企业采购合同审查与审批流程表.docVIP

企业采购合同审查与审批流程表工具指南

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，采购合同是规范供需双方权利义务、控制经营风险的核心法律文件。本流程表适用于各类企业（含生产制造、服务、贸易等）的采购合同管理场景，涵盖原材料采购、设备购置、服务外包等合同类型。通过标准化审查与审批流程，可明确各部门职责、提升合同审查效率、降低法律及财务风险，保证合同条款符合企业利益及合规要求，为后续履约、结算、争议解决提供基础保障。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与资料准备

责任部门/人：采购部

操作内容：

采购部根据采购需求（如采购申请单、招投标结果等），与供应商初步洽谈合同条款，拟定《采购合同（草案）》，需包含以下核心要素：合同双方基本信息（名称、地址、法定代表人等）、采购标的名称/规格/型号、数量、单价、总价、质量标准、交付时间/地点、验收方式、付款条件/周期、违约责任、争议解决方式、合同生效条件等。

收集并整理配套资料，包括但不限于：供应商营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人身份证明、授权委托书（如签约人非法定代表人）、采购订单、招投标文件（若有）、技术协议、供应商资质证明（如行业许可证、认证证书等）。

在企业OA系统或合同管理系统中创建合同审批流程，《采购合同（草案）》及配套资料，填写合同基本信息（如合同编号、合同金额、采购类型、关联项目名称等），发起至下一环节。

输出物：《采购合同（草案）》、配套资料包、系统审批流程。

（二）业务部门初审

责任部门/人：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）

操作内容：

重点审查合同内容是否与实际采购需求一致，包括：标的物的规格型号、数量、质量标准是否满足使用要求；交付时间是否与项目进度或生产计划匹配；验收标准及方法是否明确、可操作。

核对供应商资质是否符合采购要求（如特定行业资质、供应商业绩等）。

检查合同条款中是否存在与业务需求冲突的内容（如交付地点与现场条件不符），提出修改建议。

在审批系统中填写初审意见，通过则流转至法务部门，驳回则注明原因并退回采购部修改。

审查要点：需求匹配度、供应商资质、业务条款合理性。

（三）法务部门合规审查

责任部门/人：法务部（或外部律师）

操作内容：

合法性审查：重点审核合同主体是否具备完全民事行为能力（如供应商营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖标的物）；合同条款是否违反法律、行政法规（如《民法典》《招标投标法》等），是否存在无效或可撤销情形。

风险条款审查：针对付款条件、违约责任、知识产权归属、保密条款、争议解决方式等核心条款，评估法律风险。例如：违约责任是否对等、争议解决约定管辖是否明确（建议优先选择企业所在地法院）、知识产权归属是否清晰等。

文规范性审查：检查合同文本是否规范（如无涂改、关键信息无歧义）、附件是否齐全、签字盖章页是否完整。

在审批系统中出具法务审查意见，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”结论，对需修改的条款标注具体修改建议。

审查要点：合法性、风险可控性、条款明确性。

（四）财务部门审核

责任部门/人：财务部

操作内容：

金额与支付条款审核：核对合同总金额与采购预算是否匹配，付款条件（如预付款比例、进度款节点、质保金比例）是否符合企业财务制度及资金管理要求。

发票与税务审核：明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间及要求，保证税务合规性（如供应商为一般纳税人的，需核对税率）。

供应商财务风险评估：必要时核查供应商的财务状况（如资产负债率、信用记录），评估履约能力。

在审批系统中填写财务审核意见，重点关注资金安全及税务风险，对超预算或支付条款异常的情况提出调整建议。

审查要点：预算匹配度、支付条款合理性、税务合规性。

（五）管理层审批

责任部门/人：分管副总/总经理/董事会（根据合同金额及重要性分级）

操作内容：

综合审查：基于采购部、业务部门、法务部、财务部的审查意见，从企业经营战略、成本效益、风险控制等角度进行最终决策。

金额分级审批标准（示例）：

合同金额≤10万元：由采购部负责人及分管副总审批；

10万元＜合同金额≤50万元：由分管副总及总经理审批；

合同金额＞50万元：由总经理及董事会审批（或根据公司《三重一大决策制度》执行）。

在审批系统中签署审批意见，明确“同意签署”“修改后重审”或“不同意签署”。

审批要点：战略符合性、成本效益、风险等级。

（六）合同签署与用印

责任部门/人：采购部、行政部（或印章管理部门）

操作内容：

采购部根据管理层审批通过的最终版本，与供应商就合同条款进行最终确认，双方签字盖章（如为电子合同，需通过合法电子签名平台签署）。

行政部（或印章管理部门）核对审批流程完整性（各环节审查意见齐全、审批人权限合规）后，加盖企业合同专用章或公章（严禁盖部门章或空白章）。

签署完成后，采购部将合