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企业人事档案管理规范模板

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性和可用性，为企业人力资源管理决策提供可靠依据，保护员工合法权益，根据国家相关法律法规及本企业实际情况，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于本企业全体员工的人事档案管理工作，涵盖档案的建立、收集、鉴别、整理、保管、利用、转递、保密和销毁等各个环节。

（三）基本原则

1.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩等情况。

2.完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工在企业工作期间的主要经历和重要事项。

3.保密性原则：人事档案属于企业核心机密，档案管理人员及相关查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

4.规范性原则：档案的建立、收集、整理、归档、查阅等操作应遵循统一的标准和流程。

5.安全性原则：采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案丢失、损坏、篡改或失泄密。

二、档案的建立与接收

（一）档案建立范围

本企业所有正式录用的员工，均应建立个人人事档案。

（二）档案材料收集

1.入职基础材料：包括但不限于员工入职登记表、身份证复印件、学历学位证书复印件、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明、照片等。

2.任职材料：劳动合同、岗位聘任书、职位变动记录等。

3.考核奖惩材料：各类考核登记表、奖惩决定及相关证明材料等。

4.培训发展材料：重要培训记录、培训结业或合格证书复印件等。

5.薪酬福利材料：薪酬调整审批表、福利享受相关记录等。

6.其他有参考价值的材料：如员工个人重要履历自述、民主评议材料等。

（三）档案材料要求

1.所有归档材料必须真实、有效、规范，复印件需注明原件保管处或经相关负责人签字确认。

2.材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印，字迹清晰、工整，不得使用圆珠笔、铅笔或易褪色的墨水。

3.外文材料须附有规范的中文译本。

（四）档案接收

对于外部调入员工，人力资源部应负责核实其档案材料的完整性和真实性，并办理正式的档案接收手续。

三、档案材料的构成

人事档案应包含但不限于以下各类材料，按形成时间或逻辑顺序整理：

1.履历材料：个人简历等。

2.自传和思想汇报材料：自传、学习或工作思想总结等。

3.考察考核、鉴定材料：各类考核鉴定表、民主评议材料等。

4.学历学位、专业技术职务、学术评议、职业资格、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件、培训结业证书复印件等。

5.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等。

6.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等。

7.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等。

8.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等。

9.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等。

10.其他有参考价值的材料：如体检表、重要家庭成员及社会关系材料等。

四、档案的日常管理

（一）档案保管

1.人事档案应存放在专用的档案柜内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

2.建立档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

3.档案柜钥匙由专人负责保管，实行双人双锁制度。

（二）档案存放

1.档案应按照员工姓氏笔画或工号等顺序进行系统排列，便于查找。

2.每个档案应有明确的标识，注明员工姓名、工号等信息。

3.定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

（三）档案流转

1.档案的接收、借阅、转出等环节必须履行严格的登记手续，填写《人事档案流转登记表》。

2.档案在流转过程中，应确保安全，防止丢失、损毁或泄密。

（四）档案查阅

1.查阅权限：

*因工作需要查阅员工档案，须经人力资源部负责人批准。查阅中层及以上管理人员档案，须报请企业分管人力资源工作的领导批准。

*公检法等机关因办案需要查阅相关人员档案，须持单位介绍信和有效证件，经企业相关领导批准。

*员工本人一般不得查阅本人档案，因特殊情况确需查阅本人档案中某些信息的，须提出书面申请，经人力资源部负责人批准后，由档案管理人员查阅并告知。

2.查阅程序：查阅人须填写《人事档案查阅申请表》，经批准后方可查阅。

3.查阅要求：

*查阅档案时，必须在指定的阅档室进行。