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机关单位档案管理规范操作法

机关单位档案作为党和国家机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的核心构成。科学规范的档案管理，对于维护机关历史真实面貌、保障工作有序开展、服务决策和社会发展具有不可替代的作用。为确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，提升机关单位档案管理整体水平，特制定本规范操作法。

一、夯实基础：制度先行与人员保障

档案管理的规范化，首要在于制度的健全与落实。各机关单位应依据《中华人民共和国档案法》及其实施条例、《机关档案管理规定》等国家法律法规，结合本单位工作实际，制定涵盖档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等各个环节的档案管理制度和工作细则，明确各部门及相关人员的职责。制度建设并非一劳永逸，需根据国家政策调整和单位发展实际，定期进行评估与修订，确保其时效性与适用性。

档案管理人员是档案工作的具体承担者，其专业素养直接关系到档案管理工作的质量。应选拔政治素质高、责任心强、具备一定专业知识的人员从事档案管理工作，并保持队伍的相对稳定。同时，要建立常态化的业务培训和学习交流机制，鼓励档案人员学习档案法律法规、专业理论与实操技能，积极参与行业研讨，不断提升业务能力和综合素养，以适应新时代档案工作发展的要求。

二、规范流程：档案的收集与归档

档案的收集与归档是档案管理的起点，也是确保档案齐全完整的关键环节。各机关单位应明确界定本单位各类文件材料的归档范围和不归档范围，防止出现“该归不归”或“不应归而归”的现象。归档范围应全面覆盖本单位在党的建设、行政管理、业务工作等各项活动中形成的，具有查考利用价值的各种载体形式的文件材料，包括纸质文件、电子文件、声像材料、实物等。

归档时间应严格遵循相关规定。对于定期归档的文件材料，一般应在次年上半年完成收集整理工作；对于专项工作、重大活动形成的文件材料，应在工作结束或活动结束后及时整理归档；对于电子文件，应按照“随办随归”的原则，在业务办理完毕后及时向档案管理部门移交。

归档要求方面，移交归档的文件材料必须是办理完毕的正式文本，手续齐全，符合质量要求。文件材料应字迹清楚、图样清晰、签章完备。对于破损、褪色或不符合规格的文件材料，应先进行修补、复制或整理后再归档。电子文件的归档应确保其真实性、完整性、可用性和安全性，并与相应的元数据一并移交。档案管理部门在接收归档材料时，应认真核对清点，办理交接手续，明确双方责任。

三、科学整理：档案的分类与编目

档案整理是按照一定的原则和方法，对收集到的档案材料进行系统化、条理化处理的过程，目的是便于档案的保管和利用。整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

分类是档案整理的核心环节。机关单位档案通常采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的分类方法进行分类。具体分类方案应根据本单位的实际情况科学制定，并保持相对稳定。在分类过程中，要准确把握文件材料的属性和特征，将其归入相应的类目。

编目是档案整理成果的体现，也是档案检索利用的工具。应按照规范要求，逐件或逐卷编制档案目录。目录项目应完整、准确，包括件号（或卷号）、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等基本要素。对于电子档案，应编制机读目录，并确保其与纸质目录的一致性。同时，要注重档案著录的规范性和准确性，提高档案检索的查准率和查全率。档案整理完成后，应装入符合标准的档案装具，并填写案卷封面、卷内目录、备考表等必要的标识信息。

四、安全守护：档案的保管与保护

档案保管是档案管理工作的重要组成部分，其任务是采取有效措施，防止档案的损坏、丢失和泄密，确保档案的安全与完整。档案库房是档案保管的重要场所，应符合《档案馆建筑设计规范》等相关标准要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。库房内要保持适宜的温度和相对湿度，配备必要的温湿度调控设备和消防器材，并定期进行检查和维护。

档案装具应选用符合国家标准、质量优良的档案盒、档案柜等，避免使用易对档案造成损害的材料。档案的存放应按照档案分类编号顺序进行，做到科学排列、整齐有序，并绘制档案存放示意图，便于查找和管理。要建立严格的库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房；档案管理人员进入库房应履行登记手续；库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

档案保护工作应贯彻“以防为主，防治结合”的方针。要定期对档案进行检查，及时发现和处理档案出现的霉变、虫蛀、破损等问题。对于需要修复的档案，应按照档案修复技术规范进行专业修复，力求保持档案的原貌。同时，要积极应用先进的档案保护技术和材料，提升档案保护的科学化水平。对于电子档案，除了做好载体的物理保护外，还应特别注意数据的备份与迁移，防止因技术淘汰或设备故障导致数据