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通用企业文档管理归档制度模板

第一章总则

一、制度目的

为规范企业各类文档的形成、收集、整理、归档、保管及利用工作，保证文档的完整性、安全性、可追溯性，提高企业管理效率，防范法律风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于企业总部及各分支机构、各部门（含子公司、项目部）在经营管理活动中形成的具有保存价值的各类纸质文档、电子文档（含邮件、即时通讯记录、电子表格等）及声像资料（含照片、录音、录像等）。

三、基本原则

集中统一管理：企业文档由档案管理部门（或行政部，下同）统一负责归档、保管和利用，各部门配合执行。

规范高效：遵循文档形成规律，简化流程，保证归档及时、分类科学、检索便捷。

安全保密：严格执行保密规定，对涉密文档采取特殊管理措施，防止泄露、损毁或丢失。

全程可控：明确各部门及人员职责，对文档从形成到销毁的全过程进行监督。

第二章文档分类与归档范围

一、文档分类标准

企业文档按“部门-年度-类别-流水号”四级分类法进行管理，具体分类

行政管理类：包括制度文件、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、对外函件、印章管理文件等。

业务管理类：包括合同协议、招投标文件、项目方案、客户资料、销售报表、市场调研报告等。

财务管理类：包括财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、资金审批文件等。

人力资源管理类：包括招聘录用、劳动合同、薪酬福利、绩效考核、培训记录、员工档案等。

技术管理类：包括研发图纸、技术标准、专利文件、设备说明书、测试报告、项目验收文档等。

声像实物类：包括企业活动照片、录音录像、奖杯奖牌、客户礼品等具有保存价值的实物。

二、归档范围

企业在经营管理活动中直接形成的、具有查考利用价值的各种形式和载体的文件材料（含纸质、电子、声像等）。

上级单位发来的需要贯彻执行的文件材料，以及反映企业与其他单位关系的文件材料（如合作协议、往来函件等）。

对企业具有保存价值的电子文档（含业务系统导出数据、邮件附件、即时通讯工作群重要记录等）。

其他应归档的文件材料（如获奖证书、媒体报道、客户投诉处理记录等）。

第三章文档归档全流程操作指引

一、文档形成与收集（责任部门：各业务部门）

文档形成要求：各部门在开展工作时，需同步形成规范文档，内容需真实、准确、完整，签字、盖章手续齐全（如合同需双方签字盖章、会议纪要需参会人员签字确认）。

收集责任：各部门指定专人（兼职档案员）负责本部门文档的日常收集，保证各类文件在办理完毕后3个工作日内移交至部门负责人审核。

二、分类与编号（责任部门：档案管理部门、各业务部门）

分类：兼职档案员根据本制度第二章分类标准，对收集的文档进行初步分类，填写《文件分类清单》（见表1）。

编号规则：

纸质文档编号格式：部门代码-年度-类别代码-流水号

（示例：行政部2023年制度文件：XZ-2023-01-001，其中“XZ”为行政部代码，“01”为制度文件类别代码）

电子文档编号格式：部门代码-年度-类别代码-电子流水号

（示例：市场部2023年销售报表：SC-2023-02-E001）

部门代码、类别代码由档案管理部门统一制定并发布（见附件1《代码对照表》）。

三、整理与装订（责任部门：兼职档案员）

纸质文档整理：

拆除金属夹（订书钉、回形针等），修复破损文件，去除空白页；

按时间顺序或逻辑顺序排序，采用“左装订”方式，使用无酸档案夹或线装装订，厚度不超过2cm；

加装档案封面（注明部门、名称、年度、类别、起止页码、归档人、日期），编制页码（正面右下角，从“1”开始）。

电子文档整理：

按编号规则建立文件夹层级（如“XZ-2023-01-制度文件”），将对应电子文档存入指定文件夹；

电子文档需转换为通用格式（如PDF、Word、Excel等），禁止使用加密或过期格式；

重要电子文档需刻录成光盘或存储至企业指定的服务器，并标注编号及说明。

四、移交与接收（责任部门：档案管理部门、各业务部门）

移交时限：各部门应于次年3月31日前完成上一年度文档的归档移交，跨年度形成的项目文档应在项目结束后1个月内移交。

移交流程：

兼职档案员填写《文件归档移交清单》（见表2），一式两份（移交部门、档案管理部门各存一份），注明文档名称、编号、数量、密级、保管期限等信息；

部门负责人审核签字后，与档案管理部门共同清点核对，确认无误后双方签字盖章，完成移交；

档案管理部门对移交文档进行登记、入库，并在1个工作日内将《文件归档移交清单》反馈移交部门。

五、保管与维护（责任部门：档案管理部门）

保管场所：

纸质文档存放于专用档案库房，库房需配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光等设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；

电子文档存储于企业服务器或加密移动硬盘，定期进行数