如“是否同意当前方案”），收集结果并同步至会议纪要。
（五）会议后：纪要与任务跟进
自动纪要：会议结束后系统自动整理文字记录（含发言时间、发言人、关键内容），支持手动补充编辑；
任务分配：在“待办事项”中添加任务，明确负责人（如“*同事负责完成需求文档初稿”）、截止日期、优先级；
资料归档：会议资料、纪要、任务清单自动归至“团队空间-会议记录”，支持按日期/主题/关键词搜索，方便后续查阅。
三、常用协作模板参考
（一）会议预定表
会议主题
时间（起止）
参会平台
主持人
参会人员
议程概要
资料
Q3营销策略研讨会
2023-07-0514:00-16:00
腾讯会议+小程序
*经理
总监、主管、*助理
1.上季度复盘2.Q3目标拆解3.渠道方案讨论
docs./sheet/…
（二）会议纪要模板
会议基本信息
主题：*项目启动会
时间：2023-07-1009:00-11:00
地点：线上会议室+线下会议室A
主持人：*经理
记录人：*助理
讨论要点
项目背景：为满足客户需求，启动系统开发项目；
目标与周期：9月30日前完成V1.0版本上线，分3个迭代阶段；
资源分配：研发组5人、设计组2人、测试组3人。
决议事项
序号
决议内容
负责人
完成时间
1
输出详细需求文档
*主管
7月15日
2
制定第一迭代开发计划
*组长
7月18日
3
协调测试环境资源
*专员
7月20日
待办事项
*助理：整理会议纪要并发送全员，7月12日前完成；
*经理：向高层汇报项目规划，7月13日前完成。
（三）任务跟踪表
任务名称
所属项目
负责人
开始时间
截止时间
状态（待开始/进行中/已完成/延期）
进度（%）
备注
需求文档初稿
*系统开发
*同事
2023-07-06
2023-07-15
进行中
60%
需与*客户确认细节
UI界面设计定稿
*系统开发
*设计师
2023-07-10
2023-07-20
待开始
0%
等需求文档确认后启动
第一轮测试用例编写
*系统开发
*测试员
2023-07-18
2023-07-25
待开始
0%
重点关注登录模块
四、高效协作关键注
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